Bruk av tilleggstjenestene i Google Workspace for Education

Se DPIAen for Google Workspace for Education for en inngående forklaring av skillet mellom kjernetjenester og tilleggstjenester.

Innledning

Google Workspace for Education er en pakke som består av flere tjenester. Kjernetjenestene er underlagt databehandleravtalen mellom skoleeier og Google. I tillegg finnes det tilleggstjenester som kan aktiveres i Google Workspace for Education av skoleeier. Skoleeier er behandlingsansvarlig for kjernetjenestene, mens Google er behandlingsansvarlig for tilleggstjenestene.

Skoleeier har ikke behandlingsgrunnlag for å dele elevers personopplysninger med en leverandør som behandler dem til formål som ikke er kompatible med skoleeiers behandlingsgrunnlag. Google bruker elevdata fra tilleggstjenestene til å videreutvikle tjenestene, noe som ikke er kompatibelt med det behandlingsgrunnlaget skoleeier har i opplæringsloven. Se vedlegg 1 til den nasjonale DPIAen for Google Workspace for Education i skolen for nærmere forklaring av dette.

Det anbefales derfor å ikke tillate innlogging i YouTube og andre tilleggstjenester.

Steg 1: Skru av innlogging i tilleggstjenestene

Ved å skru av innlogging i tilleggstjenester vil ikke opplysningene om navnet og e-postadressen til eleven behandles av Google.

Selv om det av Google er innført flere risikoreduserende tiltak for brukere med skolekontoer i tilleggstjenestene Google Search and Assist og YouTube, er de likevel tilleggstjenester som Google er behandlingsansvarlig for, og anbefalingen fra både Google og prosjektet er å skru av mulighet for innlogging i disse tjenestene. 

Effekter og konsekvenser av å skru av innlogging i tilleggstjenesten Google Search and Assist

Google Søk vil fortsatt være tilgjengelig
Hvis skoleeier skrur av muligheten til innlogging i tilleggstjenesten Google Search and Assist, vil elevene fortsatt kunne bruke Google søk til å finne og søke etter informasjon uten at de er logget inn i løsningen. 

Sikker nettsurfing og Sikkert søk kan fortsatt være aktivt såfremt elevene er logget på Chrome med sin skolekonto og skoleeier har skrudd på dette.

Google er fortsatt behandlingsansvarlig for de personopplysningene som samles inn, men skoleeier vil i mindre grad være ansvarlig for å ha delt elevers personopplysninger med Google. Dette fordi elevene bruker en nettressurs uten pålogging.

Effekter og konsekvenser av å skru av innlogging i tilleggstjenesten YouTube

YouTube.com blir utilgjengelig på Chromebooks
Elever som bruker Chromebook får ikke tilgang til YouTube.com uten å være logget inn i tjenesten. Elever på Chromebook vil dermed bare kunne se YouTube-videoer via videoer som er bygget inn i Google Classroom («embedded») av læreren.

YouTube.com vil fortsatt kunne være tilgjengelig på Windowsmaskiner
Elever som bruker andre enheter enn Chromebooks (f.eks. Windows-PCer) vil fortsatt kunne få tilgang til YouTube.com uten å logge på med en skolekonto. 

Google har innført en rekke risikoreduserende tiltak og restriksjoner for innloggede skolekontoer med tanke på innhold og funksjonalitet skoleelever får opp på YouTube.
Disse restriksjonene vil ikke lenger gjelde dersom elevene ikke kan logge på tjenesten med skolekontoen.

Å skru av innlogging i tilleggstjenesten YouTube med Google skolekonto vil særlig begrense elever som bruker Chromebooks sine muligheter til å bruke YouTube.com.

Steg 2: Lærer bygger inn YouTube-videoer direkte i Google Classroom (embedding)

Hvis en lærer bygger inn en YouTube-video i Google Classroom som elevene skal se på som en del av undervisningen, vil ikke Google samle inn og behandle personopplysninger i forbindelse med at eleven ser på videoen.

Denne løsningen gjør det mulig for elever å se videoer som læreren har vurdert er relevante for undervisningen, på en personvernvennlig måte.

Hva gjelder behandling av lærernes personopplysninger, vil Google fortsatt samle inn og behandle lærernes personopplysninger så fremt at lærere er logget inn i tjenesten. Vi anbefaler at skoleeier ikke pålegger lærere å bruke YouTube, men lar det være opp til hver enkelt lærer om YouTube er en læringsressurs de ønsker å bruke i undervisningen. Skoleeier kan vurdere å vise til lærerens metodefrihet i arbeidskontrakten som behandlingsgrunnlag for dette.

Merk at en lærer som bruker en Chromebook ikke må logge på YouTube via Google Workspace for Education for å kunne søke opp videoer, men kan bruke søkevindu i Classroom. Det er mulig at denne løsningen oppleves mindre brukervennlig.