Halden kommune reduserer sykefraværet også under koronaen

Det viktigste stikkordet er gjennomføring. De drøyt 100 lederne i Halden klarer nå å skape gjennomføring på det de beste gjør for å lykkes (beste praksis). Oppskriften til de som lykkes har blitt kartlagt grundig gjennom work shops. Deretter er oppskriften presentert og akseptert blant samtlige. Arbeidet startet allerede i fjor høst.

- Det dreier seg om å sette de bestes praksis i system og få alle til gjennomføre. Dette har Halden lykkes med, og vi begynner nå å se dette også gjennom resultatutviklingen vår, sier kommunedirektør i Halden kommune, Roar Vevelstad (bildet under).

Størst endring, sammenliknet med samme periode i fjor, har det vært innenfor de største virksomhetsområdene undervisning, oppvekst og kultur og helse og omsorg.  

• Undervisning oppvekst 18,2 prosent reduksjon
• Helse og Omsorg 12,9 prosent reduksjon
• NAV mer enn 17,6 prosent reduksjon
• Sentral/felles 16,7 prosent  reduksjon

94 prosent av tjenesteområdene til kommunen viser nedgang i sykefraværet de siste ni månedene sammenliknet med fjoråret. Totalt har besparelsene i perioden vært på mer enn 12 millioner kroner mot tilsvarende periode året før. Korttidsfraværet utgjør da mer enn 900.000 kroner. Totalt er fraværet redusert med 1,37 prosentpoeng eller 15 prosent. 

Kommunen antar at denne utviklingen med reduksjon av fraværet vil fortsette fordi det er lagt et godt grunnarbeidet.

Lærlingene Anne-Marie Rødven og Wicktoria Matyjanowska jobber på Iddebo sykehjem i Halden. 

- Det er selvfølgelig mange forhold som påvirker resultatene. Uansett, at det her er organisasjonens egne ledere som sitter på oppskriften og presenterer den videre, ikke eksterne konsulenter eller HR, er vesentlig. «Not invented by us» er kanskje det største hinderet for endring, sier Roar Vevelstad.

På spørsmål om hvordan kommunen skal få til å redusere sykefraværet ytterligere svarer kommunedirektøren at det vil handle om å forsterke de gode aktivitetene ytterligere. Ledere på ulike nivåer skal fortsette å etterspørre aktiviteter i enhetene. Arenaer for utveksling av beste praksis og erfaringer skal fortsette, ledere skal være tett på og bry seg. Systematisk bruk av feedback gir et kjempegrunnlag for en videre positiv utvikling.  

Konsulentselskapet People@Work og Halden kommune, som har samarbeidet denne perioden, er overbevist om at oppskriften finnes i alle norske kommuner.

- Sykefraværet er roten til alt ondt. Det går utover medarbeidertilfredsheten, brukertilfredsheten og kvaliteten på de tjenestene kommunen leverer, sier Anders H. Sætre i People@Work. I tillegg er det en mulighet for å spare millioner av kroner som kan brukes på andre ting. I 2018 kostet korttidsfraværet (første 16 dager) Halden kommune mer enn 27 millioner kroner…

Anders H. Sætre i People@Work er fornøyd med samarbeidet med Halden kommune om å redusere sykefraværet. 

Lederne i Halden kommune er enige om 36 beste-praksis-punkter som er avgjørende for å lykkes. Gjennom trening i hverdagen på rett aktivitet kommer resultatene. Alle lederne i Halden evaluerer seg hver måned i People@Works feedback og treningsapp. Her «ser de seg selv i speilet» og vurderer i hvilken grad de selv opplever å ha lykkes i egen hverdag. Videre bestemmer alle seg hver måned for hva de skal gjøre bedre eller annerledes neste måned. Det hele har blitt akseptert som en arbeidsform. I tillegg til egentrening og evaluering får medarbeiderne feedback og sekundering fra medarbeiderne. Opplever de beste praksis i sin hverdag? Uten feedback ingen endring.  

- Det å redusere sykefravær er ikke et prosjekt, sier kommunedirektøren. Det må arbeides med kontinuerlig. Nærværsarbeidet må etablere seg som en kultur i kommunen. Det er det vi er i ferd med å få til nå, selv i koronatiden! 

- Har Halden knekt sykefraværskoden?

- Jeg syntes et viktig poeng at i alle norske kommuner er det ledere som har knekt sykefraværskoden. Det handler om å sette det hele i system, akseptere beste praksis og lykkes med gjennomføringen. Sånn sett har Halden kommune knekt fraværskoden fordi de forstår at løsningen ligger hos dem selv, sier Anders H. Sætre.

- Hva har vært utfordringene, hva har vært lettere enn man kanskje trodde?

- Utfordringen var å kartlegge og finne de 36 punktene som vi nå er enige om. Heldigvis begynner vi nå å få erfaring fra en rekke tilsvarende prosjekter slik at de blir enklere å kjenne igjen. Ellers er første samling alltid krevende sett fra People@Works ståsted. Vi skal få veldig mange ledere til å endre seg å tenke på en annen måte enn de har gjort tidligere. De må også akseptere å bli målt og «sett i kortene». Jeg er imponert over hvordan lederne i Halden kommune har tatt feedback. Alle lastet ned appene på samling og fikk resultater der og da.

Avdelingsleder Anne Gerd Dybedal Mathisen og spesialsykepleier Eva Marie Kingsrød på Iddebo sykehjem. 

- Hva slags samarbeid med People@work er det snakk om?

- People@Work gjennomfører en prosess etter en bestemt rekkefølge som er lik hver gang: 

1. Forankring hos toppledelsen
2. Kartlegging av beste praksis
3. Forankring av beste praksis
4. Måling og analyse
5. Treningssamlinger første året

- Vi jobber altså både med en prosess samt at vi implementerer en feedback- og treningsapp som støtter prosessen. Etter vi har satt prosessen og arbeidsformen er målet at kommunen skal drifte og gjøre jobben selv i hverdagen. Her skal de ikke være avhengig av eksterne konsulenter, sier Anders Sætre.   

Siden 04. februar har vi ikke kunnet treffes på grunn av Korona, men alle lederne trener hver måned. De evaluerer seg selv, de evaluerer fokusområdene sine og de velger seg treningspunkter i hverdagen. Leders leder følger opp at ledere evaluerer seg og trener. Refleksjonene til hver enkelt blir som en treningsdagbok og disiplinen for å trene er svært god!

- Hva kan andre kommuner lære av dette sykefraværsarbeidet?

- Først å fremst vil jeg si at jeg vet at mange kommuner jobber godt med nærværsarbeid. Det andre kommuner kan være mere bevist på er at de gode historiene og beste praksis ofte også kan ligge i egen organisasjon. Ledere må ansvarliggjøres når det gjelder å sette fokus nettopp på beste-praksis aktivitetene som en løpende aktivitet. Det må bygges en kultur for dette. En kommune bygger ikke kultur gjennom å jobbe mot enkeltpersoner med høyt fravær. Vi må nok gjøre det også i fremtiden, men det er ikke her nøkkelen ligger, sier kommunedirektør Roar Vevelstad.

Det hele starter med forankring fra toppleder. I kommuner betyr dette rådmann eller kommunedirektør. FAFO og forsker Lise Lien med flere har grundig dokumentert at det er lederaktiviteter som fungerer for å skape lavere fravær. Det vi ser gang på gang er at disse aktivitetene handler i stor grad om «god ledelse». Når lederne evner å gjennomføre disse får de ikke bare ned fraværet men også opp medarbeidertilfredsheten.