Dere kan unngå kostnader ved å:

• Redusere antall oppgaver som utføres
• Bruke færre ressurser på samme oppgave
• Reforhandle leie-/avtaler med leverandører

Under følger en enkel veiledning til hvordan de ulike gevinstene over kan beregnes. Beregning av gevinster krever at man bryter ned det man skal beregne bit for bit, og setter tall på det. Det er viktig å dokumentere hvert steg på en strukturert og oversiktlig måte. Sett opp enkle tabeller med beregninger og noter usikkerheter og forutsetninger. 

Husk - det er lov å estimere, men forankre dine estimater med noen som kjenner til oppgaven, ressursbruken eller andre ting dere beregner. Se også verktøyet Statistikk og tall for flere nyttige tips og råd. 

Redusere antall oppgaver

Start med å beregne hvor mye det koster å utføre oppgaven per i dag. Estimer videre hvor mange oppgaver som vil unngås per år. Multipliser antall unngåtte oppgaver med dagens kostnad per oppgave. 

Redusere forbruk

For eksempel: ved digitalisering av saksbehandlingen kan kommunen spare porto og papir. Dere kan beregne denne gevinsten gjennom å estimere dagens porto- og papirforbruk og potensiell reduksjon. 

Reforhandle avtaler

Gevinsten kan beregnes som forskjellen mellom dagens og fremtidens pris i avtalen. Estimer fremtidens pris basert på dialog med leverandører og/eller sammenlikninger fra andre kommuner.

Dere kan spare tid ved å:

• Redusere antall oppgaver som utføres
• Bruke mindre tid på samme oppgaver

Under følger en enkel veiledning til hvordan de ulike gevinstene over kan beregnes. Hold en tett dialog med avdelingsledere/enhetsledere og første linje under utarbeidelsen av slike estimater. Det er viktig at estimatene er realistiske og har rot i virkeligheten. 

Se også verktøyet Statistikk og tall for flere nyttige tips og råd. 

Redusere antall oppgaver

Start med å estimere hvor mye tid ansatte bruker på oppgaven per i dag. Estimer videre hvor mange oppgaver som vil unngås per år. Multipliser dagens tidsbruk med antall unngåtte oppgaver per år.

Bruke mindre tid på samme oppgave

Estimer hvor mye tid ansatte bruker på oppgaven i dag, og hvor mye tid som vil brukes på oppgaven i fremtiden. Beregn besparelsen per oppgave, og multipliser dette med antall oppgaver som utføres per år.

Alternativt kan dere estimere dagens og fremtidens tidsforbruk knyttet til oppgaven per medarbeider som utfører oppgaven. Beregn besparelsen per medarbeider, og multipliser den med antall medarbeidere som utfører oppgaven.

Husk at kvalitetsgevinster bør vurderes for å få et godt beslutningsunderlag og for å kunne måle forbedringer i kvaliteten over tid.

Kvalitetsgevinster vurderes ved hjelp av:

• Resultatindikatorer
• Subjektiv vurdering på skala fra 1 til 5

Resultatindikatorer

Kvalitetsgevinster skal på samme måte som unngåtte kostnader og spart tid ha resultatindikatorer som følges opp over tid. Se verktøyet Statistikk og tall for mer detaljer om dette. 

Subjektive vurderinger

Vurder kvalitetsgevinster på skala fra 1 til 5. Skalaen er definert i malen for gevinstanalyse. Gjør denne vurderingen på bakgrunn av samtalene med brukere, pårørende og ansatte i tjenesten.

Første fase i gevinstrealisering handler om å lage en oversikt og vurdering av gevinster.

Begynn med å ta i bruk gevinstkartleggingsmalen. Her er det to deler. Første del er en endrings- og gevinstoversikt som du selv kan lage for å kartlegge hvilke gevinster prosjektet ønsker å oppnå.

Andre del av kartleggingsfasen er gevinstanalysen. Dette er en kost-nytte analyse som gjennomføres før prosjektet settes i gang. Det er ikke mulig å eksakt anslå hva gevinstene kommer til å bli, men det er mulig å gjøre estimater for å kartlegge om nye løsninger vil være økonomisk lønnsomme. I denne malen kan unngåtte kostnader, spart tid, økt kvalitet, og økte kostnader til investering og drift kartlegges.

Malene vil hjelpe med å:

• Definere gevinster
• Beregne gevinster
• Vurdere gevinster mot kostnader

Andre fase i gevinstrealisering handler om å lage en  gevinstplan. Her er det viktig å vurdere hvordan planlagte gevinster skal realiseres, hvem som skal ha ansvar, når tiltak skal være iverksatt og hvordan gevinstene skal følges opp. I gevinstplanen må det defineres hvordan spart tid og unngåtte kostnader skal omsettes.

Malen vil hjelpe med å:

• Utarbeide gevinstrealiseringstiltak
• Etablere oppfølgingsstrukturer
• Tildele roller og ansvar

Tredje fase i gevinstrealisering handler om å måle og følge opp gevinster som prosjektet oppnår. Dette kan gjøres ved å ta i bruk malen for gevinstoppfølging. Dette skjer gjennom å analysere gevinstene over tid. Her er det viktig å lære underveis og følge opp avvik i gevinster med korrigerende tiltak.

Malen vil hjelp med å:

• Måle gevinster
• Feire resultater og fange opp avvik
• Iverksette korrigerende tiltak