Anskaffelse og inngåelse av kontrakt

Det er nyttig å bli kjent med markedet på et tidlig tidspunkt for å få kunnskap om:  

• Det finnes leverandører som tilbyr løsninger som imøtekommer kommunens problem og utfordring
• Det finnes sosiale investorer som er villige til å investere i løsningen(e)
• Hva som eventuelt kreves av leverandørmarkedet for å utvikle nye løsninger

Det er flere stiftelser og sosiale investorer som har finansiert effektkontrakter i Norge. Flere ønsker å være med i fremtidige samarbeid. Noen sosiale entreprenører har også relasjoner til sosiale investorer som er interessert i deres løsninger.

Bli kjent med markedet og planlegg anskaffelsen

Regelverket for offentlige anskaffelser må følges når det er tidlig dialog med leverandører. Dialogen må være åpen og tilgjengelig for alle leverandører, og det er viktig at det ikke er forskjellsbehandling. 

Anskaffelse med effektkontrakter

De fleste effektkontrakter internasjonalt er gjort i offentlige anskaffelsesprosesser med konkurranse. I Norge har vi få eksempler på det. Fram til 2023 er det kun inngått èn effektkontrakt der det er gjennomført en anskaffelsesprosess med kunngjøring av konkurranse. Det ble gjort i Larvik kommune. I de øvrige prosjektene har man enten kommet under terskelverdiene eller inngått direkte kontrakt. Direkte kontrakter har ofte vært begrunnet med at det kun er en tilbyder i markedet. Både internasjonale og norske erfaringer viser at en anskaffelse med effektkontrakter ikke trenger å være særlig annerledes enn andre anskaffelsesprosesser. 

DFØ har fagsider for offentlige anskaffelser på www.anskaffelser.no

Anskaffelser - hva er viktigst å tenke på?

Mange avgjørelser må tas når nye tiltak anskaffes med bruk av effektkontrakt. Det gjelder for eksempel konkretisering av målgruppe, mål og evalueringsmetode. Disse avgjørelsene kan tas før kunngjøring eller etter at tilbud er mottatt. Det kan også være situasjoner der leverandører har behov for ekstra veiledning og ekstra tid til å levere tilbud på en effektkontrakt sammenlignet med andre anskaffelser. Dersom lite er avgjort før kunngjøring, og leverandørene selv må foreslå hvordan effektkontrakten skal utformes, kan det være behov for mer tid til å utvikle tilbudet.

En anskaffelse med effektkontrakt har ofte mange likhetstrekk med innovative anskaffelser. Et tips er å se til erfaringene med slike prosesser. Det er få grenser for hva man kan ha dialog med markedet og investorer om i forkant av anskaffelsen, men det er viktig at dialogen er strukturert og åpen. I innovative anskaffelser går kommunen i aktiv dialog med markedet før anskaffelsen. Dialogen kan være både med leverandørmarkedet og mulige investorer. I dialogen formidler kommunen behovet for nye løsninger, men overlater til leverandørene å utforme løsningen. 

Les mer om innovative anskaffelser her

Markedsundersøkelser og dialog kan gi svar på om det allerede finnes egnede tiltak i markedet eller om det må utvikles nye løsninger. Dersom det finnes en løsning kalles det en innovasjonsvennlig anskaffelse. Det er viktig å velge kvalifiserings- og tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget som ikke diskvalifiserer nye aktører med nye løsninger. Dersom det ikke finnes noen åpenbar løsning som dekker behovet, må man vurdere anskaffelsesprosedyrer som gir rom for at leverandører kan utvikle en løsning. Dette kalles anskaffelse av innovasjon.

Les mer om anskaffelse av innovasjon her

Nettsiden vil oppdateres løpende med nye eksempler på anskaffelsesprosesser.

