Veiledning for bruk i anskaffelsesprosessen

Oversikt over skjema og vedlegg

Skjemaene er implementert som fire separate Excel ark, med noen vedlegg:

1. Kritikalitet og modenhet (xlsx): Dette arket består av to deler:
   • Kritikalitet: Vurderer hvor kritisk systemet er, for kommunens innbyggere og for kommunens ansatte.
   • Modenhet: Vurderer hvor moden kommunen er til å anskaffe et nytt system.

2. Leverandørskjema (xlsx): Dette arket brukes for å kartlegge leverandører, og består av tre deler:
   • Innledende spørsmål: Dette er grunnleggende spørsmål om virksomheten, som antall ansatte og hvor virksomheten er lokalisert.
   • Leverandørmodenhet: Dette er spørsmål som går på organisatorisk modenhet hos leverandøren, som i hvilken grad de har et styringssystem.
   • Leveransesikkerhet: Dette er spørsmål som måler organisatorisk og teknisk sikkerhet hos leverandøren for selve leveransen.

3. Analyse og veiledning (xlsx): Dette arket kan brukes til å analysere utfylte varianter av de to forrige arkene mot hverandre, og til å komme med forslag til tekster og Dette arket har følgende fliker:
   • Veiledning: En kort beskrivelse av hvordan bruke arkene, samt felt så en kan legge inn referanser til de to andre
   • Analyse kommune: Forslag til utlysningstekst basert på utfylt Kritikalitet og modenhet og forslag til aktiviteter en bør gjøre.
   • Analyse leverandør: Analyse av leverandørbesvarelser, hvor det blir beregnet skåre for leverandøren, samt vist røde flagg for mulige mangler i leverandørens
   • Sammenligning av kommune og leverandør: Her tas de utfylte arkene for Kritikalitet og modenhet og sammenligner dette med en leverandørbesvarelse. Det blir også vist hvor det er avvik, og spørsmål som en bør stille leverandøren.
   • Oppfølging: Dersom leverandøren har sagt seg villig til å dele informasjon med kommunen blir dette vist her.

4. Krav for anbudsdokumenter (xlsx): Dette arket inneholder utkast til krav som kan stilles i anbudsdokumentene, basert på resultatet av kartleggingen.

Følgende vedlegg er også inkludert:

• Utkast til spørsmål for løsning for kommunens innbyggere (docx): Dette er en oversikt over mulige utfordringer en bør vurdere for anskaffelsen for løsninger planlagt brukt av kommunens innbyggere.
  
  
• Utkast til grunnlag for kartlegging av teknisk IT infrastruktur (docx): Dette er en oversikt over ulike kategorier systemer som en kommune typisk har. Om leverandørens løsning skal integreres med kommunens infrastruktur vil det være praktisk å informere leverandøren om dette som en del av anbudsprosessen, og eventuelt ha dette som et tildelingskriteria.

Kort beskrivelse av hva en anskaffelse er

Norske kommuner har flere ulike prosesser for anskaffelse, og det kan være ulik praksis også internt i samme kommune. Regnearkene og vedleggene beskrevet over kan tilpasses og brukes i flere ulike prosesser, men det kan være praktisk å se arkene og skjemaene i lys av DigDirs Prosjektveiviseren, og da særlig kapitlene for anskaffelser, samt DFØs anskaffelser.no. Denne prosessen består av 5 faser:

1. Konseptfasen: Her finner en ut hva anskaffelsen skal omfatte og hvordan den skal gjennomføres. Brukere involveres, og en må utrede hva som finnes i markedet.
2. Planleggingsfasen: Her produseres anskaffelsesdokumentene, det velges en prosedyre for anskaffelse, det gjøres en dialog med markedet, og konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon blir utarbeidet.
3. Gjennomføringsfasen: Kunngjøring av konkurranse, prekvalifisering, forhandlinger, evaluering av tilbud og kontraktstildeling samt selve leveransen finner sted her.
4. Avslutningsfasen: Her er leveransen levert og akseptert, og løsningen er i en
5. Realiseringsfasen: Her realiseres gevinstene fra løsningen.

