KS´rolle

KS´roller består av følgende:

• Samordne og koordinere kommunesektoren i.f.t. felles visjoner, målbilder og konkrete utviklingsmål
• Ivareta kommunesektorens interesser og sikre gode rammebetingelser for kommunal sektor i statlige/nasjonale satsinger. Tilby staten møtepunkter og felles utviklingsprosjekter med en samordnet kommunesektor. Være i aktiv samspill om utviklingsprosjekter med staten
• Involvere leverandørene gjennom å samle etterspørselssiden i markedet og tilrettelegge for god hyllevare som er i samsvar med vedtatte standarder

Styringsstrukturen består av ulike roller og beskrivelse av oppgavene som ligger til de ulike rollene.Følgende roller inngår i styringsstrukturen og beskrives nærmere her med henhold til hvilke oppgaver som ligger til de ulike rollene:

• KommIT-rådet
• Brukerforum for plan, bygg og geodata
• Brukerråd for plan, bygg og geodata
• Prosjektleder for Plan, bygg og geodata
• Prosjektleder for utviklingsprosjekter
• Prosjektdeltakere

KommIT-rådet

KommIT-rådet har ansvaret for den strategiske ledelsen av arbeidet med felles kommunalt rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur. Dette innebærer:

• Rapportering til KS Hovedstyre
• Strategisk porteføljestyring
• Gi hovedføringer i arbeidet
• Prioritering av prosjekter
• Andre formelle godkjenninger som deltagere i brukerråd, ansettelser, budsjett o.l.

Brukerforum

Brukerforum vil til enhver tid bestå av representanter fra de kommunene som ønsker å involvere seg i digitaliseringsarbeidet innen plan, bygg og geodata. KS ønsker at så mange som mulig av landets kommuner er representert i Brukerforumet.

Brukerforum gjennomføres en gang pr år. Her kan kommunene få innsikt i hvordan KS arbeider med digitalisering innenfor sektoren i tillegg til at de inviteres med for å påvirke dette arbeidet.

Brukerforumet velger representanter til brukerrådet og kan gi innspill til brukerrådet.

Brukerrådet

Brukerrådet for plan, bygg og geodata skal:

• Være en rådgivende gruppe for KS innenfor plan- og byggesak.
• Sørge for prioritering i porteføljestyring av KS-prosjekter innen Plan, bygg og geodata
• Løpende vurdere behovet for nye prosjekter og arbeidsgrupper som kan ivareta nærmere bestemte oppgaver.
• Oppnevne arbeidsgrupper/delprogram og avklare finansiering og mandat for å realisere vedtatte mål og prosjektskisser.
• Gi styringssignal og bidra til at det blir utviklet mål og prosjektplaner for digitalisering av prosesser innenfor plan- og byggesak som forenkler saksbehandlingen og gir bedre brukertjenester.
• Gi innspill til bemanning i ulike prosjekter og piloter som planlegges gjennomført.
• Fungere som en referansegruppe for de til enhver tid igangsatte prosjekt.
• Programstyre for Brukerforum på våren og «fag-spor» på eKommune-konferansen
• Bidra til at statlige initiativer og samarbeid ivaretas

 Brukerrådet består av representanter fra både kommunal sektor og staten.

Prosjektleder for plan, bygg og geodata i KS

Prosjektleder for digitalisering innen Plan, bygg og geodata har ansvaret for å lede det operative arbeidet.

• Sekretariatsfunksjon for brukerrådet, herunder løpende oppfølging av KS-verktøykasse for plan, bygg og geodata
• Ivareta konseptfasen slik at prosjektidéene utvikles frem til prosjektdirektiv med klare mål for hva som skal leveres, framdrift, finansiering og bemanning
• Utføre operativ porteføljestyring av KS-prosjekter
• Påse at risikofaktorer hensyntas, særlig i forhold til avhengigheter mellom ulike miljøer, systemer og prosjekter
• Sørge for at prosjekter som gjennomføres ivaretar brukerfokus og gevinstrealisering
• Sikre statlige parters involvering
• Sikre leverandørinvolvering gjennom egne leverandørmøter, men også som deltakere i prosjekter når dette er hensiktsmessig
• Sikre informasjons- og kompetansetiltak per prosjekt
• Ivareta arbeid med informasjonsspredning og forankring på tvers av involverte aktører
• Besvare henvendelser og spørsmål fra involverte aktører

Metodikk for innmelding, håndtering og prioritering av behov bygger på Skate sin metodikk. Metodikken forvaltes av KommIT-rådets arbeidsutvalg.

Prosjektleder for utviklingsprosjekter

Gjennomføringen av vedtatte prosjekter innen Plan, bygg og geodata skal forvaltes av egne prosjektledere og prosjektdeltakere. Prosjektleder kan rekrutteres fra fagmiljø i kommunene når dette er mulig eller ved bruk av ekstern konsulenter. Prosjektdeltakere skal normalt rekrutteres fra fagmiljø i kommunene og fagmiljø hos relevante statlige aktører.

Prosjektledere skal:

• Utarbeide forslag til endelige prosjektplaner/aktivitetsplaner.
• Utarbeide forslag til endelige bemanningsplaner.
• Utarbeide møteplaner.
• Avholde/delta i statusmøter.
• Rapportere fremdrift til styringsgruppen.
• Sikre at overordnet og detaljert prosjektplan gjennomføres slik at leveransene kommer til riktig tid med riktig ressursbruk.
• Håndtere avvik.
• Sørge for at sluttleveransen er i henhold til direktiv og plan.

Ut over dette skal følgende roller ivaretas i hvert prosjekt:

• Prosjektleder/prosessleder som sikrer gode prosesser og som bidrar til at prosjektdeltakerne bidrar med egne erfaringer, men likevel kan enes om felles utfordringer og nye felles mål for fremtidig saksbehandling.
• IKT-arkitekter som kan dokumentere de resultatene som kommer frem underveis og som også kan utvikle dokumentasjon og underlag som i neste omgang kan utnyttes av kommunene i anbudsprosessene.
• Prosjektdeltakere/fagressurser på byggesaksområdet.
• Representanter fra innbyggere (ikke-profesjonelle søkere), næringsliv (profesjonelle søkere) og statlige aktører (høringsinstanser).

Prosjektdeltakere

Gjennomføringen av vedtatte prosjekter innen Plan, bygg og geodata skal forvaltes av egne prosjektledere og prosjektdeltakere. Prosjektleder kan rekrutteres fra fagmiljø i kommunene når dette er mulig eller ved bruk av ekstern konsulenter. Prosjektdeltakere skal normalt rekrutteres fra fagmiljø i kommunene og fagmiljø hos relevante statlige aktører.

Prosjektdeltakere skal sammen med prosjektleder bidra til at prosjektet leverer i henhold til prosjektoppdrag og aktivitetsplan. Medlemmene skal bidra i arbeidsmøter og andre relevante aktiviteter, og på denne måten sikre at:

• Alle relevante fakta blir innhentet.
• Aktiviteter blir gjennomført i henhold til aktivitetsplan.
• Eventuelle veivalg underveis blir belyst og fremsatt for prosjektleder/styringsgruppen i en slik form at beslutning kan tas.
• Problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert.
• Utfordringer som bør løses utenfor rammen av prosjektet blir dokumentert og adressert.