Oppstart og design av prosjektet

Før nye tiltak diskuteres, er det viktig at utfordringsbildet forstås relativt likt av alle som er involvert. Innsiktsarbeid er selve grunnmuren i innovasjonsprosjekter, uavhengig av hvordan tiltaket finansieres, eller hvem som er i målgruppen. Innsikt er kunnskap, og betyr i denne sammenheng forståelse av menneskers behov, handlinger og holdninger.

For å få god forståelse av behov og målgruppe, er det også nyttig å jobbe med et problemtre. Det bidrar til å tydeliggjøre problemet man ønsker å jobbe med, hva som er de egentlige årsakene til problemet, og hva som kan være sannsynlige konsekvenser av problemet for innbyggerne, kommunen og samfunnet.

Last ned mal for Problemtre her

Hvordan identifisere målgruppen?

En tydelig og identifiserbar målgruppe er avgjørende for å finansiere nye tiltak med effektkontrakter.
I innledende fase er det viktig å ikke gjøre målgruppen for smal, og dermed definere bort for mange. Dersom målgruppen er for smal, kan det bli vanskelig å rekruttere nok personer til det nye tiltaket. Det kan også være vanskelig å måle effekter av tiltaket dersom målgruppen er for liten. 

Et godt forarbeid med å identifisere målgruppen kan bidra til å unngå misforståelser, og dermed gjøre gjennomføringen av effektkontrakten enklere. Vær oppmerksom på at offentlig part og tjenesteleverandøren kan ha ulikt syn på hvem som skal motta tilbudet. Målgruppen må derfor være klart definert slik at det ikke oppstår tvil om hvem som kan være med eller ikke.

Forstå problem og målgruppe

Splitte opp målgruppen?

Noen ganger må det vurderes om målgruppen skal splittes opp. Forventer vi forskjellig utfall for deler av målgruppen? Må tiltaket innrettes annerledes overfor noen av deltakerne for å lykkes? Har for eksempel utdanningsnivå betydning for hvordan tiltaket virker? Må man jobbe på forskjellige måter for å engasjere jenter og gutter?

Før du kommer for langt i planleggingen kan det være lurt å ta en rask sjekk av om effektkontrakt er et riktig virkemiddel. Last ned listen under. 

Last ned sjekklisten her

Planlegging og forankring

Arbeidet med å ta i bruk effektkontrakter krever dedikert innsats over tid. Det er derfor nødvendig at arbeidet er godt forankret i kommunen, og at det settes av nok tid og ressurser.

Planlegging er grunnmuren i alle prosjekter. Hensikten med å planlegge godt er å få forståelse for og oversikt over hvilke oppgaver som skal løses. Det gjør det mulig å sette av tilstrekkelige ressurser, fordele oppgaver, og organisere og følge opp prosjektet på en god måte.

En prosjektpresentasjon er god å ha for å holde oversikt i prosjektet, men også for å kommunisere fremdrift til aktører som bør være involvert. Lag gjerne enkle oppgavelister i tillegg, det vil gi en mer detaljert oversikt over arbeidet, og ansvar og roller kan beskrives nærmere.  Du kan laste ned mal for prosjektpresentasjon her.

En viktig erfaring med bruk av effektkontrakter er at det kan være krevende å gi god nok informasjon om hva det egentlig er. Vi anbefaler at det brukes god tid tidlig i prosjektet for å etablere forståelse av hva arbeidet med effektkontrakter består av,og hva som ønskes opnådd

Last ned mal for prosjektpresentasjon her

Forankring 

Prosessen med å ta i bruk en effektkontrakt kan ha ulike startpunkter. Noen ganger er det kommunen som vil utforske om en effektkontrakt kan være en måte å finansiere et udekket behov på. Andre ganger er det en leverandør som tar kontakt med kommunen, og foreslår å bruke en effektkontrakt. Det kan også være initiativ fra investorer, som for eksempel Sparebankstiftelser, som ønsker å finansiere nye tiltak som kan løse sosiale problemer. Uansett utgangspunkt så er det nødvendig at arbeidet er godt forankret i kommunen. 

