Aktivitets- og oppgaveplanlegging

Når rammer og behov er kartlagt, er det viktig å få oversikt over oppgaver og aktiviteter som skal løses, og hvilken kompetanse som trengs.

Oppgavedeling handler om riktig bruk av ressurser på rett sted, til rett tid – til det beste for de som bruker tjenestene. Dette er en sentral del i tjenestestyrt bemanning og henger sammen med de andre fasene i denne veilederen.

Derfor skal vi planlegge og løse oppgaver og aktiviteter på nye måter

• Vi blir stadig eldre
• Andelen i arbeidsfør alder minker
• Det er for mye utenforskap blant de i arbeidsfør alder
• Kommuneøkonomien er mer presset
• Det er knapphet på helsefaglig personell
• Sentraliseringen øker
• Helse- og sykdomsbildet endrer seg
• Forventningene blant brukere og pårørende øker

Hensikten med aktivitets- og oppgaveplanlegging er å få felles innsikt i og forståelse for dagens praksis, som vist i den gylne trekanten. Det gir mulighet til å identifisere utfordringer, finne gode løsninger for brukere og en bedre bemanningsløsning for ansatte.

God aktivitets- og oppgaveplanlegging åpner også opp for å tenke nytt på hvordan vi rigger driften og bruker ressursene våre.

Ikke minst får vi et godt grunnlag for å vurdere forsvarligheten i tjenesten og balansen mellom:

• Oppgaver som skal løses og tilgjengelig arbeidskraft gjennom døgnet (kompetanse, kapasitet og kontinuitet)
• Arbeidsintensitet, hvile og restitusjon gjennom vakter og mellom vakter

Når oppgave- og aktivitetsplanlegging gjøres på riktig måte, lykkes vi med å:

• Frigjøre ressurser
• Øke pasientsikkerheten
• Mobilisere og utvikle kompetanse
• Tilrettelegge for mestring og motivasjon
• Sikre nok kontinuitetsbærere og andre ressurser
• Sikre rett balanse mellom oppgaver og bemanning

Med utgangspunkt i føringene fra forrige steg (tjenesteområde, -behov og -krav) skal dere kartlegge dagens aktivitet- og oppgavedeling og re-organisere denne for neste planperiode.

Den nye aktivitets- og oppgavedelingen danner også grunnlaget for arbeidet med bemanningsplanen i neste steg.

Nå er på tide å kartlegge dagens- og planlegge fremtidens aktivitets, -oppgave og bemanningsløsning. Den bør involvere alle medarbeidere for å sikre felles forståelse for oppgavene og hvem som skal gjøre hva.

Dette skal dere gjøre:

• Kartlegge og vurdere dagens aktivitets-, oppgaveløsning og bemanningsløsning på avdelingen
• Re-organisere aktivitets-, oppgaveløsning og bemanningsløsning for neste planperiode

Hensikten med øvelsen er å bli bevisst på hvordan dere planlegger og gjennomfører oppgaver og aktiviteter – og vurdere om dere har rigget dere med rett kompetanse og kapasitet til å løse oppgavene.

Det innebærer blant annet å:

• Vurdere hvor godt dere svarte ut behov og krav i forrige planperiode
• Finne ut hvordan dere kan jobbe smartere, bedre og mer effektivt i neste planperiode med en bedre fordeling av tilgjengelig kompetanse og kapasitet

Deretter skal dere utarbeide et nytt felles forslag til en ny organisering av aktiviteter og oppgaver. Disse skal bidra til å oppnå ønskede gevinster i neste planperiode.

Dette trenger dere:

• Gråpapir
• Post-It-lapper, to sett per farge
• Tusjer
• Skoletyggis
• Tape
• Flippover

1. Sett 1 representerer ulike kompetansegrupper. Vi foreslår følgende farger: sykepleier / vernepleier (blå), helsefagarbeider (rosa), assistent (gul) og lærling (grønn).
   
   
2. Sett 2 representerer ulike kategoriseringer av aktivitetene og oppgavene (direkte brukerrettede tidskritiske oppgaver, indirekte brukerrettede tidskritiske oppgaver, direkte ikke – tidskritiske oppgaver og indirekte ikke – tidskritiske oppgaver). Vi anbefaler fire andre farger enn de dere bruker for kompetansegrupper.
   
   

Eksempler på kategorier:

Direkte brukerrettede tidskritiske oppgaver: injeksjon av insulin

Indirekte brukerrettede tidskritiske oppgaver: legevisitt

Direkte ikke-tidskritiske oppgaver: blodprøver

Indirekte ikke-tidskritiske oppgaver: legge og kontrollere dosett

Hvordan gå frem i prosessen?

Vi anbefaler at prosessen strekkes over fire til seks uker. Prosessen legges opp slik at alle i avdelingen er involvert gjennom perioden. En har lykkes med denne prosessen når ny oppgave- og bemanningsløsning er eid og forstått av alle (flertallet) av medarbeiderne på arbeidsplassen.

