Tett samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og ansatte er avgjørende for å lykkes med å skape et godt arbeidsmiljø.
Et aktivt bidrag fra alle parter skaper et godt grunnlag for at du og dine ansatte trives på jobb, og for at arbeidet skal utføres på en trygg og effektiv måte. Dette må være på plass for å levere tjenester med god kvalitet til innbyggerne i kommunen.
Som leder samarbeider du med tillitsvalgte og verneombud i det som kalles det lokale partssamarbeidet, ofte organisert som en HMS- eller arbeidsmiljøgruppe. Dere vil møtes regelmessig for å diskutere, følge opp og sikre fremdrift i saker som angår arbeidsmiljø. Det kan for eksempel være saker relatert til stress og arbeidsbelastning, konflikter mellom ansatte eller forebygging av fysiske belastningsskader. Hvordan samarbeidet mellom partene og involvering av arbeidstakere skal foregå, er også beskrevet i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og i Hovedavtalen.
Formålet med partssamarbeidet er å sikre nødvendig forankring, medvirkning og fremdrift, for å utvikle og opprettholde et godt arbeidsmiljø. Avhengig av virksomhetens spesifikke behov og ressurser, kan det ut fra sak være aktuelt å invitere flere inn til gruppen, som ansattrepresentanter fra ulike fagfelt eller avdelinger, HR, HMS-rådgiver i kommunen eller bedriftshelsetjenesten. Dette er personer som har erfaring med å jobbe med arbeidsmiljø og som kan være en god støtte for HMS-gruppen. Det er imidlertid viktig å vurdere hvilke roller som er mest relevante, slik at gruppen forblir effektiv og målrettet.
Foto/Video: KS
For å sikre et godt samarbeid er det avgjørende at alle har en god forståelse av både sin egen og andres roller. Som leder bør du sørge for at dere har en felles forståelse av roller og ansvar tilhørende de ulike rollene i partssamarbeidet.
For å oppnå et trygt, helsefremmende og effektivt arbeidsmiljø har du også andre ressurser som kan bidra. Hver av disse aktørene har spesifikke funksjoner som kan være til nytte i utviklingen, implementeringen og oppfølgingen av tiltak, og sikre at arbeidsmiljøet ivaretas på en systematisk og helhetlig måte.
I forrige læringstrinn så vi på hvordan kartlegging av arbeidsmiljøet kan gjøres og hvordan man utvikler tiltak. Etter at tiltakene er satt inn i en handlingsplan, er det viktig å jobbe systematisk og kontinuerlig sammen med tillitsvalgte og verneombud for å sikre en effektiv implementering som gir ønskede resultater. For å lykkes med dette trenger dere en fast møtestruktur gjennom året for å diskutere oppfølging av pågående tiltak, nye utfordringer og/eller andre aktuelle saker.
Vanligvis er det du som leder, som kaller inn til møter og er ansvarlig for dette. Bli enige om hvor ofte dere skal møtes ut fra deres behov. Dette behovet kan variere, for eksempel kan det i perioder med omstilling være behov for mer hyppige møter, kontra mer stabile faser hvor det er naturlig å legge inn mer tid mellom hver gang. Det er også nødvendig å vurdere tilgjengeligheten til tillitsvalgte og verneombud og påvirkning på driften til avdelingen.
Du kan lese mer om bruk av dialog i modul 2, trinn 2 (ligger under "Hva skal til for å sikre et godt samarbeid?")
Godt samarbeid krever tillit og gode relasjoner mellom partene. Som leder bør du bruke tid på å bygge og vedlikeholde din relasjon til verneombud og tillitsvalgte. Vær nysgjerrig på hvem de er og hva de er opptatt av, både personlig og profesjonelt. Dere er avhengig av trygghet dere imellom for å snakke om utfordringer, avvik og uenigheter på en konstruktiv måte og finne frem til gode løsninger sammen. Still åpne spørsmål og bruk oppfølgingsspørsmål for å få mer informasjon. Sjekk gjerne at du har forstått ting riktig ved å repetere eller formidle din forståelse av det som blir sagt. Du kan lese mer om bruk av dialog i modul 2, trinn 2.
Vær varsom med hvordan du reagerer på dårlige nyheter. Vær nysgjerrig og forsøk å forstå mer om omstendigheter ved arbeidet som kan ha ført til feil eller problemer. Ved å fokusere på læring fremfor skyld, opprettholder du tillit og kan finne bedre løsninger på de utfordringene som foreligger.
Vis at du tar innspillene fra verneombud og tillitsvalgte på alvor og forklar dem hvordan du vektlegger ulike elementer når du prioriterer og tar en beslutning. Løft frem deres bidrag i prosesser og tiltak du jobber med, for å vise at du setter pris på arbeidet som er gjort. Ved å være en pådriver for et godt samarbeid, vil du ha bedre utgangspunkt for å håndtere eventuelle utfordringer som kan oppstå senere.
