Dersom tjenesten er avhengig av ny teknologi, nye produkter eller annen bistand fra eksterne samarbeidspartnere, må kommunen gjennomføre anskaffelser. Vurder om det også er behov for å anskaffe bistand knyttet til kompetanseheving og rådgivning.

Start med å utarbeide konkurransestrategi, gjennomføringsplan og konkurransegrunnlag. Sørg for at innkjøpsavdelingen er involvert, og tenk godt gjennom hvordan anskaffelsen best kan gjennomføres for å:

-  Sikre at innsikten og de identifiserte behovene reflekteres i anskaffelsesdokumentene på en måte som leverandørene forstår.
-  Sikre konkurranse blant leverandører.
-  Gi rom for innspill fra leverandørmarkedet.
-  Gjøre fornuftig vekting mellom pris og kvalitet (billigst er ikke alltid best!)

For mer veiledning i denne prosessen, se:
Difis fagsider om anskaffelser
Nasjonalt program for leverandørutvikling

God planlegging er nøkkelen til en smidig og vellykket implementering. Utarbeid en konkret og pragmatisk plan for gevinstrealisering i tett dialog med ansatte som skal jobbe på nye måter. Vurder hvem som skal ha ansvar for å følge opp gevinstene og hvordan.

Ansatte trenger ikke bare forstå hva de selv skal gjøre. De må også forstå hvorfor, hva som skjer før deres arbeidsoppgave starter, og hva som skjer etterpå. Nye arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar må derfor dokumenteres på en strukturert, enkel og forståelig måte. På den måten forstår hver ansatt at hun/han er en viktig brikke i den nye, helhetlige tjenesten.

Når planer for implementering av nye løsninger kommuniseres, er det vanlig at ansatte blir bekymret for hva endringen betyr for deres arbeidssituasjon. Hvordan påvirker dette meg? Mister jeg jobben? Det er viktig å sørge for at ansatte opplever at deres behov blir ivaretatt. Ansatte bør hele tiden bli minnet på hvorfor det gjennomføres en endring, og hva det betyr for den enkelte.

Implementer den nye løsningen etter planen. Forbered ansatte til å jobbe etter ny praksis ved å sørge for god opplæring.

Ofte er det også nødvendig å forberede brukerne på å ta den nye tjenesten imot. Informer dem godt, styr forventningen til den nye tjenesten, og gjennomfør brukeropplæring der det er behov.

Ved større endringer bør implementeringen skje gradvis for å kunne lære underveis, og redusere risiko. Start gjerne med ett geografisk område eller én avdeling, og når stabil drift er oppnådd der kan tjenesten skaleres opp.

Det er på tide å fase ut prosjektet og la linjen overta ansvaret for den nye løsningen og gevinstrealiseringen. Under overleveringen bør dere dele læringspunkter fra prosjektet og legge til rette for oppfølging av den nye tjenesten.

Evaluere og oppsummere resultater
Vurder hvorvidt prosjektet har oppnådd opprinnelig målsetning, hva som har gått bra, og hva som er viktige forbedringspunkter. Bruk fakta om prosjektresultater og snakk med mennesker som har vært involvert i prosjektet. Dokumenter evalueringen i en sluttrapport. Se Prosjektveiviseren for råd til hva en slik rapport bør inneholde.

Planlegge oppfølging i drift
Definer hvordan måling av gevinster skal foregå i drift. Følg verktøyet for gevinstplanlegging. Definer også hvordan dere skal fange opp feil i tjenesten, følge opp leverandører og iverksette korrigerende tiltak. Begynn gjerne å trene på å gjøre oppfølging i driftsmøter mens prosjektet fortsatt pågår.

Gi ansvaret over til linjen
Overlever prosjektet til drift i et møte hvor sluttrapport, gevinstrealiseringsplan og ROS-analyse gjennomgås. Legg til rette for at linjen lærer fra de viktigste prosjekterfaringene. Forankre linjens ansvar for videre arbeid med gevinstrealisering på alle nivåer.