Trinn 3 – Konkretiser tiltak og ansvarsfordeling i kommunens virksomheter

Omstilling til sirkulær økonomi vil kreve at kommunen utfordrer og endrer etablerte roller i kommunen. Dette arbeidet er krevende, fordi nye roller ofte vil kreve utvikling av nye lederskapsstrategier. Det vil kreve investering i kompetansebygging og kunnskap om sirkulære modeller og materialer i kommunen.  

Siden overgangen til en sirkulær økonomi vil omfatte de fleste virksomhetene i kommunen, er det viktig at strategiene fra temaplanen og aktivitetene fra handlingsdelen med økonomiplan blir konkretisert i tiltak fordelt på kommunens enheter. Tiltakene kan beskrives og fordeles gjennom kommunens virksomhetsplaner.

Stegvis fremgangsmåte

1. Fordel ansvar og konkretiser tiltak 

For å sikre koordinert handling mellom avdelinger og progresjon i tiltakene, må ansvar for sirkulær økonomi være tydelig definert på alle nivåer i kommunen eller fylkeskommunen.  

• Definer hvilken avdeling som er overordnet ansvarlig for å koordinere og følge opp sirkulær økonomi.  
• Beskriv hva et overordnet ansvar for sirkulær økonomi innebærer og hva forskjellen på det overordnete ansvaret og ansvaret til linjeledere og andre støttefunksjoner er.  
• Fordel ansvarsoppgaver på avdelingene, for eksempel hvem som er ansvarlig for å utarbeide planer under tematiske områder
  • utarbeide datagrunnlag og målemetoder
  • gjennomføre analyser  
  • bygge kompetanse internt  
  • følge opp status og rapportere resultater til ledelse
• Vurder å ansette dedikerte fagrådgivere for sirkulær økonomi med ansvar for strategi, opplæring og relasjonsbygging med eksterne interessenter.
• Invester i opplæring i sirkulær økonomi av ledere, omfattende: 
  • Kommunestyret, inkludert ansvarlige for eierstyring 
  • Overordnet leder for sirkulær økonomi 
  • Avdelingsledere som er ansvarlige for å implementere konkrete tiltak i temaplan og/eller handlingsplan  
  • Ledere med ansvar for ulike aktører i samarbeidsrelasjoner og partnerskap
  • Ledere i stabsfunksjoner, som virksomhetsstyring, økonomi og administrasjon
  • Innkjøpere

Tiltakene bør konkretiseres for å sikre samsvar mellom ambisiøse mål og strategier satt i tema- og handlingsplanen:  

• Konkretiser tiltaket med en beskrivelse av hva som skal gjennomføres og når det skal være gjennomført.
• Fordel tiltakene etter tema og type.  

2. Opprett arbeidsgrupper på tvers av avdelinger 

For å redusere silotankegang, fange opp ideer bredt i organisasjonen og styrke eierskap til sirkulær økonomi på tvers av avdelinger bør kommunen sette opp horisontale arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene kan brukes til å identifisere og sammenstille innspill fra ansatte, koordinere utvikling av planer og følge opp tiltak, samt styrke kapasitet og kompetanse. 

For å gi tyngde til slike arbeidsgrupper er det viktig at deltakerne har nok senioritet til å drive intern diskusjon og forankre prioriterte tiltak. Det bør også investeres i kompetansehevingstiltak og deltakelse i ressursnettverk for å gi støtte til koordinerende fagressurser. 

3. Oppdater nøkkelprosesser og -funksjoner 

Innarbeid mål, krav og forventinger til sirkulærøkonomiske hensyn i styrings- og driftsprosesser på tvers av virksomhets- og tjenesteområder, og i ulike funksjoner. Funksjoner og prosesser som er sentrale å oppdatere med krav som fremmer sirkulær økonomi er eierstyring og innkjøp: 

Eierstyring
For å sikre at selskapene kommunen eier bidrar til den overordnede strategien for sirkulær økonomi, bør det utøves aktiv og bevisst eierstyring. Interkommunale selskaper (IKS) og kommunalt eide aksjeselskaper vil være viktige i omstillingen til en sirkulær økonomi.  

Det er kommunestyret som er ansvarlig for eierstyring i kommunen. Bruk av styringsmekanismer bør være i tråd med standarder og anbefalinger om god eierstyring, som beskrevet i aksjeloven og i KS’ anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll. 

Relevante oppfølgingspunkter for å fremme sirkulær økonomi gjennom eierstyring er: 

• Sett tydelige forventninger og krav til sirkulær økonomi i eierstyringsdokumentene til selskaper hvor dette er relevant.
  • I en eierstrategi bør kommunen tydeliggjøre hvilke mål, forventninger og krav som settes til selskapet i overgangen til en sirkulær økonomi.
  • I tilfeller der flere kommuner er deleiere (f.eks. i IKS), bør kommunene sende felles styringssignaler for selskapets rolle i overgangen til en sirkulær økonomi.
• Sørg for at selskapenes styre har tilstrekkelig kompetanse om sirkulær økonomi.
  • • Kommunestyret, representantskapet og generalforsamlingen bør ha god kunnskap om eierskapsstrategien og forventningene til selskapenes rolle i omstillingen til en sirkulær økonomi, slik at valg og vedtak av budsjett og økonomiplan tar hensyn til dette.
• Hold jevnlige eiermøter for å diskutere strategi, utfordringer og muligheter knyttet til sirkulær økonomi.
• Inkluder sirkulær økonomi i planen for eierskapskontroll, og få selskapene til å rapportere om planer, progresjon og resultater regelmessig.
  • Risikoen for at selskapene ikke operer i tråd med vedtatte mål for sirkulær økonomi bør vurderes som del av planen for eierskapskontroll.
  • Forvaltningsrevisjoner for å etterprøve i hvilken grad vedtak blir fulgt opp bør også vurderes.