Faglig påfyll

Veileder for offentlige oppdragsgivere i møte med en sosial entreprenør (Ferd Sosiale Entreprenører)

Inngåelse av kontrakt

En stor del av arbeidet med å utforme effektkontrakter handler om å tydeliggjøre hva som skal være innholdet og betingelsene i kontrakten. I tillegg til en god beskrivelse av kommunens behov og utfordring, må det komme tydelig frem hva som er de ønskede resultatene i tiltaket. Kontrakten må inneholde en beskrivelse av hvordan resultatene skal måles, og hvordan de skal betales for.

Tillit, felles mål og samarbeidskultur kan i noen tilfeller være like viktig som selve teksten i kontrakten. Særlig gjelder det dersom uforutsette situasjoner oppstår. I Lier kommune var det tilfellet, da pandemi gjorde det vanskelig å hente inn svar på skriftlige spørreskjema som skulle brukes til måling, oppfølging og gjennomføring. Partene hadde etablert et godt samarbeidsklima, og både kommune, leverandør og investor prioriterte det sosiale målet, og brukte dette som utgangspunkt for å ta prosjektet videre. 

Dersom det er gjort en grundig og god prosess i forkant, vil selve kontraktsdokumentet ikke være et stort hinder for å komme i mål. Kontrakten skal i praksis være en oppsummering av valgene som er gjort, samt generelle kontraktsbestemmelser som kommuner og andre har erfaring med. Når kontraktsdokumentet skal utformes, kan man ta utgangspunkt i standardkontrakter kommunen bruker, og legge de ulike bestemmelsene som er spesifikke for selve effektkontrakten med som et vedlegg.

Kontrakten er likevel et juridisk bindende dokument mellom partene. Det er derfor avgjørende at man har god kontroll på både de store punktene og de mindre detaljene. I tillegg til å være et juridisk dokument, kan det være nyttig å tenke på kontrakten som et veikart for de involverte. Når årene går og personer som har jobbet med prosjektet kanskje byttes ut, har man ofte kun kontrakten som den endelige beskrivelsen av hva som skal skje når. Prøv derfor å gjøre dokumentet pedagogisk og oversiktlig.

Hva må kontrakten inneholde?

Kontrakten må minimum inneholde de avtalte versjonene av følgende punkter:

• Målgruppe
• Mål, måling og evaluering
• Finansiering og betalingsmodell

I tillegg er det viktig å gi en god beskrivelse av roller og ansvar som de ulike partene har, tidslinjer og varighet for kontrakten. Det samme gjelder for hvordan kontrakten skal følges opp, og hvordan eventuelle endringer som oppstår underveis skal håndteres. Det vil hjelpe alle parter gjennom kontraktsperioden. En erfaring er at det må spesifiseres hvem som har ansvaret for å rekruttere personene i målgruppen til det nye tiltaket, og hva som skjer dersom rekruttering er vanskelig. Dersom leverandøren har dette ansvaret, må det settes av tid til det. Det bør også stå noe om hvordan kontrakten skal følges opp, og hvordan eventuelle endringer som oppstår underveis skal håndteres. 

Det er andre kontraktsmessige ting å vurdere som ikke dekkes i denne veiledningen. Det kan for eksempel være hva som skjer dersom partene ikke gjør som avtalt, eller hvordan man best finner alternative løsninger i møte med uforutsette hendelser.

Hvem skal inngå kontrakt med hvem?

Det er flere parter som inngår i en effektkontrakt. I Norge har det vært særlig to ulike oppsett for inngåelse av kontrakter. I det ene oppsettet inngår kommunen kontrakt kun med leverandør, og leverandøren inngår egen avtale med sosial investor. I det andre inngår kommunen en felles kontrakt med både leverandør og investor. I begge tilfeller kan det også være egne avtaler med ekstern bistand, for eksempel en tilrettelegger eller et miljø som evaluerer. En felles avtale kan gi mest transparens og åpenhet på tvers av partene. Det er likevel hensiktsmessig å være fleksibel på hva som er beste løsning for de ulike partene som er involvert.