Idémyldring handler om å løse problemer og tenke nytt. Dette gjøres i fellesskap for å forankre, ansvarliggjøre og gi eierskap til mulige løsninger. Inviter gjerne ulike aktører inn til en workshop med idémyldring og problemløsning . Hensikten er å jobbe systematisk med kunnskapen dere har fått gjennom innsiktsarbeidet i forrige fase. Nye idéer på løsninger vurderes og prioriteres ut fra gjennomførbarhet og antatte gevinster.

Ta utgangspunkt i de utvalgte idéene, og beskriv hendelsesforløpet i ett eller flere visuelle løsningsforslag som illustrerer det nye tjenesteforløpet.

For å identifisere de mest lovende forslagene fra idemyldringen, er det viktig å teste dem raskest mulig på ansatte og brukere av tjenestene. I første omgang kan dette gjøres ved å teste enkle løsningsforslag.

Inviter gjerne både brukere, pårørende og ansatte i kommunen for å få innspill på forslagene. Bruk tilbakemeldingene til forbedre de beste løsningene og forkaste forslag dere ikke vil gå videre med.

Det bør også foretas en vurdering av kostnader og mulige gevinster.

De nye arbeidsprosessene bør utarbeides i samarbeid med ansatte som skal levere tjenestene. Inviter ansatte på tvers av tjenestene til en workshop der dere tegner opp tjenestereisen med tilhørende arbeidsprosessene.

Definer først stegene brukerne går gjennom. Identifiser deretter arbeidsprosessene for involverte aktører i og utenfor kommunen. Identifiser hvem som er hovedansvarlig, hvem som er utførende, hvem som skal konsulteres dersom utførende lurer på noe, og hvem som bør informeres underveis i arbeidet. Dette kalles HUKI eller rolle- og ansvarsmatrise.

Når dere har utviklet arbeidsprosesser og definert roller og ansvar, kan dere beskrive nye arbeidsrutiner. Gjør rutinene enkle å forstå, gjerne med bruk av tegninger og bilder. Dere bør også utvikle maler og andre verktøy for det daglige arbeidet.

Gevinster skapes når mennesker utfører tjenester og arbeidsprosesser på nye måter. For å realisere gevinster, må ansatte i organisasjonen ledes gjennom en endringsreise. Underveis skal ansatte bygge ny kompetanse, utvikle nye holdninger og endre adferd slik at de blir i stand til å realisere gevinstene.

Etter å ha gjennomført en ny tjenestereise er det tid for å kartlegge gevinster slik at dere kan koble de endringene som skal gjøres i  tjenesten til forventede resultater. Gjennomfør kartlegging i gevinstverktøyet der dere vurderer alle typer gevinster, veier de opp mot kostnader og identifisererer forutsetninger for å realisere gevinstene. Lag en gevinstrealiseringsplan, hvor det defineres hvordan gevinster skal måles og følges opp, og hvem som har ansvar for det.

Ett kontaktpunkt er møtet mellom kommunen og de som bruker tjenesten. Ta for dere løsningsforslaget og tjenestereisen og identifiser hvilke nye kontaktpunkter som inngår i den nye tjenesten. Disse kan være digitale (f. eks. elektronisk søknad og mobilapplikasjon), fysiske (f. eks.brosjyrer og søknadsskjemaer) eller mellommenneskelige (møter og telefonsamtaler). Dersom tjenesten dere skal lage eller endre ikke inneholder nye eller endrede kontaktpunkter, kan dere gå videre til neste steg.

I arbeidet med å utvikle kontaktpunkter, er det viktig å visualisere forslagene og teste dem med brukere og ansatte. Lag gjerne utkast til søknadsskjema eller informasjonsbrosjyrer. Ta med produkter og teknologi som skal brukes, og visualiser fremtidens digitale løsninger. Utkastet til tjenesten kan være raskt og enkelt i starten, og bli mer avansert etter hvert.

Mange nye tjenester vil inneholde nye, digitale kontaktpunkter, og ofte vil kommunen være avhengig av å kjøpe inn eller utvikle nye teknologiske løsninger. Her må IT-avdelingen involveres for å sikre en faglig vurdering så tidlig som mulig.

Dersom nye digitale kontaktpunkter er svært sentrale, må teknologien anskaffes eller utvikles for å kunne gjennomføre en pilot. Dette innebærer å etablere et samarbeid med en leverandør. I regelverket for offentlige anskaffelser er det unntak for at dere kan prøve ut teknologi i en tidsbestemt periode. 

Behov og krav til teknologien kommer fra flere områder. Disse områdene er viktig å vurdere:

Brukerbehov: Dekker teknologien de behovene brukere og ansatte har? Støtter den oppunder ønsket tjenesteforløp og arbeidsprosesser? Er den enkel å bruke?

Integrasjoner: Er det krav til at teknologien skal kunne utveksle informasjon med andre systemer i kommunen?

Skalerbarhet: Kan teknologien enkelt skaleres opp til flere brukere?

Informasjonssikkerhet: Møter teknologien lovpålagte krav til informasjonssikkerhet og personvern?

Kostnader: Er det mulig å implementere teknologien innenfor kostnadsrammene?

Se Difis fagsider om offentlige anskaffelser

Se KommITs verktøykasse for felles kommunal IKT-arkitektur