Publisert: 01.10.2018

Utgangspunkt i de største behovene og samfunnsøkonomisk lønnsomhet

For å velge ut de riktige prosjektene, er det et mål at prioriteringen av prosjekter starter med en analyse av områder med størst brukerbehov og der en kan oppnå størst nytte for pengene (høy kost/nytte). Hvor mange prosjekter Digifin-ordningen kan investere i avhenger bl.a. av hvor mye kapital og ressurser som er tilgjengelig. 

 

Kommunene er tett på innbyggerne og kan sikre at brukerbehovene definerer tjenesteutviklingen. Det digitaliseringsarbeidet som skjer i kommunene og fylkeskommunene er av avgjørende verdi for digitalisering av hele offentlig sektor. Kommunene og fylkeskommunene kan ses på som en slags «TechLab» for utforsking og utvikling av brukerdrevne løsninger. Kommunene sitter på viktig ekspertise i digitaliseringsarbeidet, fra tjenestedesign til utvikling, drift og videreutvikling.

 

Prioriteringskriterier

Innbyggernes behov er avgjørende for prioritering og gjennomføring av digitaliseringsinitiativ. KS’ portefølje av prosjekter må dessuten forholde seg til de strategiske målene nedfelt i Digital Agenda og Digitaliseringsstrategien for kommuner og fylkeskommuner.

KS har utarbeidet en prioriteringsmodell der de ulike prosjektideene/forslagene gis en score ut fra ulike kriterier og vektning av disse. 

Både regjeringens Digital Agenda og kommunesektorens Digitaliseringsstrategi har «Brukeren i sentrum» som sin førsteprioritet ved digitalisering. Tjenestedesign-metodikk og brukerdrevet konseptutredning står sentralt for å sikre konsepter som gir størst nytteverdi gjennom nytenking og innovasjon som har brukeren i fokus.

 

Prosjektforslag vil bli prioritert ut fra følgende kriterier:

 

1. Netto nåverdi (samfunnsøkonomisk lønnsomhet) basert på bl.a.:

  • Prosjektkostnader inkl. utvikling, utbredelse, drift og forvaltning
  • Antatt levetid for løsningen som utvikles

2. Kvalitativ nytte (utover kvantitativ netto nåverdi), herunder: 

  • Kvalitativ nytte for innbyggere, ansatte i kommuner/fylkeskommuner, virksomheter og samfunnet

2. Bidrag til strategisk måloppnåelse, jf. Digitaliseringsstrategien, herunder:

  • Brukeren i sentrum
  • Digitalisering for økt innovasjon og produktivitet
  • Styrket digital kompetanse og deltakelse
  • Effektiv digitalisering av offentlig sektor
  • Godt personvern og informasjonssikkerhet

3. Risiko, herunder risiko med hensyn til:

  • Prosjektgjennomføring
  • Gevinstrealisering
  • Interessenter 
  • Avhengigheter
  • Informasjonssikkerhet og personvern
  • Utbredelse av løsninger og tilbakebetaling til Digifin-ordningen

4. Hvor kritisk er løsningen, herunder:

  • Avhengigheter til andre prosjekter/løsninger
  • Lovpålegg
  • Utgående løsninger
  • Liv og helse

 

Beslutningprosess

Prosjekter vurderes opp mot kvaifiserings- og prioriteringskriteriene av KS, fagrådene, Digitaliseringsutvalget for KommIT-rådet gir sin innstilling, og KS tar den endelige beslutningen. Les mer om KS' styringsmodell her.

 

Når det gjelder hvem som bør involveres i kvalitetssikring og prioritering av prosjekter, bør habilitetshensyn være en del av vurderingen. Det vil dessuten sikres transparens rundt hvem som har vært involvert i beslutningene. Se sakspapirene fra KommIT-rådet her.

 

Balansering av porteføljen

I tillegg til en prioritering av enkeltbehov/-prosjekter, legges det opp til jevnlig vurdering av om den samlede porteføljen har en god balanse. Det vil bli lagt opp til jevnlige drøftinger i Digitaliseringsutvalget og i KommIT-rådet i forbindelse med eventuell rebalansering av porteføljen. 

 

Særlige forhold av betydning for drøfting av balanse i porteføljen vil være:

  • Strategisk måloppnåelse (spesielt mht. å sette brukeren i sentrum)
  • Kost/nytte i prosjektene (inkludert nytte for brukerne)
  • Antall, timing og planlegging av prosjekter mht. tilbud/etterspørsel på knappe ressurser, slik som: Kapasitet, intern og ekstern kompetanse, finansiering, avhengigheter, øvrig drift
  • Dekking av ulike brukergrupper/behovsområder/tjenesteområder og kommuner/fylkeskommuner
  • Samlet og individuell risikoprofil av prosjektene
  • Langsiktig finansiering og tilbakebetaling
  • Ny/endret lovgiving/teknologi/standarder etc.
  • Prosjektenes fordeling på ulike prosjektfaser
  • Helhetlig perspektiv ang. påvirkning på KS/kommunesektoren

Prosjekter vil på grunnlag av dette enten: fortsette, opp-/nedprioriteres/endres, avventes (f.eks. inntil ytterligere avklaringer er blitt gjort) eller avsluttes.

Basert på erfaringer vil KS foreta eventuelle justering av kriteriene for prioritering og balansering av porteføljen.