Ulike interessenter vil ha ulike forventninger til din måte å kommunisere på. Felles for alle interessenter – fra ansatte til innbyggere – er at åpen, lyttende og respektfull dialog bidrar til å bygge tillit og solide relasjoner. I dette læringstrinnet lærer du mer om hvordan du skaper en god dialog og hvordan du gir tilbakemeldinger til dine ansatte.
God dialog
I forrige læringstrinn lærte du om å forstå interessentene dine for å kunne utøve lederrollen så effektivt som mulig. Kommunikasjon er en av ferdighetene du må beherske for å lykkes med dette.
Hvorfor er dialog et viktig verktøy for deg som leder?
Dialog er en utveksling av ideer, tanker og perspektiver mellom to eller flere personer. Som leder trenger du åpen og konstruktiv dialog med dine ansatte av flere grunner:
I modul 1 lærte du om mestringsorientert ledelse, hvor relasjonsorientering spiller en sentral rolle. Relasjonsorientering er fundamentet for god dialog og utvikles gjennom samspill med andre mennesker. Det handler om å være ekte, oppmerksom og tilstedeværende når du kommuniserer med dine ansatte, og om å tilpasse budskapet etter hensikten med kommunikasjonen. Hvordan du kommuniserer er like viktig som hva du kommuniserer. Selv om vi har forskjellige utgangspunkt, er den gode nyheten at kommunikasjonsferdigheter kan utvikles og forbedres gjennom øvelse. Det starter med å bli kjent med dine ansatte.
Bli kjent med dine ansatte
Hvor godt kjenner du dine ansatte og hva gjør du for å bli bedre kjent med dem? Som ny leder kjenner du kanskje ingen eller du kjenner noen bedre enn andre. Ta deg tid til å bli kjent med hver enkelt ansatt ved å vise interesse for deres bakgrunn, erfaringer, og mål. Dette vil gi deg innsikt i hva som motiverer dem og hvilke behov de har, samt innblikk i deres kompetanse. Denne kunnskapen hjelper deg å tilpasse oppgavene til den enkelte og legge til rette for utvikling og mestring.
De 5 F-er (Spurkeland, 2015) er en enkel modell som kan hjelpe deg å bli kjent med flere ulike områder hos den enkelte:
Når du bryr deg om medarbeiderne utover å kun se til arbeidet de gjør, opparbeider du tillit som er avgjørende for å skape en god dialog.
Hvordan kan du bruke dialog i praksis?
I denne delen skal vi se på hvordan du kan skape en god dialog med dine ansatte gjennom åpne spørsmål, aktiv lytting, og tilbakemeldinger i praksis.
1) Åpne spørsmål
Åpne spørsmål skaper trygghet og senker terskelen for å dele ideer, stille spørsmål og diskutere feil eller utfordringer. Dine ansatte vet sannsynligvis mer om sin egen jobb enn det du gjør som leder. Åpne spørsmål inviterer til å utdype, beskrive og forklare, mens lukkede spørsmål som kan besvares med “ja” eller “nei” gir mindre innsikt og kan signalisere at du som leder allerede vet best. Unngå spørsmål som starter med “hvorfor” fordi disse kan føre til et behov for å forsvare egne valg og handlinger. Fokuser heller på å få dine ansatte til å dele sine synspunkter og hvordan de tenker. Du kan trene på å stille åpne spørsmål. Her er noen forslag du kan bruke:
2) Aktiv lytting
Like viktig som å stille gode og åpne spørsmål, er det å virkelig lytte til svarene du får. Dette er en essensiell lederferdighet som krever at du er fullt tilstede i samtalen og viser genuin interesse. Du har blikkontakt, du viser med kroppsspråket at du er oppmerksom, og du responderer på innholdet i samtalen. Still oppklarende spørsmål hvis du er usikker på om du har forstått budskapet riktig. Når du lytter aktivt, gir det dine ansatte en opplevelse av å bli hørt og forstått, og det hjelper deg som leder å få en dypere innsikt.