• Kartlegge og vurdere dagens aktivitets-, oppgaveløsning og bemanningsløsning på avdelingen
• Re-organisere aktivitets-, oppgaveløsning og bemanningsløsning for neste planperiode

Vi anbefaler at hovedansvaret for gjennomføringen av denne prosessen legges til lokal partssammensatt gruppe som suppleres med øvrige medarbeiderne på avdelingen for å sikre innsikt i daglig drift. Denne gruppen har også ansvar for å involvere kollegaer underveis.

Den utviderede partssammensatte gruppa bør legge opp til minst tre samlinger i perioden. Erfaringsmessig trenger en fem til seks timer på første steg og fire til fem timer på de to neste stegene.

Deltakere i prosessen: Ledere, tillitsvalgt, verneombud og medarbeiderne på avdelingen
Beregnet tidsbruk: Minimum fire til seks uker.

Før dere går i gang: Dette er en stor og tidkrevende oppgave som kan løses over flere arbeidsøkter. Vi anbefaler å sette av tre økter til oppgaven.

Praktiske forberedelser

Fordel roller:

• Ordstyrer
• Sekretær
• Viddevakt (passer på at man holder seg til oppgaven)

Heng opp fire gråpapir á to meter på veggen – to og to under hverandre. Tegn tidslinjer på et døgn nederst på arket på alle gråpapirene. Del opp i klokkeslett fra 06.00 – 05.59. Bredden på en Post-it-lapp tilsvarer én klokketime.

På to og to gråpapir skal dere nå klarlegge oppgave- og bemanningsløsningen i løpet av et hverdagsdøgn og et helgedøgn:

1. Gå sammen i grupper på tre og pek ut en gruppeleder.

Ta utgangspunkt i steget «tjenesteområde, -behov og -krav». Start med å kartlegge aktiviteter og oppgaver på avdelingen. Vi gjør først en individuell refleksjon og noterer alle oppgaver og aktiviteter på hvert vårt ark.

Gruppeleder leser oppgavene og aktivitetene som hen har notert på sitt ark. De to andre på gruppa stryker identiske oppgaver fra sine ark. Deretter leser hver av gruppemedlemmene opp de gjenværende oppgavene på sine ark. Gruppeleder fører opp disse oppgavene på sin liste.

2. Nå skal dere kategorisere oppgavene.

Tegn et kryss på et flippover-ark. Skriv «Direkte brukerrettede» til venstre på den horisontale linja og «Indirekte brukerrettede» til høyre. Skriv «Tidskritisk» øverst på den vertikale linja og «Ikke tidskritisk» nederst. Se eksempel i oppgavearket.

Oppgavene skal kategoriseres i fire bokser:

1. Direkte brukerrettede tidskritiske oppgaver
2. Indirekte brukerrettede tidskritiske oppgaver
3. Direkte ikke tidskritiske oppgaver
4. Indirekte ikke tidskritiske oppgaver

Gi kategoriene hver sin Post-it-lapp. Ta utgangspunkt i listen med oppgaver og bli enige om hvilken kategori som passer den enkelte oppgaven. Skriv oppgaven på en Post-it-lapp med fargen i riktig kategori og plasser den på flippoveren. Ta bilde av flippoveren når alle oppgavene er kategorisert.  

3. Bli enige om formelle kompetansekrav

Disse skal ha en betydning for driften av dagens oppgave- og bemanningsløsning. Vanlige kompetansekrav er:

• Høyskole
• Fagbrev
• Under utdanning
• Ufaglært

4. Tegn en tabell med kolonner tilsvarende kompetansekravene ovenfor

Bruk et nytt flippover-ark og dupliser Post-it-lappene fra oppgavekategoriseringen. Se eksempel i oppgavearket. Dere kan bruke de samme lappene – men husk å ta bilde av kategoriseringen først. Bli enige om hvilken kompetanse som kreves for å løse oppgavene.

Ta bilde av flippoveren når alle oppgavene er fordelt.

5. Tegn en tabell på et flippoverark med følgende kolonner:

• Hverdag
• Helg
• Ukentlig
• Månedlig
• Årlig
• Helt uten mønster

Grovsorter oppgavene i tabellen. Hvis oppgavene gjennomføres hverdag òg helg, lager dere to lapper med samme oppgave – en for hverdag og en for helg. Bruk samme farger som i oppgave-kategoriseringen. 

Ta bilde av flippover-arket.

6. Gå tilbake til gråpapiret som viser hverdagsdøgn.

Dupliser lappene fra hverdagsdøgn. Bruk samme farge som i oppgave-kategoriseringen. Dere kan bruke de samme lappene – men husk å ta bilde av kategoriseringen først.

Diskuter når de ulike oppgavene gjøres gjennom døgnet og dupliser lappene dere trenger. En lapp tilsvarer én arbeidstime med én ansatt. Plasser lapper i høyden for å visualisere hvor mange ansatte som løser oppgaven innenfor hver klokketime.

Når dere er enige om at dagens oppgaveløsning i et hverdagsdøgn er ferdig kartlagt, skal dere gjøre samme øvelse med oppgaveløsningen i et helgedøgn.

