Det er flere ulike måter å finne en ukrainsk kommune å samarbeide med. Her er noen tips!

Et godt utgangspunkt for kommunesamarbeid er allerede eksisterende relasjoner eller forbindelser til en ukrainsk kommune. Som vi kommer inn på senere, når vi tar for oss hva et samarbeid kan innebære, kan det være lurt å involvere flere aktører i samarbeidet, og dersom det er aktører i kommunen som allerede har prosjekter eller lignende i Ukraina, kan det være en relasjon å bygge videre på. Typiske aktører vil være frivillige organisasjoner eller ildsjeler som er engasjert i prosjekter i Ukraina, eller ukrainske flyktninger som er bosatt i kommunen. Kommunen kan derfor gjøre en kartlegging for å finne relevante aktører. Slike aktører kan være en uvurderlig ressurs når samarbeidet skal gis innhold.

En annen måte å bruke eksisterende nettverk på, er å finne en ukrainsk kommune gjennom en europeisk kommune dere allerede har inngått et samarbeid med. Mange europeiske kommuner har samarbeid med en ukrainsk kommune, og et slikt flerkommunesamarbeid gir mange åpenbare fordeler. Dersom kommunen deres allerede har inngått samarbeid med en eller flere europeiske kommuner, kan dere kartlegge hvorvidt denne/disse kommunene har inngått et samarbeid med en ukrainsk kommune.

I forlengelsen av dette, kan det også være relevant å inngå i et flerpartssamarbeid med en eller flere nabokommuner her i Norge. For små og mellomstore kommuner kan det være et alternativ til å inngå i et samarbeid med en ukrainsk kommune på egenhånd.

Dersom kommunen deres ikke har relasjoner til en ukrainsk kommune, kan KS bistå dere med å finne en ukrainsk samarbeidskommune. Vår ukrainske søsterorganisasjon, Association of Ukrainian Cities (AUC) har oversikt over ukrainske kommuner som ønsker en internasjonal samarbeidskommune. Videre har KS en liste over ukrainske kommuner som har vist interesse for å ha en norsk samarbeidskommune.

Cities4cities har også utviklet en karttjeneste med oversikt over ukrainske kommuner som ønsker å finne en internasjonal samarbeidskommune. Her får du tilgang til en god del informasjon om de ulike kommunene.

En god samarbeidsavtale er en avtale det ikke vil være behov for å gjøre endringer i, selv om innholdet i samarbeidet endres eller utvikler seg.

Avtalen bør klargjøre formålet med, og legge rammer for samarbeidet. Videre kan avtalen vise til hvilke områder som det kan være relevant å samarbeide om, og hvordan samarbeidet skal organiseres, iverksettes og holdes vedlike. Det er også mulig å gjøre avtalen tidsavgrenset (med mulighet for forlengelse).

Mange ukrainske kommuner har store og akutte behov, særlig de kommunene som ligger nærme frontlinjen, eller i et tidligere okkupert område. Dette er ofte materielle og økonomiske behov som en norsk kommune ikke klarer å dekke. Derfor er det avgjørende at det på et tidlig tidspunkt i samtalene med den ukrainske kommunen gjøres en forventningsavklaring, og en realitetsorientering av hva samarbeidet skal innebære for begge parter.

Vår erfaring er at ukrainske ordførere ikke forventer hjelp fra norske samarbeidskommuner med å dekke akutte behov. Vi har heller et inntrykk av at ukrainske ordførerne setter stor pris på vennskap og moralsk støtte fra norske kommuner, og at de har et realistisk syn på hva dere kan samarbeide om.

Avtalen bør være skrevet både på norsk og ukrainsk.

KS har i samarbeid med Association of Ukrainian Cities (AUC) utarbeidet en modell for samarbeid mellom norske og ukrainske kommuner.

Modellen er ment som inspirasjon og er delt inn i kortsiktige og langsiktige aktiviteter.

Dere må fylle samarbeidet med det innholdet dere finner mest relevant, basert på forutsetninger, prioriteringer og sammenfallende ønsker i deres respektive kommuner. Det er viktig at kommunesamarbeidet skal være nyttig for begge kommuner. Det er derfor lurt å velge aktiviteter som gir et gjensidig utbytte.

Kortsiktige aktiviteter

Ukrainske kommuner har ulike behov, avhengig av hvor kommunen befinner seg i landet og avstanden til frontlinjen, og i hvilken grad den er berørt av krigshandlinger. Ukrainske kommuner kan klassifiseres i tre kategorier:

• Kommuner som har vært under okkupasjon, og som ofte har betydelig fysisk ødeleggelse
• Kommuner som ligger ved/i nærheten av frontlinjen, eller nær grensen mot Russland, og har opplevd langvarige kamphandlinger og som ofte har betydelig fysisk ødeleggelse
• Kommuner i «trygge» områder, hvor den fysiske ødeleggelsen er begrenset, men som har mange administrative og organisatoriske utfordringer som følge av tilstrømming av internt fordrevne, flytting av virksomheter og en vanskelig økonomisk situasjon.

