Nasjonal veileder for merking av dokumenter

En arbeidsgruppe bestående av kommuner, private aktører, Arkivverket, Kartverket, Fagforbundet og KS har sammen jobbet frem en rapport som blant annet inneholder en nasjonal veileder for merking av dokumenter.

Kommunene Trondheim, Oslo, Fet, Nye Namsos, Porsgrunn og Askøy kommune har sittet i arbeidsgruppa sammen med leverandørene Evry, Tieto, Acos, Dansk Scanning, Documaster, Geomatikk IKT og Ambita. Arbeidsgruppa har vært ledet av prosjektleder i KS, Michael Pande-Rolfsen.

Rapporten fra ArkivLett

ArkivLett har utarbeidet en oversikt over metadata som anbefales påført dokumenter ved arkivering. Det henvises i denne sammenheng til en egen oversikt som viser anbefalingene sammenstilt med beste praksis fra leverandørene. Oversikten er et vedlegg til rapporten/veilederen og kan være nyttig når man skal se sammenhengen mellom anbefalte verdier og verdier som har vært brukt fram til i dag.

Arkivtyper

Dokumenttype

Dokumenttype er et attributt (egenskap) for å kategorisere dokumenter. I Noark 5 er dette et attributt i objektet Dokumentbeskrivelse (M083 i Noark 5 metadatakatalog). Noark 4 kalte dette attributtet Dokumentkategori beskrevet i kapittel 14.3.10 i Noark-standarden. Typiske dokumenttyper vil være søknad, korrespondanse, avtale, vedtak, tegning, kart og foto for å nevne noen.

Arbeidsgruppen anbefaler følgende dokumenttyper:

Anbefalt tittel for dokumenter og journalposter

Dokument benyttes både om filer og om metadata som beskriver disse (filnavn, filtype, dato, innholdstype (mimetype), versjon, variantformat (produksjonsformat, arkivformat, sladdet format) med mer.

I tillegg til kategorisering av dokumenter i dokumenttype, bør det innføres standard titler for journalposter og dokumenter, eventuell standard start av/komponenter i titlene. Et dokument med dokumenttype TEGNING kan for eksempel ha tittel som starter med «Fasade» og kan ha valgbar fortsettelse, som «øst».

Arbeidsgruppen har anbefalt at det lages retningslinjer for føring av saks- og dokumenttittel i sakssystemet. Dette omtales som skriveregel. ArkivLetts anbefaling på dokumentets tittel eller del av tittel er også tittel på saksmappe og journalpostnivå. Dokumenttittel for hoveddokument er ofte det samme som journalpostens tittel. Oversikten inneholder også titler som kun anbefales til historiske saker. Ofte vil lov og forskriftsendringer gjøre at disse ikke lenger er aktuelle i nye saker.

Prosesskategori

Det nasjonale kravdokumentet eByggeSak spesifiserer prosesskategorier som sakene behandles etter. Dette er også de samme kodene som benyttes for søknadstyper og som angis gjennom Fellestjenester BYGG. Følgende prosesskategorier anbefales påført dokumentene ved arkivering ved saksbehandling med eByggeSak:

1.1.1         Klassering

Klasse (også kalt arkivkode) kan benyttes for å identifisere eiendom i arkivet. Selv om GeoIntegrasjon innførte matrikkelnummer, er det få saker ut over byggesaker der dette er påført. Klassifikasjonen er derfor den mest aktuelle koden for å gjenfinne byggesaker for en gitt eiendom.

Det er flere utfordringer her:

• Det er svært varierende syntaks, ikke bare mellom kommunene, men også mellom sakene i de enkelte arkivene
• Det varierer om kommunenummer er del av påført matrikkelnummer
• Kommunenummeret endres for kommuner berørt av regionreformen
• Kommunenummeret endres for kommuner berørt av kommunesammenslåinger
• Gårdsnummeret endres for mange eiendommer i kommunen berørt av kommunesammenslåing

For å skille mellom saker der det er påført festenummer, men ikke kommunenummer og saker der det er påført kommunenummer, men ikke festenummer, bør skilletegnet mellom kommunenummer og gårdsnummer være et annet enn mellom øvrige ledd. Tradisjonelt er skråstrek mest benyttet som skilletegn mellom leddene i matrikelnummeret.

Anbefalt syntaks: kommunenummer-gårdsnummer/bruksnummer[/festenummer][/seksjonsnummer].

Klasseringen kan også benyttes for å angi prosess. I kommunene er det K-kodesystemet fra Kommuneforlaget som er mest benyttet. K-kodene inneholder fagklasser for byggesaksområdet (L4-serien), men skiller ikke på forskjellige prosesser for for eksempel ett- og totrinns behandling. Men klasseringen kan benyttes for å angi at dette er en byggesak og at resultatet derfor kan være aktuelt for senere byggesaker.

Primær klassering vil oftest være matrikkelnummeret. Klasse for byggesak vil være sekundær klassering.

Grunnet det langsiktige tilgangsbehovet er byggesaker oftest arkivert i egne arkivdeler som ikke avleveres. Prosessangivelsen som normalt ligger i klasseringen er dermed håndtert på et høyere nivå i hierarkiet.

Øvrige metadata

Øvrige metadata er: