Publisert: 21.06.2021
Standarden er utviklet av en bredt sammensatt arbeidsgruppe med representanter fra Arkivverket, KS, systemleverandørene og kommunene. Den bygger på beste praksis fra systemleverandørene/kommunene. Standarden/veilederen er senere revidert for å ivareta innsikt og avklaringer gjort i arbeidet med ny nasjonal produktspesifikasjon for eByggeSak/ePlanSak/Planregister og arbeidet med Fellestjenester Plan og Bygg i regi av KMD og DiBK.
Veilederen retter seg mot ansatte i kommunene som arbeider med arkivene i teknisk sektor. Dette er arkiv der dokumentene i stor grad er etterspurte av ansatte, innbyggere og utbygger/næringsliv. Digitalisering av arkivene bygger på visjonen om at dokumentene skal være enklere tilgjengelig for alle som har et behov. Dette forutsetter standarder for semantikk og navngiving i arkiv, eventuelt også konvertering av historiske data for å sikre felles navngiving også for slike data.
Denne veilederen kan kommunene ta i bruk nå. Erfaringer fra bruk av veilederen vil bidra til at den etter hvert kan forbedres. KS anbefaler at veilederen legges til grunn når eksisterende arkiv tilrettelegges for selvbetjent innsyn ved bruk av maskinlæring og kunstig intelligens.
Bakgrunn for anbefaling av metadata
Norske kommuner har satt sammen arkivene sine over en lengre tidsperiode og ved bruk av forskjellige metoder - fra papirarkiv med sine regler for arkivering, til arkivering i Noark-løsninger som har andre krav til arkivkoding. Saksbehandlingen har endret seg over tid. Nå planlegger mange kommuner overgang til fagsystem og verktøy for prosesstyring som tilfredsstiller kravene i eByggeSak og ePlanSak. Disse systemene har sine regler for benevning av dokumenter som legges ved i forbindelse med saksutviklingen. Merking av enkeltdokumenter har med dette endret seg over tid. Den som skal søke etter dokumenter, bør kjenne til hvilke endringer som er gjort over tid for å finne dokumenter som etterspørres. Kommunene sier selv at kunnskap om arkivkultur er avgjørende for å gjenfinne dokumenter. Mangel på kunnskap om arkivkultur gjør at informasjon kan gå tapt.
ArkivLett har tatt utgangspunkt i ulike arkivmodeller som har vært anvendt i Kommune-Norge over tid og presenterer en veileder som skal gjøre det mulig å tilrettelegge de forskjellige historiske arkivene på en måte som gjør at arkivene blir enhetlige.
Anbefalte metadata
ArkivLett har utarbeidet en oversikt over metadata som anbefales påført dokumenter ved arkivering. Det henvises i denne sammenheng til en egen oversikt som viser anbefalingene sammenstilt med beste praksis fra leverandørene. Oversikten er et vedlegg (excel-ark) til rapporten/veilederen og kan være nyttig når man skal se sammenhengen mellom anbefalte verdier og verdier som har vært brukt fram til i dag.
Dokumenttype
Dokumenttype er et attributt (egenskap) for å kategorisere dokumenter. I Noark 5 er dette et attributt i objektet Dokumentbeskrivelse (M083 i Noark 5 metadatakatalog). Noark 4 kalte dette attributtet Dokumentkategori beskrevet i kapittel 14.3.10 i Noark-standarden. Typiske dokumenttyper vil være søknad, korrespondanse, avtale, vedtak, tegning, kart og foto for å nevne noen.
Det anbefales følgende dokumenttyper:
Versjon 2 for byggesaker
Versjon 2 for plansaker
Anbefalt tittel for dokumenter og journalposter
Dokument benyttes både om filer og om metadata som beskriver disse (filnavn, filtype, dato, innholdstype (mimetype), versjon, variantformat (produksjonsformat, arkivformat, sladdet format) med mer. I tillegg til kategorisering av dokumenter i dokumenttype, bør det innføres standard titler for journalposter og dokumenter, eventuell standard start av/komponenter i titlene.
Et dokument med dokumenttype TEGNING kan for eksempel ha tittel som starter med «Fasade» og kan ha valgbar fortsettelse, som «øst». Arbeidsgruppen har anbefalt at det lages retningslinjer for føring av saks- og dokumenttittel i sakssystemet. Dette omtales som skriveregel. ArkivLetts anbefaling på dokumentets tittel eller del av tittel er også tittel på saksmappe og journalpostnivå. Dokumenttittel for hoveddokument er ofte det samme som journalpostens tittel. Oversikten inneholder også titler som kun anbefales til historiske saker. Ofte vil lov og forskriftsendringer gjøre at disse ikke lenger er aktuelle i nye saker.
For mer informasjon om anbefalte metadata, henvises det til denne lenken for planprosessen
Og denne lenken for byggesaksprosessen