Hvordan skal arbeidet organiseres?

Arbeidet med å ta i bruk en effektkontrakt er ofte organisert som et prosjekt. Som med andre prosjekter er det avgjørende å sette sammen en riktig gruppe mennesker som brenner litt for saken, og som sikrer kvalitet og fremdrift. Den mest gunstige organiseringen av ansvar og roller i prosjektet vil selvsagt variere. I noen prosjekter, hvor gjennomføringen av anskaffelsen blir sentralt, anbefales det at en person fra anskaffelser er tett koblet på.

Erfaringer fra Danmark viser at det er kritisk at nye tiltak har støtte fra fagpersoner som blir berørt, og at alle aktører oppfatter tiltaket som relevant. Det er spesielt viktig at nye tiltak er forankret blant medarbeiderne som skal henvise til nye tilbud, og at intensjonene og målene er godt kjent blant disse. Dette er særlig viktig der tiltaket innebærer en utvidelse av dagens tjenestetilbud eller der det finnes lignende tiltak fra før.

I flere land har lokale og nasjonale myndigheter opprettet egne sosiale investeringsfond som blir brukt til effektkontrakter og andre sosiale investeringer. Fondene har gjerne ett eller flere sosiale områder de jobber mot. Med et eget fond vil man ha større fleksibilitet til å inngå i flere langsiktige avtaler og prosjekter.

Les mer om Rådet for Sociale investeringer (https://aarhus.dk)

For å forankre prosjektet, bør kommunens ledelse på ulike nivå inngå i prosjektorganisasjonen eller i en styringsgruppe for prosjektet.

Mål, måling og evaluering

Et kjerneelement i en effektkontrakt er å sette konkrete mål for ønskede resultater. Mål, måling og evaluering er krevende, og nettopp derfor er det lurt å forsøke og holde det så enkelt og praktisk gjennomførbart som mulig. Alle parter som inngår i kontrakten må forstå og være enige om målet/målene. Det kan være enklere å forankre prosjektet dersom ett eller flere av målene er koblet direkte til kostnadsdrivende budsjettposter i kommunen. 

Det er en fordel å ha få mål. Erfaringer fra Danmark viser at det er gunstig å kombinere både registerdata og kvalitative data i målingen av resultatene. For å sette mål er det nyttig å tenke på sammenhengen mellom tre ulike deler:

1. Den første er endringen et individ eller en gruppe skal oppleve som følge av tiltaket,
   for eksempel bedre læring i skolen.
2. Den andre er indikatoren som skal dokumentere om endringen har skjedd og resultatet er oppnådd, for eksempel gjennom karakterer på en skoleprøve.
3. Den tredje er selve målet som avgjør om man har lykkes eller ikke, for eksempel 80 av 100 poeng på en skoleprøve, eller 30 poeng forbedring på en prøve etter 6 måneder. 

Det er et krevende arbeid å finne frem til mål og indikatorer. Under vises et par eksempler på ønsket endring, valg av indikator og mål.

For å komme i gang med å sette konkrete mål for ønskede resultater kan det være nyttig å ta stilling til noen relevante refleksjonsspørsmål.

En viktig del av arbeidet med å sette mål, er å få frem et tydelig bilde av hvilke endringer konkrete tiltak og innsatser skal føre til. Veilederen "Tiltak som virker" viser hvordan bruk av logiske kjeder kan benyttes til å utforske sammenhengen mellom tiltak og målene vi ønsker å oppnå. Logiske kjeder gjør det mulig å vurdere om det planlagte tiltaket er med på å realisere målene som er satt. Slike kjeder er også utgangspunkt for å identifisere ulike indikatorer som kan brukes for å vite om tiltaket fungerer etter intensjonene, og dermed legger til rette for ønsket måloppnåelse. Det anbefales å bruke malene i Tiltak som virker for å identifisere hvilke mål og målemetoder som bør inngå i kontrakten. 

Les mer om "Tiltak som virker"

Ønskede resultater - presentasjon

Hvordan måle og evaluere?

