Innovasjonsbarometeret 2020 viser at tre av fire virksomheter har innført en eller flere innovasjoner de to siste årene. Det er høyest aktivitet i sosial sektor. Der svarer hele 87 prosent at de har innført minst én innovasjon de to siste årene.

Det kommunale NAV-kontoret i Hamar er et godt eksempel. I løpet av ti måneder i 2018 gikk de fra å være digitalt i bakleksa til å ta i bruk alle digitale muligheter.

Alle var involvert

NAV-kontoret I Hamar startet med papirarkiv, store brevbunker og høye portokostnader. Da de var ferdig var tungvinte arbeidsprosesser og lite tilgjengelige tjenester erstattet med elektronisk arkiv, digital post ut og elektronisk søknad inn. Bedre for de ansatte og bedre for brukerne.

Lene Moen er avdelingsleder på NAV i Hamar. Hun forteller at mye av arbeidet ble gjort av kontorets prosjektleder, men at både ledergruppa og øvrige ansatte var involvert.

- Godt samarbeid internt gjorde at vi fikk utforsket muligheter og gevinster av omleggingen, sier Moen.

Kan levere bedre tjenester

Historien fra Hamar bekrefter sentrale funn i Innovasjonsbarometeret 2020. Både ledere og medarbeidere spiller nøkkelroller i å sette i gang og drive innovasjoner fremover. I tillegg griper endringene rett inn i arbeidsplassens kjerneoppgaver.

Resultatet av digitaliseringen er et kontor som nå er tilgjengelig hele døgnet. Digitale søknader gir bedre kvalitet på innholdet, og brukere og veiledere sparer tid. Veilederne er mer effektive i saksbehandlingen og kan bruke mer av tiden sin på brukerdialog.

- Det er betydelig færre som er innom publikumsmottaket og vi bruker mindre tid på å håndtere post. Dette er tid som vi nå kan bruke på arbeidsrettet oppfølging og på å møte brukerne. Det gjør at vi kan levere bedre tjenester til de som trenger oss aller mest, sier Moen.

Ble referansekommune for Digisos

Allerede i 2017 ble NAV Hamar med som referansekommune i Digisos fase 1. De fikk jobbe strukturert og godt i forberedelsesfasen til det «digitale løftet». Det ga muligheter for å være tidlig ute med informasjon til kommuneledelse, ansatte, brukere og samarbeidspartnere.

- NAV Hamar har flere ildsjeler som er spesielt opptatt av å kunne tilby likeverdige, digitale tjenester for både statlige og kommunale brukere av NAV. Dette har selvsagt bidratt positivt for å drive prosessen, sier Moen.

Innovasjonsbarometeret 2020 viser nettopp veldig tydelig at jo bedre planlegging og godt samarbeid internt, desto større muligheter er det for å lykkes med de endringer man ønsker å gjennomføre.

Møtte dere motstand i egne rekker?

- Nei, vi har bare møtt positive holdninger til DigiSos, både blant kommuneledelsen og blant de ansatte på NAV-kontoret.

Les mer om Digitale sosialtjenester (Digisos)

- Brukerne er mer digitale enn vi tror

Har dere noen stalltips til andre som skal i gang med digitaliseringsprosesser?

- Noe av det viktigste er å involvere alle som blir berørt av endringene så tidlig som mulig. Det gjelder både politisk og administrativ ledelse i kommunen, men også brukere, samarbeidspartnere og selvsagt medarbeiderne. Informasjonen må flyte godt i hele prosessen, og som alltid hjelper det å ha gode planer. Et godt tips er å evaluere underveis, og justere dersom det viser seg at noe går ut av kurs, sier Moen.

- Og vit at brukerne er mer digitale enn vi tror. De har forventninger om digitale tjenester. Vær derfor ikke redd for å pushe på, men ikke glem å ivareta de som trenger ekstra hjelp til å koble seg på.

Koronakrisen - hva nå?

Vi gjorde dette intervjuet før korona. Hva med nå?

- I ukene etter at vi reduserte vår fysiske tilgjengelighet har vi sett en stor økning i digitale henvendelser. Per 3. april var andelen digitale søknader 85 prosent, og søknadsmengden har ikke gått ned. Det er i stor grad eksisterende brukere som har gått fra papir til elektronisk søknad. Vi ser derfor dette også som et springbrett for å øke andelen digitale henvendelser fremover, og vil bruke statistikk og utvikling aktivt i videre arbeid med digitaliseringen, sier Lene Moen.