Publisert: 27.05.2015
Pleie- og omsorgstjenesten må håndtere mye ulik dokumentasjon. Dokumentasjonen inneholder ofte sensitive personopplysninger som er underlagt strenge krav om personvern. Den kan også inneholde opplysninger som ikke angår selve helsehjelpen og som derfor må sees på som saksbehandlingsdokumentasjon. Avhengig av om det er saksbehandlingsdokumentasjon eller dokumentasjon av helsehjelp, er dokumentasjonen underlagt forskjellige lovverk som stiller ulike krav til tilgang, sletting, lagring og gjenbruk. Det er derfor viktig at dokumentasjonen ikke blir blandes sammen i kommunens arkiver.
Hva er riktig arkivering?
I prosjektet «Håndtering av dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenesten» har PwC sett på hvordan et utvalg kommuner håndterer og arkiverer dokumentasjon innenfor pleie og omsorg. Prosjektet omhandlet både bruk av sakarkivsystemet kontra saksbehandlingsdelen i pleie- og omsorgssystemet (PLO-systemet), og håndtering av saksbehandlingsdokumentasjon kontra dokumentasjon av helsehjelp internt i PLO-systemet. PwC finner ulikheter mellom kommunene i arkiveringen, til dels ulik oppfatning av hva som er riktig systembruk og til dels ulik tolkning av lover og forskrifter i utførelsen av saksbehandlingen. Samtidig har ikke alle leverandørene tilpasset PLO-systemet til kommunenes behov og lovverket. Kommunene tvinges derfor til å arkivere feil.
I prosjektet har PwC har utarbeidet en rapport og en veileder for håndtering av pasientinformasjon. Overordnet målsetning med rapporten er å gi kommunene et tydeligere bilde av hvordan dokumentasjon i tilknytning til pleie- og omsorgstjenester skal håndteres, og sikre en mest mulig forsvarlig og effektiv håndtering av slik dokumentasjon. Veilederen hjelper og rettleder kommunene til å kunne trekke tydelige grenser mellom helserettede dokumenter og saksbehandlingsdokumentasjon. Det anbefales å se rapporten og veilederen i sammenheng. Både Datatilsynet, Helsedirektoratet og Riksarkivet stiller seg bak anbefalingene i veilederen og rapporten.
