Publisert: 20.06.2019
I dag er en av utfordringene at det tar langt tid å få tak i relevante dokumenter som en trenger i en byggesak. Derfor har en arbeidsgruppe kalt ArkivLett kommet fram til en felles nasjonal standard for koding av dokumenter. Målet har vært å gjøre det enklere for innbygger og utbygger å finne frem til dokumentene på egenhånd, med andre ord tilrettelegge for selvbetjeningsløsninger.
-Ønsker en å se tidligere arkitekttegninger for huset en har kjøpt, vil det gå raskt og enkelt i kommuner som benyttet en felles standard for koding av slike tegninger. Da vil en på egenhånd finne frem til relevante dokumenter så lenge en har gårds- og bruksnummer, sier prosjektleder i KS Michael Pande-Rolfsen.
Manuelt i dag
Hvert år sender privatpersoner og næringslivet ca. 100 000 byggesøknader til kommunene. Plan- og byggesaksprosessen er i stor grad preget av manuell håndtering. Byggenæringen, så vel som kommunene, har en klar forståelse av at digitalisering er en nødvendig og viktig driver for å sikre kvalitet, redusere saksbehandlingstiden og bidra til økt produktivitet i sektoren.
Arbeidsgruppe
Kommunene Trondheim, Oslo, Fet, Nye Namsos, Porsgrunn og Askøy kommune har sittet i arbeidsgruppa sammen med leverandørene Evry, Tieto, Acos, Dansk Scanning, Documaster, Geomatikk IKT og Ambita. I tillegg har KS, Arkivverket, Fagforbundet og Kartverket bidratt. Arbeidsgruppa har vært ledet av prosjektleder i KS, Michael Pande-Rolfsen.
-Kommuner som ønsker å ta i bruk standarden kan ta kontakt med KS. Vi ønsker å komme i gang med pilotkommuner for å høste erfaringer med den nye standarden, sier Pande-Rolfsen.
KS ser også på løsninger der FIKS-plattformen tilbyr et standardiserte grensesnitt inn mot de kommunale arkivene. Dette vil bidra til at utbyggere, innbygger og andre kan søke seg fram til relevant informasjon uten nærmere kunnskap om hvordan slike data er organisert på innsiden av hver enkelt kommune. Målet er at slike dokumenter skal bli lettere tilgjengelige gjennom KS sin «Min side/mine eiendommer».
Verktøykasse for digitaliseringsarbeidet
Rapporten fra ArkivLett og en oversikt over metadata som anbefales påført dokumenter ved arkivering, er tilgjengelige i KS sin verktøykasse for digitalisering av plan- og byggesaksområdet. Oversikten viser anbefalingene fra arbeidsgruppa sammenstilt med beste praksis fra de involverte leverandørene.
Rapporten fra ArkivLett
Verktøykasse plan- og byggesak
Dokumenttyper
