Publisert: 17.12.2024
Når digitale verktøy tas i bruk i skolen, er det kommunen som skoleeier som har ansvar for å sikre elevers personvern. Mange kommuner bruker mye tid og ressurser på å utføre personvernkonsekvensvurderinger (DPIA). KS har i et nasjonalt prosjekt utarbeidet en felles DPIA for bruk av Google Workspace for Education i samarbeid med fem kommuner og fylkeskommuner.
På denne siden finner du DPIAen sammen med lenker til en rekke ressurser som vi har laget i forbindelse med prosjektet.
Vet du om en person som ikke ønsker å sette seg inn i DPIAen, men som likevel ønsker en kort oppsummering om hva konklusjonene er? Send dem til denne artikkelen hvor vi har laget en kort oppsummering av hovedanbefalingen og en enkel forklaring.
En 80-20 prosent tilnærming og steg-for-steg-veiviser
Vi har publisert en DPIA som er 80 prosent ferdig. Forutsatt at kommunene oppfyller sine forpliktelser, som vi legger til rette for, er nå norske kommuner godt rustet til å ta i bruk Google Workspace For Educations kjernetjenester på en mer personvernvennlig måte.
Nå som DPIAen er publisert, er målet at kommunene selv skal ta eierskap til DPIAen, justere vurderingen etter egne behov og oppfylle sin rolle som behandlingsansvarlig. Samtidig slipper kommunene å starte fra bunnen av. Skoleeier kan ta DPIAen fra 80 til 100 prosent.
Hvordan skal dere vite hva de siste 20 prosentene består i og hva må dere selv justere?
I selve DPIAen har vi markert gule felter der vi mener dere må fylle inn og justere.
Vi har også laget en steg-for-steg-veiviser som skal guide deg gjennom hva dere konkret må ta stilling til.
Last ned DPIAen her
DPIA Hoveddokument med vedlegg [Nedlastbart Word-dokument - norsk]
DPIA personvernkonsekvensvurdering [Nedlastbart Excel-dokument - norsk]
I DPIAen ber vi dere om å bruke en behandlingsprotokoll som en del av den systematiske beskrivelsen av behandlingsaktivitetene (del 1 av en DPIA).
Du finner vårt forslag til behandlingsprotokoll her.
En-til-én rådgivning på webinar
I dette prosjektet har vi ønsket å gjøre veiledning annerledes. Du får derfor ikke en lengre PDF med veiledning til hvordan du skal fylle ut DPIAen. Vi ønsker heller å rådgi dere én-til-én på webinar, med opptak, slik at andre også kan lære. Vi tror nemlig at vi lærer best i fellesskap, og at hvis du sliter med en problemstilling, er det garantert at noen andre også lurer på det samme.
Trenger du veiledning til å fylle ut DPIAen? Se en av de tidligere veiledningstimene våre på webinar eller ta kontakt med prosjektleder på ida.thorsrud@ks.no om veiledningene ikke gir svar.
Introduksjonsvideoer til personvern
Er du helt ukjent med personvern, har aldri jobbet med det før og skal nå ta denne DPIAen fra 80 til 100 prosent?
Ta en titt på disse videoleksjonene som gir den en kort og overkommelig introduksjon til faget.
Veiledningsmateriale
Da vi jobbet med DPIAen, oppdaget vi noen særlig relevante problemstillinger som vi så behov for å hjelpe skoleeiere med. Disse har vi laget egne veiledninger til som du finner under.
- Hvilket primære behandlingsgrunnlag skal skoleeier velge for bruk av løsninger som Google workspace for Education?
- Google Workspace for Education er ingen statisk løsning, den er i stadig endring, f.eks. med ny funksjonalitet. Hvordan skal skoleeiere klare å håndtere disse endringene?
- Det kan være vanskelig for skoleeiere å vite hvordan retten til å protestere skal ivaretas når behandlingsgrunnlaget er den norske opplæringsloven. Vi har laget en veileder som kan hjelpe deg som skoleeier å håndtere en protest.
Overføringer av personopplysninger til tredjeland
Hvis du bruker de enkleste lisensene av Google Workspace for Education, vil du kunne overføre personopplysninger til tredjeland.
Se tredjelandsvurderingene som vi har publisert og metoden vi bruker.
Flere ressurser og lanseringsseminar i januar
Vi kommer til å ha et lanseringsseminar for den nasjonale DPIAen torsdag 30. januar 2025 fra kl. 09.00 til 12.00 på KS-huset i Oslo. Dette arrangementet vil også strømmes for deg som ikke kan delta fysisk. Hold av datoen. Mer informasjon om dette vil komme i nyhetsbrevet vårt i januar.
Frem til dette seminaret vil vi også kunne justere denne siden eller DPIAen hvis vi finner noe som må utbedres. Vi vil dokumentere endringer i DPIA i en endringslogg (se tabellen helt innledningsvis i DPIAen). Vi kan også komme til å legge til flere ressurser som vi linker til her på denne siden.
Meld deg på nyhetsbrevet vårt
Ønsker dere å få oppdateringer om det nasjonale DPIA-prosjektet, denne veiledningen og andre ting som vi i SkoleSec gjør?
Meld deg på nyhetsbrevet vårt.