Profesjonelle innkjøpsmiljøer bygges gjennom kompetanseheving

Kronikken av Helge Eide, områdedirektør Samfunn, velferd og demokrati KS og Tommy Hestem, styreleder KS Innkjøpsforum, sto også på trykk på Anbud365, 30. juni 2021.

Kommunenes investeringer og tjenesteleveranser er avhengig av at kommunene kjøper profesjonelt.

Det er lett å være enig i målsettingene i innlegget til Samfunnsbedriftene i Anbud365 den 31.mai, der de oppfordrer til å etablere flere kommunale innkjøpssamarbeid. Bare å satse på å nå målsettingene gjennom sentralisering og omorganisering er imidlertid ikke tilstrekkelig, slik KS og KS Innkjøpsforum (KSI) ser det.

Styrking av de kommunale anskaffelsesmiljøene med flere heltids innkjøpere og stadig kompetanseutvikling er en viktig og pågående utvikling. Kommunal sektor organiserer nå anskaffelsene slik at innkjøperne er strategiske medspillere for å oppnå både administrative og politiske målsettinger og samfunnshensyn som for eksempel miljø og gode arbeidsvilkår.

Det er krevende å ha denne helhetskompetansen med inn i alle anskaffelser kommunene gjennomfører. I tillegg må kommunene også alltid ta utgangspunkt i lokale forutsetninger både for å utforme konkrete beskrivelser av de behov som skal dekkes og for å ivareta lokalt næringsliv.

Anskaffelsesfaget må få nødvendige rammebetingelser, men også tidlig nok komme med i de lokale kommunale utviklings- og arbeidsprosessene. Å sentralisere innkjøpet fører derfor også med seg enda større ansvar for å hente inn og ivareta lokale behov. Samtidig må det sentrale innkjøpsmiljøet jobbe for å øke den enkelte deltakerkommunes bestillerkompetanse for at vi skal kunne ta ut de effektene som følger av sentraliseringen.

Et hensiktsmessig innkjøpssamarbeid
KS og KSI mener at organisasjonsformen ikke er det viktigste i seg selv for å sikre kommunenes profesjonelle innkjøpsvirksomhet. Både store og mindre kommuner og kommunale selskaper samarbeider innenfor mange kategorier lokalt, regionalt og nasjonalt allerede i dag. Hva som er et hensiktsmessig innkjøpssamarbeid vil kunne variere fra kontrakt til kontrakt. Enkelte kontrakter håndteres best av den enkelte kommune, andre kontrakter kan være egnet til mer ad hoc innkjøpssamarbeid, og andre kontrakter kan være egnet for mer formelle innkjøpssamarbeid. Hvilken organisasjonsform som er egnet i det enkelte tilfelle vil også kunne bero på en rekke faktorer, som for eksempel hvilke typer kontrakter samarbeidet skal håndtere (innkjøp knyttet til IKT, helse, renovasjon eller enkle «hyllevarer»), hvor mange kommuner som deltar i samarbeidet, kommunenes behov og ønske om kontroll og styring over innkjøpssamarbeidet, forholdet til anskaffelsesregelverket etc.

Rapporten «Kommunalt innkjøpssamarbeid», som Oslo Economics, Inventura og NIVI Analyse har levert på oppdrag fra Nærings- og fiskeridepartementet, viser også dette. Etablering av selskaper kan passe for noen, og som et supplement for enkelte oppgaver. Likevel må kommunene unngå at det blir for stor avstand mellom egen ledelse og innkjøpssamarbeidene som skal forvalte avtaleporteføljen for det aktuelle kommunefellesskapet.

Av denne grunn bør styring og utvikling komme fra kommunene selv. Spesielt viser rapporten at kommunene er på god vei til å finne måter å dekke sine behov, oppnå samfunnsmål, ivareta gode konkurranse- og markedsituasjoner og samtidig utvikle mindre bedrifter og lokale aktører. KSI satser på å bidra til enda bedre delingsarenaer for våre medlemmer, uavhengig om de kommer fra et innkjøpssamarbeid eller en enkeltstående kommune, slik at de kan ivareta kommunenes investeringer og tjenesteleveranser enda mer profesjonelt og trygt fremover.

Frivillighet og respekt for det lokale selvstyret
Det er den enkelte kommune som er best egnet til å avgjøre om det er hensiktsmessig å inngå i et innkjøpssamarbeid. Samordning av innkjøp må være basert på frivillighet og respekt for det lokale selvstyret.

Derfor jobber også mange nasjonale veiledere for å utvikle gode standarder og metodeverk, spre kunnskap og bidra til forankring av anskaffelsesfunksjonen. KS og KSI, DFØ, Standard Norge og flere andre aktører jobber aktivt med utvikling av faget, skape møteplasser og medvirke til kompetanseheving og profesjonalisering av innkjøpsfaget.

KS og KSI mener at vi må sikre at ALLE kommuner, interkommunale samarbeid og fylkeskommuner kan nå målet om profesjonalitet og effektivitet i sineanskaffelser.

KSI etablerer nå arenaer for kompetanseutvikling, forslag til standarder for rapportering og veiledning som gjør at det ikke er organiseringen av innkjøpsfunksjonen som er det avgjørende. Det må heller være kompetansen og ressursene til innkjøpsfunksjonen som er det viktigste suksesskriterium for om Norges kommunale innkjøpere klarer å ivareta kommunenes strategiske målsettinger.