Måling og evaluering i en effektkontrakt er ofte en balansegang mellom hvor sikre svar det er mulig å få,
og hva vi faktisk klarer å måle og evaluere. Det kan være vanskelig å fastslå at et bestemt tiltak har ført til endringen, og at det ikke har andre årsaker. I noen prosjekter kan det derfor være nyttig med flere typer målinger eller bredere informasjon som til sammen gir et godt bilde av tiltaket. Målene bør være relevante både for målgruppen som skal oppleve en endring, leverandøren, offentlig part og den som skal finansiere tiltaket.

Gode evalueringer koster tid og ressurser. En må derfor forsøke å lage en plan som gir mest mulig troverdige svar, og som samtidig er gjennomførbar. Det varierer hvem som faktisk gjør målingene når effektkontrakter benyttes. Noen ganger er det den som leverer tiltaket, andre ganger er det et samarbeid mellom partene. I noen tilfeller er det en uavhengig part som måler og evaluerer. 

ASSS`nettsider (Aggregerte Styringdata for Samarbeidende Storkommuner) er en kilde til indikatorer som kan benyttes til å måle om tiltakene har en effekt. Her er det også utarbeidet indikatorbeskrivelser for ulike tjenesteområder. Indikatorbeskrivelsene sier både noe om hvordan en kan regne ut indikatoren, formålet med den og hvordan indikatoren kan tolkes.

Du kan lese mer om indikatorer på ASSS' nettsider her

Mal og presentasjon for utvikling av måling

Finansiering og betalingsmodell

Finansiering og betalingsmodell i en effektkontrakt handler om hvem som skal betale for hva, hvor mye og når det skal betales. Det er flere ulike måter å finansiere og betale på: 

• En brofinansieringsavtale der det ikke er tilbakebetaling, men der offentlig part forplikter seg til å overta eller videreføre finansieringen av tiltaket
• Effektkontrakt med tilbakebetaling, men uten avkastning
• Effektkontrakt med tilbakebetaling og avkastning til investor

I Norge er det de to førstnevnte kontraktstypene som er i bruk. Det er ingen eksempler på effektkontrakter der det er krav om tilbakebetaling med avkastning.

Partene må være enige om hvordan det skal betales for oppnådde resultater. Det er særlig fire valg som må tas. Det er viktig å tenke grundig gjennom valgene, da de har betydning for det nye tiltaket og innretningen av dette. De fire valgene er: 

• Hvordan skal man fastsette pris på resultatene?
• Skal det betales for resultater som oppstår på individnivå eller gruppenivå?
• Hvordan definerer man at resultatet er nådd?
• Skal det betales for ett eller flere mål?

Noen effektkontrakter har kun ett resultatmål som avgjør betaling, mens andre har flere mål. Når det er flere enn ett mål må man være bevisst på forholdet mellom målene. Det må for eksempel avklares om man skal få betalt for å oppnå det ene målet dersom man ikke oppnår det andre.

Mer om betaling for resultater

Eksempel fra Lier kommune  "Trygg av natur"

Avklare budsjett

Budsjettet må avklares tidlig i prosjektutviklingen. Med budsjett mener vi i denne sammenheng den offentlige parts maksimale avsatte beløp til fremtidige betalinger eller forpliktelser om å videreføre tilbudet.

Budsjetteringen vil blant annet påvirkes av hvor stor økonomisk verdi det har for kommunen at resultatene oppnås, og hvilken politisk og administrativ villighet det er til å betale for resultater i prosjektet. Det kan for eksempel være å knytte målene til konkrete og direkte besparelser i de kommunale budsjettene, slik at disse besparelsene kan brukes til fremtidige betalinger. Utenfor-regnskapet kan benyttes for å synliggjøre potensialet for besparelser. Utenfor-regnskapet er et verktøy som viser hvor mye samfunnet potensielt kan spare på å forebygge fremfor å reparere, og på å gjøre ekstra investeringer i mennesker.

Les mer om verktøyet Utenfor-regnskapet her