“Fjellvettregler” for anskaffelser av journal

Å anskaffe journalløsninger er en langsiktig investering. Derfor er det viktig med godt gjennomtenkte veivalg, nettopp for å gi et så bra utgangspunkt som mulig for gode, innovative og bærekraftige løsninger.  Ikke minst vil nye pasientjournaler kunne bidra til å understøtte kommunenes behov for en «bedre arbeidshverdag for dem som jobber i tjenesten.

KS har i samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) utarbeidet “fjellvettregler” som vi håper kan inspirere kommunene til å ha et bevisst forhold til valgene og handlingene underveis i prosessen.

Fjellvettregel 1: Sett av tid og ressurser til gjennomføring av anskaffelsen

Å anskaffe nytt journalsystem krever et grundig forarbeid. Sørg for å ha kunnskap og riktig kompetanse i teamet. Innkjøpsfaglig, innovasjons- og utviklingsfaglig innsikt, teknisk kompetanse og behovseier(e) bør være representert. Teamet trenger et tydelig mandat og tid til å gjennomføre anskaffelsen.  

Fjellvettregel 2: Kjenn behovet ditt godt

Skaff deg oversikt over hvem som er potensielle brukere av et nytt journalsystem. Hvilke behov har de ulike aktørene og hvilke utfordringer ønskes løst med anskaffelsen?

Både LUP og KS har utviklet ulike verktøy som kan benyttes til slik kartlegging og komplekse anskaffelser innenfor journalområdet kan også med fordel krydres med tjenestedesigninnsikt.

Fjellvettregel 3: Søk samarbeid og læring med andre kommuner

Vurder hva mulighetene er for en fellesanskaffelse i samarbeid med andre kommuner. Å være på "langtur" sammen med andre gir økt sikkerhet, og noen å dele opplevelsene med. Det er også større sjanse for å få leverandørene interessert i oppdraget dersom flere kommuner går sammen om en fellesanskaffelse. Å lytte til erfarne fjellfolk er også en kjent suksessfaktor; finnes det kommuner som har erfaringer du kan lære av?

Fjellvettregel 4: Orienter deg i markedet

Sørg for å ha oppdatert informasjon om journalområdet og mulighetene som finnes. Det foregår en rivende utvikling hos store og små leverandører. Vær åpen for at andre enn kjente leverandører kan komme med løsningsforslag du selv ikke har tenkt på. Meld deg på nyhetsbrev hos leverandører, eventuelle demoer de presenterer og tester de er involvert i. Gjennomfør dialogaktiviteter av ulike slag, enten alene eller sammen med andre. Undersøk alltid hva de ulike leverandørene kan tilby på kort og lang sikt.

Om du før dialogen hadde sett for deg en bestemt løsning eller måte å gå videre på, er det som kjent ingen skam å snu dersom ny innsikt viser at det finnes alternative og bedre veier til målet.

Fjellvettregel 5: Velg anskaffelsesprosedyre tilpasset ambisjonsnivå

Gjør deg kjent med prosedyrevelgeren

Hvorvidt du ønsker å anskaffe de beste løsningene som foreligger i dag, eller å anskaffe utvikling av en ny løsning vil det ha betydning for hvilken prosedyre du kan velge. Husk at gode beskrivelser av ønsket funksjonalitet åpner for innovative løsninger. Detaljerte kravspesifikasjoner med mange må krav, har motsatt effekt.

Fjellvettregel 6: Benytt Felles rammer og anbefalinger som et underlag i arbeidet

Felles rammer og anbefalinger for fremtidige epj-anskaffelser er utarbeidet av KS sammen med kommuner for å understøtte kommunene i anskaffelsesprosesser. Dokumentet er utarbeidet for å skape felles retning på utviklingen av journalløsninger gjennom et felles underlag for utarbeidelse av kravstillinger. Dette for å møte kommunenes behov for effektive arbeidsverktøy på kommunenes premisser.

Les mer: Felles rammer og anbefalinger

Følg også med på nasjonale satsinger/løsningskomponenter, som også berører regionale og lokale journalløsninger.

Fjellvettregel 7: Lag avtaler som legger til rette for smidig samarbeid med valgte leverandør

Det er en god strategi å velge avtaler som åpner for innovasjon underveis i avtaleperioden. Lag gode avtaler som regulerer drift, vedlikehold, opplæring og utvikling på en ønsket måte. Vurder også om det er rom for å gjøre avtaler om å gå skrittvis og stegvis frem med smidige utviklings- og implementeringsløp.

Fjellvettregel 8: Innovasjonsprosjekter bør rigges for mulig anskaffelse fra start

Det går et tydelig skille mellom det som er et FoU-samarbeid med leverandørene, og en anskaffelse. Et FoU-samarbeid kan være smart med tanke på å få teste ut løsninger i mindre skala, men vær oppmerksom på at det ikke finnes en snarvei fra FoU-samarbeidet til kjøp og implementering av testet løsning. Det er derfor et godt råd å rådføre seg med innkjøpsavdelingen også i FoU-avtaler.

Webinar om anskaffelser 22. november