Tjenester med velferdsteknologi er sektorovergripende. Det er mange ansatte på tvers av tjenesteområder og sektorer som må bidra og samarbeide dersom velferdsteknologi skal fungere for bruker. Kommunikasjon er derfor viktig. Alle som er involvert i eller berøres av tjenester med velferdsteknologi må få relevant informasjon om tjenesten og kunne gi informasjon tilbake. Det er viktig med god informasjon innad i kommunen, mellom kommuner dersom man samarbeider og ikke minst til innbyggerne i kommunen.  

Involver kommunikasjonsansvarlig i kommunen, dersom dere har det. Lag en kommunikasjonsplan som tydeliggjør hvilke interessenter som har behov for hvilken informasjon og dialog, og hvordan dette skal ivaretas. Ansvaret for å gjennomføre ulike kommunikasjonstiltak kan gjerne fordeles på flere, men pass på at det er én som er ansvarlig og har det overordnende ansvaret for kommunikasjonsarbeidet og etterlevelsen av det.  

Det er viktig at ansatte er trygge på bruk av velferdsteknologi gjennom tilgang til relevant opplæring og trening. De ansatte bør vite hvilke teknologi kommunen tilbyr, hvordan disse fungerer og hvilke gevinster de kan gi for både bruker og kommunen. Det er viktig med en felles forståelse av behovet for velferdsteknologi – hvorfor er det nyttig?  

Noen bør ha et ansvar for at det finnes et opplæringstilbud i velferdsteknologi til de ansatte i kommunene, og at det finnes arenaer der man kan trene, teste og diskutere teknologien. Hvordan kan dere løse dette i deres kommune? Er samarbeid med andre kommuner eller USHT relevant?  

Det holder sjeldent med opplæring en gang. Noen kan ha behov for opplæring flere ganger eller oppfriskning av det man har lært. Man bør også ha et opplæringstilbud som ivaretar nyansatte og vikarer sitt behov for opplæring. Ledere vil også ha behov for opplæring og mer kunnskap om velferdsteknologi, pass på at også disse inkluderes og involveres i opplæring.

Se mer detaljer om oppgaven Lede og gjennomføre opplæring i den nedlastbare versjonen av Helhetlig tjenestemodell.

Helhetlig tjenestemodell for velferdsteknologi (PDF)

Det er viktig at tildelingskriterier holdes oppdatert etter hvert som nye tjenester og ny teknologi tas i bruk. Det kan også være behov for å oppdatere eller tydeliggjøre kriteriene basert på innsikt dere får om både nytte og viktige forutsetninger for nytte av velferdsteknologi. Hvem skal ha hovedansvaret for å vedlikeholde tildelingskriteriene og kommunisere eventuelle endringer i disse?  

Det viktig at kommunen etablerer en god rutine for hvordan personopplysninger i løsninger for velferdsteknologi skal behandles. Oppdaterte og korrekte opplysninger om brukerne må være tilgjengelig til rett tid og rett sted. Opplysningene må behandles på en forsvarlig måte.  

Begynn med å kartlegge hvilke helse- og personopplysninger som behandles i løsningene for velferdsteknologi. Kategoriser opplysningene ut fra type og hvor sensitive de er og deretter hvordan de registreres, lagres og ev. slettes. Pass på at protokoll over behandling av personopplysninger er oppdatert og at dere har en rutine for å oppdatere dette. Involver ressurser med riktig kompetanse i dette arbeidet og pass på at én får det overordnede ansvaret.  

 Inngå databehandleravtale(r) om håndtering av personopplysninger med leverandør av utstyr, ev. responssenter og andre behandlere. Gjennomføre DPIA både ved innføring av ny teknologi og ved større endringer i løsninger eller bruk av disse. Etabler rutiner for avvikshåndtering og hendelseslogger som dere kan kontrollere i etterkant.  

Det er viktig at avtaler om innstillinger i teknologien (f.eks. når det skal gjøres digitale tilsyn, innstillinger på sporingsteknologi) er godt kjent for alle parter (ansatte, brukere og pårørende). I tillegg må dere ha tilgang logg slik at kommunen selv kan undersøke at det ikke er brudd på avtaler (f.eks. digitalt tilsyn i perioder som ikke var avtalt) og at innstillingene på teknologien er overholdt i tråd med avtale og vedtak.  

Tjenesten og brukernes behov vil være i utvikling og ny teknologi vil komme, det er derfor viktig å ha en rutine som sikrer at man systematisk fanger opp behov for endringer og at identifiserte behov kan resultere i nye løsninger. Etabler en struktur som sikrer noen faste møtepunkter mellom tjenesten og ledere for å diskutere utvikling, nye behov og ambisjoner om implementering av nye løsninger fremover. Det viktig at tjenestene bredt og lederne har eierskap til arbeidet og forståelse for behovene.   

 Det kan være en fordel å utarbeide en strategi eller veikart for videre implementering og utvikling av velferdsteknologi i deres kommune. Det kan gi god retning på arbeidet og langsiktighet. Hva har dere på nåværende tidspunkt? Hva er omfanget på dette og nytten av det? Hva er potensialet og hvilke behov vil kommunene stå overfor fremover? Hva kan det være lurt å prioritere?  

