Behov for politisk forankring ved kjøp på statlige fellesavtaler

For å kunne vurdere fordeler og ulemper med nasjonale fellesavtaler for kommunal sektor trengs erfaringer. Brevet er derfor kun en invitasjon til deltagelse i et pilotprosjekt. KS Innkjøpsforum (KSI) har mottatt flere henvendelser fra kommuner og kommunale innkjøpssamarbeid som lurer på hvordan de skal respondere på tilbudet.

KS understreker at kommunenes tilslutning til pilotprosjektet er basert på frivillighet og respekt for det lokale selvstyret. Ingen kommuner eller fylkeskommuner skal tvinges til å delta i nasjonale fellesavtaler. Avgjørelsen om kommunen skal delta i en statlig fellesavtale bør være politisk forankret. De lokale konsekvensene må være klarert med politisk ledelse, slik at en fremtidig kontrakt leverer resultater i samsvar med kommunens strategiske målsetninger.

Det er argumenter både for og mot økt samordning av innkjøp og bruk av nasjonale fellesavtaler i kommunal sektor. Fellesinnkjøp kan føre til reduserte transaksjonskostnader og bedre betingelser for kommunene som deltar. Samtidig kan brukermedvirkning og kontraktsoppfølging være mer krevende for store fellesavtaler. Det er også viktig at samordning og fellesavtaler innrettes slik at det ivaretar konkurransen i leverandørmarkedet på en samfunnsøkonomisk bærekraftig måte.

Nasjonale fellesavtaler er heller ikke egnet for alle typer anskaffelser. Egnetheten vil trolig variere fra kommune til kommune. Større fellesavtaler egner seg i hovedsak best når behovet er likt på nasjonalt nivå, leverandørmarkedet er internasjonalt/nasjonalt og det er store transaksjonskostnader å spare (som for eksempel kompetanse/kapasitet). Det krever god analyse av konkurransesituasjonen i markedet i forkant av en slik stor nasjonal avtale, og det bør ikke inngås avtaler i bransjer der offentlig sektor er for dominerende som kunde til å kunne opprettholde en sunn konkurranse ved inngåelse av slike fellesavtaler.

Hver enkelt kommune må derfor vurdere konkret om de ønsker å delta i pilotprosjektet ut fra sine behov, leverandørmarkedet og andre lokale forhold.

Relevante momenter for vurderingen

Momenter som kan være relevante å drøfte for kommuner og fylkeskommuner når de skal ta avgjørelsen om mulig tilslutning til statlige fellesavtaler er blnt andre:

• Kommunen bør legge en strategi for samhandling om anskaffelser der det gis føringer for hvilke typer kjøp som kan gjøres lokalt, regionalt eller nasjonalt.
• Samhandlingsstrategien bør helst være koordinert med de anskaffelsessamarbeid som faller naturlig, og der deltagelse i nasjonale avtaler eventuelt kan passe inn.
• Samhandlingsstrategien bør omfatte en analyse av egen situasjon på ulike kategoriers behov.
• Dialog med markedet bør gjennomføres for å få kunnskap om hvorvidt markedet tåler nasjonale avtaler og eventuelt når kommunen heller bør holde konkurransene åpne også for lokale leverandører.
• Bevissthet rundt hvilke strategiske krav og mål kommunen har innenfor det aktuelle anskaffelsesområde. Vil en nasjonal avtale levere på kommunens forventede formål og effekt?
• Hvordan blir effekten målt og rapportert tilbake til politisk og administrativ ledelse for å dokumentere gevinsten?
• Finnes det alternative måter å dekke behovet på?
• Blir nødvendige krav til bærekraft og innovasjon ivaretatt?
• Risikovurderinger rundt leveransesituasjon, utarming av leverandørmarkeder og konkurransesituasjon.
• Blir hensynet til et bærekraftig næringsliv og gode sosiale samfunnsforhold ivaretatt på sikt?
• Er handlingsrommet for dialog og oppfølging godt nok i kontrakten slik at kontrakten ivaretar tett samhandling med leverandør også under kontraktsperioden?
• Blir opplæring og implementering ivaretatt godt nok, også lokalt?

Ved behov for å diskutere disse spørsmålene nærmere, ta kontakt med KS Innkjøpsforum (KSI)

• «Innkjøpssamarbeid i kommunesektoren» Rapport utarbeidet for Nærings- og fiskeridepartementet, Av Oslo Economics, med Inventura og NIVI Analyse (2020-2021)