Som leder har du, som representant for arbeidsgiver, styringsrett. Denne retten gir deg myndighet til å lede, fordele og kontrollere arbeidet innenfor rammene av arbeidsforholdet. Du har ansvaret for å ta nødvendige beslutninger for virksomhetens drift, inkludert ansettelser, oppsigelser, fordeling av arbeidsoppgaver, og fastsettelse av arbeidstid og arbeidssted. Dette kan du også lese mer om i modul 1, trinn 3 (lenke) av dette kurset.
Det er imidlertid avgjørende at du balanserer denne styringsretten med medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud. Involver dem tidlig i prosessen, lytt til deres innspill, og vurder deres perspektiver før du fatter viktige beslutninger.
Når du skal ha møte med verneombud og tillitsvalgte for å diskutere konkrete saker, er det nyttig å bruke tid på å forberede deg. Identifiser hva du ønsker å få til, og sørg for at du vet hvilke begrensninger og hvilket mulighetsrom som finnes i de enkelte sakene dere skal diskutere. Tenk gjennom hva de andre partene vil være opptatt av.
I diskusjon om enkeltsaker vil du også oppleve uenigheter. Dette er en naturlig del av samarbeidet og kan være en viktig drivkraft for fremgang. Mangfold i synspunkter kan lede til bedre beslutninger og løsninger. Vær åpen for å endre mening basert på ny informasjon, og unngå fastlåste posisjoner som hindrer prosessen. Bruk spørsmål som "Hvorfor tenker dere slik?" for å få mer meningsfulle diskusjoner og en dypere forståelse for hverandres synspunkter.
Husk at din rolle som leder ikke er å ha fasiten, men å sørge for at dere sammen finner de beste løsningene innenfor den rammen dere har. Til slutt er det du som leder som har det siste ordet, og du må av og til ta tøffe og upopulære valg til det beste for virksomheten. I slike tilfeller er gode prosesser og tidlig involvering ekstra viktig for å sikre at alle synspunkter har blitt hørt og vurdert som en del av beslutningsprosessen.
Det kan være nyttig å gjennomføre en årlig evaluering av partssamarbeidet for å se hva som fungerer godt og hva dere kan forbedre. Statens arbeidsgiverportal har flere ressurser dere kan bruke til dette, inkludert en sjekkliste for rammer og samhandling. Bruk sjekklisten for å gjøre en vurdering av hvordan samarbeidet fungerer: Hva er de viktigste to-tre tingene dere er gode på, og hva er de viktigste to-tre områdene å forbedre for å få til et bedre samarbeid videre?
Last ned sjekklisten her
Kilde: Statens arbeidsgiverportal
Å jobbe med arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess, der læring er en forutsetning for forbedringsarbeidet du gjør sammen med tillitsvalgte og verneombud. Gjennom kontinuerlig læring kan dere håndtere problemer mer effektivt, noe som fører til bedre arbeidsprosesser og arbeidsmiljø, samt høyere kvalitet på tjenestene som leveres.
Et viktig element i en læringskultur er hvordan du responderer på feil. De fleste ønsker å utføre arbeidsoppgavene sine på best mulig måte. De færreste ønsker å gjøre feil eller påføre seg selv eller andre unødig arbeid, stress eller, i verste fall, skade. Samtidig vet vi at det kan være forhold rundt jobben som gjør det vanskelig å utføre arbeidet helt "etter boken." Når dere jobber med arbeidsmiljøet, er det nødvendig å forstå disse forholdene.
Når verneombud, tillitsvalgte eller ansatte kommer til deg som leder og forteller om feil eller utfordringer på arbeidsplassen, eller det blir meldt avvik i avvikssystemet dere har, er det viktig å fokusere på læring fremfor skyld. Skyld bidrar til at man unngår å fortelle om ting av frykt for negative reaksjoner eller konsekvenser. Da får du som leder mindre innsikt i de forholdene som påvirker arbeidsmiljøet.
Når feil håndteres på en måte som fremmer læring, bidrar det til at ansatte føler seg tryggere til å uttrykke bekymringer, stille spørsmål og dele ideer. Dette gjør at dere kan identifisere problemer tidlig og finne gode løsninger sammen.
Gjennom dette læringstrinnet har du lært at du ikke står alene. Du har et lag rundt deg bestående av tillitsvalgte, verneombud og andre støttespillere. Du trenger derfor ikke å ha alle svarene selv. Et godt partssamarbeid er grunnleggende for å bygge og opprettholde et godt arbeidsmiljø. Involver de rundt deg for å oppdage og håndtere utfordringer, samt finne forslag til hvordan arbeidet kan organiseres og gjennomføres bedre.
Gjennom systematisk arbeid, faste møtestrukturer, godt samarbeid og fokus på kontinuerlig læring får dere et godt utgangspunkt for å jobbe med arbeidsmiljøet. Sammen kan dere skape trivsel, redusere sykefravær, legge til rette for effektivt og trygt arbeid og sikre kvalitet i tjenestene dere leverer.
Klikk her for å gi din tilbakemelding
Seniorrådgiver
berit.sund@ks.no +4790818328
Fagsjef
Anne.Margrete.Fletre@ks.no +4791769524