Både velferdsteknologisk utstyr og systemer tilknyttet dette utstyret vil ha behov for oppdateringer og vedlikehold. Dette må planlegges og være god dialog om slik at det gir minst mulig belastning for både tjenesten og brukerne.  

Her er viktig å peke ut noen som tar et overordnet ansvar for denne planleggingen og kan koordinere mellom tjenestene, IT og leverandøren(e). Oppgraderinger må planlegges i fellesskap slik at alle er orientert om hva som skal skje og hvem som gjør hva.  

Det er viktig med jevnlig dialog med leverandør om endringer som kommer og vurderinger av behov for å implementere nye versjoner. 

Det kan være nyttig å utarbeide en god rutine og sjekkliste for hvordan planlegging og gjennomføring av tekniske endringer skal foregå i din kommune. Vær nøye i planleggingen slik at nødvendige tiltak kan bli iverksatt. Eksempelvis kan det være behov for ekstra bemanning ved nedetid.  

Den forrige oppgaven handlet om å planlegge oppgraderinger, denne handler om styre og gjennomføre oppgraderingene. Her er målet at man får gjennomført nødvendig oppgraderinger av system og utstyr i tråd med behovene ut i tjenestene.  

Pass på at dere har en god oversikt over hva som er oppdatert og innholdet i disse oppdateringene. Se gjerne behovene som tjenestene har meldt i sammenheng med oppgraderinger – er det noe som kan slås sammen eller som bør prioriteres å gjøres raskere fordi behovet er stort?  

Sil ut og kommuniser det viktigste av informasjon ut til berørte ansatte og ev. brukere. Tenk på hvilke kanaler som er mest effektive for å nå ut med viktig informasjon til målgruppen.  

Når nye løsninger tas i bruk eller det er gjennomført større oppdateringer er det behov for å teste at alt fungerer slik det skal. Det er viktig at nye løsninger som tas i bruk oppfyller virksomhetens forventninger og krav, og at de fungerer som tiltenkt for brukeren.  

Definer hvem som ha ansvaret for å gjennomføre testing av både nye teknologi og funksjonalitet. Involver gjerne ressurser med ulik bakgrunn (helse, IT, systemeiere, etc.).  

Det er viktig at dere får alt av relevant dokumentasjon fra leverandør innen avtalt frist (løsningsbeskrivelser, funksjonelle krav, testscript, etc.), og ha en tydelig rutine for hvem som skal følge opp leverandøren om utbedringer og feilrettinger. Pass på at all funksjonalitet som forespeilet faktisk er der, at gammel funksjonalitet fortsatt fungerer ved oppgraderinger i tillegg til nye. Gjennomfør test av både ytelse og stabilitet. Resultatene fra tester må dokumenteres.  

Tidshorisonten for testing, før man setter det i produksjon, bør avklares. Konsekvenser ved feil blir mye større i virkeligheten enn i et begrenset testmiljø. Opprett gjerne et testmiljø.  

Det er at alt av teknisk dokumentasjon er oppdatert og tilgjengelig. Den nyeste tekniske dokumentasjonen må være tilgjengelig ved behov og oppdaterte versjoner bør finnes i kommunens kvalitetssystem.  

Ved endringer og vedlikeholdsarbeid kan det være nødvendig med oppdatering av dokumentasjon. Eksempelvis kan risikovurderinger, ROS-analyser, teknisk dokumentasjon, beredskapsplaner og brukerveiledere ha behov for endringer etter oppdateringer. Ved større oppdateringer kan det også være behov for en oppdatert DPIA.  

Etabler en rutine for gjennomgang av teknisk dokumentasjon ved nye versjoner og vurdering av behov for endringer i andre planer og analyser (eksempelvis beredskap, ROS, DPIA).  Velg én som er ansvarlig for at alle dokumentene er oppdatert.  

Teknisk dokumentasjon bør eksempelvis omfatte:  

• Krav til strømforsyning, nettverk og annen infrastruktur  
• Skisse over informasjons- og applikasjonsstruktur  
• Brukermanualer  
• Tjenestenivåavtaler (SLA: Service level agreement)  
• Dokumentasjon av integrasjoner og APIer 

Dokumentasjon fra anskaffelser bør være enkelt tilgjengelige og kunne brukes aktivt for å sikre at funksjonalitet og løsning levers i tråd med avtalen.