Så lenge krigen pågår vil muligheten for utstrakt samarbeid og fysiske møter mest sannsynlig være begrenset. På kort sikt kan dere for eksempel sette i gang lavterskel-aktiviteter rettet mot barn og unge, og/eller bistå med å avhjelpe akutte behov, avhengig av hva dere har mulighet til. Kortsiktige aktiviteter kan for eksempel være:

• Politisk og moralsk støtte
• Aktiviteter rettet mot ungdom og barn, inkludert samarbeid mellom kommunenes skoler (brevveksling, felles online-timer)
• Aktiviteter som involverer kulturinstitusjoner
• Levering av nødvendig utstyr (eventuelt fra overskuddsmateriell i kommunen deres), slik som varmeapparater, generatorer og liknende
• Husholdningsartikler og klær til lokalbefolkningen og flyktninger

For alle de ovennevnte aktivitetene kan det være lurt å involvere lokalsamfunnet, lokalt næringsliv, interkommunale selskaper og frivillige organisasjoner i kommunen. Samarbeid med andre aktører i kommunen kan for eksempel gjøre det mer overkommelig å samle inn og transportere utstyr til den ukrainske samarbeidskommunen. Det er imidlertid viktig å avklare grensegangen mellom kommunens og frivillighetens/andre aktørers rolle og ansvar på et tidlig tidspunkt. Det kan også være lurt å samarbeide med andre norske kommuner dersom dere har mulighet til å sende nødvendig utstyr til Ukraina.

Ukrainske flyktninger og andre med relasjoner til Ukraina kan være en ressurs i dette arbeidet, spesielt når det gjelder språk og kommunikasjon.​

Langsiktige aktiviteter

Når situasjonen i Ukraina åpner for fysiske besøk og gjennomføring av mer omfattende aktiviteter, vil KS og AUC legge til rette for utvikling av mer langsiktige samarbeidsaktiviteter mellom norske og ukrainske partnere. Slike aktiviteter kan inkludere samarbeid innenfor kommunale kjerneoppgaver som byutvikling, kommunale tjenester, styrking av lokaldemokratiet, samfunnssikkerhet og beredskap mv.

Vi vil trekke fram to viktig mål med det langsiktige samarbeidet: kapasitetsbygging i den ukrainske kommuneadministrasjonen, innenfor spesifikke sektorer og som i kommunen som helhet, og å bistå den ukrainske kommunen med å tilpasse seg til en integrering inn i Europa.

Langsiktige aktiviteter kan omfatte:

• Samarbeid om utvikling av strategier og utviklingsplaner, særlig relatert til gjenoppbygging og/eller modernisering av den ukrainske kommunen
• Utveksling av erfaringer og kunnskap innen spesifikke temaområder, som innbyggermedvirkning, vann og avløp, avfallshåndtering mv.
• Organisering studiereiser, seminarer og workshops i både Ukraina og Norge for å legge til rette for erfaringsutveksling og styrke det institusjonelle samarbeidet
• Praksisplasser for ukrainske kommuneansatte i den norske samarbeidskommunen som en måte å utveksle kompetanse og kunnskap. Praksisplasser norske kommunalt ansatte i Ukraina kan også vøre en mulighet
• Samarbeid og utveksling innenfor utdannings- og kultursektoren for å involvere store deler av lokalbefolkningen i begge kommuner

For å lykkes med et kommunesamarbeid er det viktig å forplikte seg politisk til et langvarig samarbeid. Samarbeidet må få et tydelig innhold, med jevnlige aktiviteter.

Det er viktig å være klar over mulige kommunikasjonsutfordringer. Det er relativt lave engelskkunnskaper i den ukrainske befolkningen, og dette gjelder også ukrainske ordførere og kommunalt ansatte. Det vil derfor ofte være nødvendig med tolketjenester når dere skal avholde møter, og det er lurt å avklare med den ukrainske kommunen om hvem som eventuelt skal stille med tolk. Ved digitale møter kan dere bruke møteplattformer som har mulighet for å endre lydkanaler, dersom tolken kan simultanoversette.

10 suksessfaktorer

Videre har Council of European Municipalities and Regions laget en 10-punktsliste over suksessfaktorer for et godt kommunesamarbeid over landegrenser.

1. Finn riktig partner(e)
2. Involver innbyggerne og hele lokalsamfunnet
3. Inkluder en europeisk dimensjon
4. Definer felles mål
5. Lag en dedikert støttefunksjon eller arbeidsgruppe
6. Involver skoler og ungdom
7. Ta opp viktige samfunnsutfordringer
8. Planlegg for en bærekraftig relasjon
9. Tenk langsiktig og bygg et grunnlag for nye aktiviteter
10. Sett opp et budsjett og få på plass tilstrekkelige økonomiske rammer for samarbeidet.

For samarbeidsprosjekter som involverer utveksling for barn og unge kan dere søke om finansiering fra Erasmus+ ungdom. Programmet har søknadsfrister fire ganger i året, til ulike former for samarbeid og utveksling. erasmusplussungdom.no

Dersom kommunen din samarbeider med en frivillig organisasjon, kan det være aktuelt å se om det er relevante utlysninger i DFØs database over tilskuddsordninger til frivillige organisasjoner. https://tilskudd.dfo.no/ordninger

Se også Nordisk Ministerråd, som har tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner Norden, Baltikum og Ukraina.

Europarådet har en pågående utlysning for prosjektstøtte til frivillige ungdomsorganisasjoner i Ukraina. Special call Ukraine - European Youth Foundation (coe.int)

I tillegg kan det for enkelte samarbeidsprosjekter være aktuelt å utfordre lokalt næringsliv til å bidra.