Publisert: 03.12.2018
Systemet er bare beviset på at man driver med noe. Dette handler om kultur og kulturendring.
Åpenhet om avvik
Trondheim kommune skal være en modig, åpen og kompetent organisasjon. For å etterleve disse verdiene bestemte kommunen seg for å ha et transparent avvikssystem og tillate innsyn i avviksmeldingene. I 2015 vant Trondheim kommune Kommunikasjonsforeningens Åpenhetspris, etter at de ga innsyn i omfattende avvik i kommunens eldreomsorg. Noe av tanken med åpenheten om avvik er å synliggjøre informasjon, ettersom man ser at den informasjon som gjøres synlig, ofte blir det området hvor det gjøres mest.
Gjennom Kvaliteket, kommunens kvalitetssystem som også er et dokumenthåndteringssystem, har kommunen laget en overordnet database for dokumentasjon.
Kvaliteket er et IT-basert verktøy integrert i intranettet til kommunen som er tilgjengelig for alle ansatte. Kvalitetssystemet består av to deler, en for dokumentstyring og en del for avviks - og forbedringssystem. Dokumentstyringsdelen av Kvaliteket inneholder kommunens rutiner og dokumenter på ulike områder. I avviks- og forbedringssystemet kan ansatte melde avvik, skader, nestenulykker og forbedringsforslag på en enkel måte.
I Kvaliteket har de ansatte tilgang til kommunale rutiner og prosedyrer, og avvikssystemet og risiko- og sårbarhetsanalyser. Systemet er bygget opp rundt forståelsen av kvalitetsarbeid som forbedringsarbeid og kvalitetshjulet.
Utgangpunktet for systemet fra et prosjekt hvor kommunen gikk fra papir til elektroniske dokumenter i 2006. Ulike kvalitetsgrupper fra hvert tjenesteområde hadde ansvar for å jobbe frem reviderte prosedyrer og standardisere fellesprosedyrer.
Vi har bestandig invitert folk fra tjenestene i diskusjonene for å bygge opp prosessene. Så de kan være med å påvirke.Turid Stenberg, rådgiver i rådmannens fagstab
En fordel med at alt er samlet ett sted er at det er enkelt å hente ut data for å få informasjon og oversikt.
Erfaringene fra Trondheim er at systemet gir god styringsinformasjon fordi alt er samlet ett sted og ettersom det er transparent. Men det påpekes at de kan bli enda flinkere til å bruke dataene og synliggjøre de for de ansatte på en god måte, slik at de ansatte ser nytteverdien i rapporteringen og kan få innsikt i stauts og utvikling.
Vi har ikke brukt mye penger på dette, men mye tid.Tor Magnus Hindenes, Webrådgiver Kvaliteket i kommunikasjonsenheten
Selv om kommunen har gode erfaringer med Kvaliteket og opplever at det forenkler arbeidsprosessene, gir lett tilgjengelig informasjon og kan brukes som et styringsverktøy, fremheves det at det ikke er IT-systemet som er årsaken til god kvalitet. Man må tenke endring istedenfor datasystem. Hva skal til for å endre en organisasjon til å gjøre ting annerledes? Det er endringsledelse og organisasjonsutvikling, ikke datasystemet. Det handler om hvorfor, hvem, hvordan - og forankring i ledelsen.
Les mer om Kvaliteket her