Dere har nå visualisert oppgaveløsningen sammen og blitt enige om hvordan et typisk hverdagsdøgn og et helgedøgn er på avdelingen.

7. Nå skal dere kartlegge dagens bemanningsløsning i hverdager og helger.

Her skal dere visualisere tjenesterettet bemanningsplan, som dere har i dag. Det innebærer minimum antall oppmøter fordelt på kompetanse for å løsne oppgavene gjennom døgnet.

Bruk én Post-it-lapp-farge for hver av rollene som er beskrevet tidligere. Da blir det enkelt å se planlagt sammensetning av kompetanse gjennom døgnet.

En Post-it-lapp tilsvarer én arbeidstime med én ansatt. Plasser lapper i høyden slik at dere viser hvor mange som til enhver tid er på vakt.   

8. Overfør oppgaver som skjer ukentlig, månedlig og uten mønster på et nytt femte gråpapir.

9. Få overblikk over helheten.

Dere skal nå ha:

• Oppgaveløsning for et hverdagsdøgn og et helgedøgn (to gråpapir)
• Bemanningsløsning for et hverdagsdøgn og et helgedøgn (to gråpapir)
• Oppgaver som skjer ukentlig, månedlig og uten mønster (ett gråpapir)
  
  

Suppler med nye Post-it-lapper hvis dere kommer på noe avslutningsvis. Ble dere ikke helt ferdige? Bli enige om hvem som ferdigstiller og når.

10. Heng opp alle gråpapirene og involver resten av avdelingen

De neste to ukene har alle gruppemedlemmene ansvar for å fortelle om prosessen til de andre på avdelingen. Her er det viktig å åpne opp for innspill til forbedringer av dagens oppgave- og bemanningsløsning.  

Heng også opp et ekstra gråpapir hvor ansatte kan peke på utfordringer og gi innspill til forbedring av dagens oppgave- og bemanningsløsning.

Last ned oppgaveark for kartlegging av avdelingens ståsted

Dokumenter kartleggingen

Nå har dere kartlagt dagens situasjon med gråpapir og lapper. Modellen nedenfor viser hvordan dere kan dokumentere innsikten digitalt. Da har dere enkel tilgang til kartleggingen.  

Last ned egen mal for dokumentasjon av aktiviteter og oppgaver

Nå skal dere bruke kartleggingen i forrige oppgave for å:

• Finne forbedringsområder som fremmer den gode vakta
• Løse kompetansesammensetning i forhold til behovet
• Finne ut hva som skal til for å få bedre arbeidsflyt
• Se på muligheter for å justere lengden på vakter
• Vurdere oppgaver og aktiviteter gjennom døgnet, uka og året

1. Bruk gråpapirene både oppgaveløsningen og bemanningsløsningen fra forrige oppgave og gjennomfør et arbeidsmøte. Målet er å finne løsninger for bedre flyt, bruk av kompetanse og kontinuitet.

2. Diskuter dette for å finne konkrete tiltak:

• Hoper oppgaver seg opp på ulike tidspunkt?
• Kan oppgaver flyttes til andre tidspunkt uten at det påvirker kvaliteten?
• Hvordan er oppgavemengden i forhold til antall ansatte på jobb?
• Hvordan kan dere frigjøre kapasitet når arbeidstrykket er stort?
• Kan oppstart og avslutning av vakter justeres for å møte toppene på en bedre måte?
• Hvilken kompetanse bør dere ha på vakt for å møte behovene og løse oppgavene på en god måte?
• Er det noen oppgaver dere kan slutte med?

3. Skriv ideene på nye Post-it-lapper.

4. Fordel regelmessige aktiviteter og oppgaver:

• Ta utgangspunkt i perioden dere skal planlegge for. Fyll inn aktiviteter og oppgaver som må gjennomføres til bestemte tider.
• Bruk listen med aktiviteter og oppgaver som må skje regelmessig – men ikke på bestemte dager eller uker. Fordel disse på nytt.
• Lag et forslag som viser hvordan dekningen av kompetanse (bemanningsløsningen) bør være for å lykkes med den nye oppgaveflyten.
  
  
  

Last ned oppgaveark for re-organisering av avdelingens praksis

Nå har dere re-organisert dagens praksis for å oppnå kontinuitet, kapasitet og riktig kompetanse.  

Bruk samme excel-mal som i kartleggingen over og lag en ny versjon for å dokumentere endringene.

I neste steg skal dere lage en ny bemanningsplan for neste planperiode. Her blir implementeringen av re-organiseringen av oppgave- og bemanningsløsningen avgjørende for om man skal hente ut gevinster i ny arbeidsplanperioden.

Det kan være lurt å operasjonalisere ny oppgaveløsning i rollekort som sikrer at ny oppgaveløsning faktisk blir gjort i praksis.

Tips: Disse rollekortene beskriver oppgaver ulike medarbeidere har ansvar for. Fyll inn, print, laminer og del ut.

Last ned mal for rollekort