Underveis i dialogen er det vanlig å oppleve økt engasjement eller følelser rundt et tema, eller at den andre kommer med kritikk eller synspunkter du er uenig i. Unngå å avbryte den som snakker. Du kan gå glipp av gode ideer og innspill, og avbrytelser fører til at ansatte ikke får fullført sine synspunkter og perspektiver, som kan vise seg å være nyttige for saken.
Som en del av å lytte aktivt bør du forsikre deg om at du har forstått den andre riktig. Oppsummer det den andre har sagt med egne ord og spør om det stemmer. Dette gir den andre muligheten til å oppklare misforståelser og utdype ytterligere.
Her er noen eksempler på hva du kan si:
Aktiv lytting er noe som kan trenes opp over tid ved at du er fullt og helt til stede i samtalene du engasjerer deg i, og gir tilbakemeldinger underveis i samtalen ut ifra det du faktisk hører og oppfatter.
Hvordan gir du tilbakemeldinger i praksis?
Å bli sett, hørt og anerkjent er viktig for oss alle, og tilbakemeldinger er et av de mest verdifulle verktøyene du har som leder. Tilbakemeldinger bidrar til dine ansattes mestringsfølelse og motivasjon, men også til at de vet om det de gjør, faktisk er det som forventes. En god tilbakemelding kjennetegnes av å være direkte, konkret og formidlet konstruktivt. Det betyr at den gis med respekt og empati, og tar utgangspunkt i handling fremfor person. Mange synes nok det kan være litt skummelt å gi konstruktive tilbakemeldinger, men de kan være helt nødvendige for å sikre at oppgavene holder tilstrekkelig kvalitet!
Foto/Video: KS/BehaviorLab
1) Anerkjennelse
Det er viktig å se og anerkjenne dine ansattes styrker og gode prestasjoner. Dette kan gjøres både en-til-en og i grupper. Bruk “jeg-utsagn” for å beskrive det du har observert, for eksempel: "Jeg la merke til at du tok initiativ til å løse utfordring X i møtet nå. Det var veldig bra!" i stedet for "Du er flink til å være proaktiv.” En anbefalt praksis er å bruke en 5:1-ratio, hvor du gir omtrent fem ganger så mye anerkjennelse som konstruktive tilbakemeldinger. Poenget er ikke at du skal føre oversikt over hvor mange tilbakemeldinger du gir av hvert slag, men at du bør være raus med anerkjennelse og ros. Dette opprettholder motivasjonen og gjør at konstruktive tilbakemeldinger blir mottatt mer positivt.
2) Konstruktive tilbakemeldinger
Alle har potensial for forbedring, selv om det kan være ubehagelig å ta opp. Gjort på en konstruktiv måte - altså med respekt og med fokus på de spesifikke handlingene som kan forbedres – er konstruktive tilbakemeldinger et lederverktøy som kan forbedre måten oppgaver utføres på.
Oppsummering
Dialog er sentralt i utøvelsen av lederrollen, og grunnlaget for en god dialog er en solid relasjon. Du vil oppnå mye ved å bry deg om dine ansatte og bli kjent med hvem de er utover jobben de gjør. Bruk åpne spørsmål og praktiser aktiv lytting for å skape en god dialog. Gi konkrete og tydelige tilbakemeldinger på en respektfull og vennlig måte. Dette legger grunnlaget for et miljø hvor medarbeiderne dine opplever mestringstro og motivasjon.
Oppgave
Ta utgangspunkt i en situasjon der du ønsker å gi en tilbakemelding til en av dine ansatte. Benytt deg av det du har lært i dette læringstrinnet og fyll ut vedlagte mal som en del av forberedelsen. Etter samtalen vurderer du hvordan det gikk; hva du er fornøyd med og hva du ønsker å forbedre neste gang.
Last ned malen her
→
