Publisert: 03.06.2020
Hvordan gjør vi det?
Det er dere som bestemmer hvordan! Kommuneloven sier at det skal være årlig rapport, men det er kommunen selv som bestemmer form og innhold. Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det samme kan gjelde rapportering om internkontroll.
Skal vi ha en egen rapport bare om internkontroll, eller inkludere internkontroll i kommunens årsrapport?
Internkontroll er en naturlig del av kommunes årsrapport. I mange kommuner inneholder denne også årsberetningen. Kommuneloven krever at årsberetningen omtaler måloppnåelse, andre ikke-økonomiske forhold av vesentlig betydning, samt hvordan man arbeider for å sikre en høy etisk standard. Hvis kommunens årsberetning og årsrapport er samme dokument er det naturlig at rapporteringen på internkontroll tas inn her.
Hvis kommunen ønsker en separat kommunestyre-sak om rapportering på internkontroll så er det naturlig at det lages en egen rapport.
Skal vi nøye oss med å omtale internkontroll generelt og samlet på ett sted i årsrapporten, eller bør vi også ta det inn som eget punkt på hvert tjenesteområde/virksomhet?
Her kan det være lurt å si ja takk, begge deler: Tidlig i årsrapporten bør kommunedirektøren gi en generell og overordnet rapport om internkontrollen for kommunen samlet. I tillegg bør internkontroll være en del av rapporteringen på kommunal-/tjenesteområdene utover i rapporten.
Hvor ofte skal vi rapportere?
Loven sier at Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året. Det kan være gode grunner til å rapportere hyppigere.
Hvorfor ikke ta med internkontroll også i tertial-/kvartalsrapportering? På den måten viser du som kommunedirektør at dette er viktig, og både organisasjonen og de folkevalgte kan få vesentlig kunnskap.
Hvem er målgruppen for rapporteringen?
Målgruppen er de folkevalgte. Hensikten er at Kommunestyret/fylkestinget skal få tilstrekkelig informasjon for å ivareta sitt ansvar for egenkontrollen, altså kommunedirektørens bekreftelse og beskrivelse på hvordan internkontrollen er ivaretatt. Målet er ikke at alle virksomheter skal beskrive alt de har gjort gjennom året!
Hva skal vi skrive om?
Det bestemmer dere selv! I KS-veilederen figur 27, 28 og 29 gis det eksempler på hva som kan inngå i rapportering på internkontroll, både for enheter og for kommunen samlet.
Det er selvsagt også mulig å ta utgangspunkt i lovteksten mht hva som bør omtales i årsrapporten, uten at det er nødvendig å "besvare" hvert punkt i loven. Lovteksten angir jo det minimumskravet til internkontrollen, og således også hva som – som minimum – bør omtales i en pålagt rapportering.
Hva er eksempler på mulig innhold?
- Generelt og overordnet (helhetlig)
- Arbeider vi risikobasert?
- Hva er det viktigste vi har gjort?
- Hva er det viktigste vi har oppnådd?
- Erfaringer og resultat etter statlig tilsyn
Se eksempel på hvordan det kan gjøres her:
Eksempel på rapportering
Noe spesielt vi bør tenke gjennom?
- En rapport skal være en oppsummering
- Begrens volum og detaljeringsgrad
- Ta med det viktigste, ikke alle detaljer
- Ikke for mye tall og tabeller
- Klart språk, unngå fagterminologi
Vil du vite mer?
- Les mer i veilederen del 10.5 og figur 27, 28 og 29
- Se også § 25-2 og § 14-7