Denne oppgaven handler om at noen må ha et overordnet blikk på tjenesteforløpene og rutinene, og spesielt vurdere hvordan velferdsteknologi påvirker dette. Når det innføres ny teknologi, teknologien endres eller det oppstår andre endringer i omgivelsene, vil det være behov for å oppdatere rutiner og arbeidsprosesser. Dette må dokumenteres og være tilgjengelig for alle til enhver tid. 

Kvalitetssystemet bør være oppdatert med de nyeste endringene i rutiner og arbeidsprosesser. Det vil være nyttig om man har en rutine for å systematisk samle behov for endringer og vurdere hvilke endringer som er nyttige og bør prioriteres. Innspill fra ansatte i tjenestene, brukere, pårørende og ledere er her viktig.  

Denne oppgave kan gjerne ses i sammenheng med oppgaven, oppdatere tildelingskriterier.  

Denne oppgaven handler om å gjøre et systematisk arbeid for å vurdere risiko, håndtere risiko og planlegge beredskap dersom det skulle oppstå uønskede hendelser. Det er naturlig at man gjennomfører en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) i starten når man innfører tjenester med velferdsteknologi og at man utarbeider beredskapsplaner.  Det er viktig at dette ikke blir en engangsøvelse, men at både ROS og beredskapsplaner oppdateres jevnlig. Det er også viktig at beredskapsplaner er godt kjent slik at alle vet hva som skal gjøres og hvem som gjør hva, dersom en uønsket hendelse skulle oppstå (f.eks. strømbrudd).  

Gevinstrealisering er et viktig arbeid. Det er linjeorganisasjonen som er ansvarlig for gevinstrealiseringsprosessen. Det er viktig med en god rolle- og ansvarsdeling for å sikre at man følger med på gevinstene over tid. Det tar tid å realisere gevinster og gevinstarbeidet varer ofte lenger enn prosjektfasen. Det er viktig at lederne er involvert i arbeidet og opptatt av å følge opp og etterspørre gevinster. Nytteeffekter av tjenester med velferdsteknologi må dokumenteres og følges opp.  

Her er lenke til gevinstrealiseringsverktøy som KS har utviklet og som kan være en nyttig hjelp i arbeidet.  

Se også gevinstrealiseringsrapporten fra det nasjonale spredningsprosjektet for Trygghet- og mestringsteknologi fra 2021. Her kan du lese om gevinstene som en rekke kommuner har erfart med velferdsteknologi og noen viktige forutsetninger for å realisere gevinstene.   

Velferdsteknologi koster penger. Det kan være både investeringskostnader og økt driftskostnader (lisenser, avtaler og responstjenester) med velferdsteknologi. Det er derfor viktig at det settes av midler til arbeid med både pilotering (teste ny teknologi på behov), implementering i større skala og drift av velferdsteknologi.  

Det bør etableres en modell for finansiering av velferdsteknologiske løsninger som tar høyde for endringer i økt volum (flere brukere som får teknologi) og ny teknologi. Det kan i tillegg være lurt å vurdere hvilke modeller når det gjelder innkjøp versus leie av velferdsteknologi som er best for kommunen på kort og lang sikt, og om ev. stordriftsfordeler ved felles innkjøp og anskaffelser med sammen andre kommuner.  

Denne oppgaven handler om at virksomheten må ha både oversikt og kontroll på de velferdsteknologiske løsningene som er tatt i bruk, herunder både plattformer, programvare og fysisk utstyr.  Dette handler blant annet om god leverandørstyring og forvaltning. Etter hvert som utstyrsporteføljen vokser med velferdsteknologisk utstyr, kan det bli flere leverandører og driftsaktører involvert. Det stiller større krav til ansvarlig og oversiktlig forvaltning.  

Hva skal leverandørene ha ansvar for og hva skal kommunen ta ansvar for? Hvem skal være systemansvarlig? Skal systemer og utstyr ha samme ansvarlige person? Hvordan skal dette kobles til avtaleforvaltningen, spesielt dersom det er ulike personer som holder i disse oppgavene? Hvordan skal dere holde oversikt over systemer som både er tatt i bruk og som kanskje ikke er tatt i bruk og står på lager?  

Denne oppgaven kan det være relevant å se i sammenheng med oppgaveområdet, support, lager og utstyr og anskaffelser og avtaleforvaltning i Helhetlig tjenestemodell.  

Velferdsteknologi er sektorovergripende. Det krever jevnlig samhandling på tvers av både sektorer og tjenesteområder innad i en kommune. I tillegg kan det være andre kommuner man samarbeider med, frivillighet som bidrar med viktige oppgaver, fastlege eller kanskje helseforetak som er involvert eller bør være involvert. Interessentbildet kan se litt ulikt ut for ulike kommuner og typen teknologi og tjenester det er snakk om. Det er derfor viktig at dere har avklart hvilke aktører både innad og utenfor kommunen som det er viktig å ha en løpende samhandling og dialog med, og hvordan dere ønsker å gjøre dette.  

Ta gjerne utgangspunkt i en interessentkartlegging når dere skal få oversikt over de relevante aktørene og ev. for hvilke teknologier/tjenester det er spesielt viktig med en jevnlig samhandling og dialog. Pass på at dette også kommer tydelig frem i kommunikasjonsplanen.