Her er en illustrasjon av denne prosessen, med de ulike rollene til deltakerne i anskaffelsesprosjektet:

Hvordan bruke de ulike skjemaene i en anskaffelsesprosess

Følgende figur illustrerer hvor de ulike skjemaene kommer inn i prosessen beskrevet over:

Konseptfasen: Støtte til kartlegging av innspill, behov og modenhet

Denne fasen begynner gjerne med et første planleggingsmøte, kanskje etterfulgt av et oppstartsmøte når det er definert et tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT). I sammenheng med disse to møtene kan skjemaet for «Kritikalitet og kommunal modenhet» være nyttig:

• Kommunal modenhet: Dette skjemaet kan være nyttig å fylle ut først, siden det tar for seg i hvilken grad ulike roller er besatt for anskaffelsen.
• Kritikalitet: Dette skjemaet kan fylles ut når et tverrfaglig anskaffelsesteam møtes, siden det er denne gruppen som har tilstrekkelig fagkompetanse for å vite hvor kritisk systemet er. Merk at det ofte er slik at ansvarlige for fagområder mener at deres fagområder er viktigst, så det er ofte behov for å holde kritikaliteten på et realistisk nivå.

Nederst i skjemaet for kritikalitet vises en lokal beregning av hvor kritisk systemet antas å være. Dette er nyttig informasjon for prioritering, og kan brukes som input til en overordnet verdivurdering av løsningen.

Om skjemaet for kritikalitet og kommunal modenhet kombineres med arket som gjør analyse vil det også produseres tekst som kan brukes i en utlysning, basert på valgene gjort i arket.

Konseptfasen: Kartlegging av modenhet i markedet

Arket «Leverandørskjema» kan brukes til å kartlegge hvor modent markedet er ved å gjøre en «Request for Information» (RFI). Merk at dette arket i liten grad måler funksjonelle / fagspesifikk funksjonalitet, så det bør i tillegg stilles flere åpne spørsmål så leverandørene kan vise hva de kan tilby.

Arket «Analyse og veiledning» kan brukes til å analysere svarene fra leverandørene, og sammenlignet disse svarene opp mot arket for «Kritikalitet og kommunal modenhet». Dette gjør det mulig å se om de ulike leverandørene oppfyller krav til kritikalitet, brukersupport, og lignende. I tillegg kan arket brukes til å gjøre en analyse av hver enkelt leverandør, slik at en får et inntrykk av modenhet i markedet.

Planleggingsfasen: Utarbeidelse av krav for anbudsdokumenter

Basert på svarene fra leverandørene kan en lage grunnlaget for krav i følgende fire anbudspapirer:

• Kvalifikasjonskrav: Krav til leverandøren som organisasjon
• Kravspesifikasjon: Minstekrav knyttet til selve Denne listen bør ikke være altfor lang, siden en leverandør kan klage om de føler at de er urettferdig ekskludert.
• Tildelingskriterier: Viktigste "bør" krav for leveransen, hvor leverandørene kan vise sin meroppfyllelse i dette tilbudet i forhold til konkurrentene.
• Kontraktskrav: Krav som gjelder hele (eller deler av) kontraktsperioden. NB! Husk at alle krav må kunne knyttes til en sanksjon (om de brytes) eller incitament (om de innfris) i løpet av kontraktsperioden.

Vedlegget «Krav for anbudsdokumener.xlsx» har en oversikt over mulige  kvalifikasjonskrav, kravpesifikasjoner og tildelingskriterier som kan knyttes opp til kartleggingen gjort via RFI’en. I dette arket er alle kravene knyttet opp til de ulike spørsmålskategoriene, som går mer i detalj for hva en bør forvente for hvert krav.

Arket «Analyse.xlsx» kan brukes til å sammenligne leverandørkrav med forventningene fra kritikalitet og modenhet, samt vise om det er enkelte områder hvor leverandørene skårer dårlig.

Alternativer for bruk av skjema for måling av leverandørsikkerhet

Målingen av leverandørenes leveransesikkerhet kan brukes på tre måter:

1. I form av en RFI hvor en kartlegger leverandørenes kapasitet til å måle Besvarelsen vil da kunne være et grunnlag til kravspesifikasjonen og kontrakt.
2. Som en del av en konkurransepreget dialog med mulige leverandører. Se DigDirs side om denne måten å gjøre anskaffelser på.
3. Ved å bruke skjemaet som et leveransekriteria. Dette er fullt mulig, men kan være problematisk sett i sammenheng med anskaffelsesforskriften, 8-11, se anskaffelser.no om dette.