Publisert: 31.01.2025
Her er noen råd utarbeidet i samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) om hva man bør tenke på før man tar beslutningen.
Vurdering av vesentlig endring
Anskaffelsesregelverket setter klare rammer for hva kommuner og fylkeskommuner kan inngå og endre i kontrakter med leverandører. Når en kontrakt er inngått, kan man som oppdragsgiver ikke gjøre store eller vesentlige endringer uten å følge spesifikke regler.
En vesentlig endring er noe som kan påvirke kontraktens opprinnelige balanse, vilkår eller forutsetninger på en betydelig måte. En viktig del av vurderingen av en vesentlig endring er å vurdere hvordan endringen ville ha påvirket den opprinnelige anskaffelsen dersom den hadde vært kjent på forhånd. Dersom det foretas ulovlige endringer, blir endringene betraktet som ulovlige direkteanskaffelser.
Innenfor journalområdet (EPJ) er det flere eksempler på spørsmål som vil kunne oppstå. Et eksempel kan være om det å flytte en eksisterende løsning til skyen innebærer (uten at det følger av eksisterende avtale) vesentlige endringer i leveransen. Her er det stor sannsynlighet for at det vil anses som en vesentlig endring.
Skytjenester
Når det gjelder skyleveranser er det viktig at kontrakten er tilpasset skytjenester, og tydelig ivaretar både etablering, forvaltning og avslutning av tjenesten. Det er stor forskjell mellom de ulike standardavtalene, og det er derfor viktig å velge den riktige avtalen.
Vurderinger som bør gjøres
Før kommuner og fylkeskommuner tar en beslutning er det viktig å vurdere følgende:
- Er de gamle avtalene fortsatt relevante for de nye kravene som stilles?
- En eventuell endring av eksisterende tjenesteleveranse må enten:
- Være i overenstemmelse med endringsklausuler/opsjoner i eksisterende kontrakt, eller
- Ikke innebære en vesentlig endring
- Dersom ønsket endring av avtalen ikke faller inn under en av de to alternativene ovenfor står man igjen med følgende lovlige alternativer:
- Forholde deg til eksisterende avtale, og ikke gjøre de endringer man ønsker seg
- Gå ut på en ny anskaffelse
En overgang fra et system til et annet vil i de fleste tilfeller innebære vesentlige endringer i eksisterende avtale på EPJ. Dersom man ønsker nye skybaserte løsninger er utgangspunktet at man må gjennomføre en ny anskaffelsesprosess, uavhengig om det er eksisterende avtaleleverandør som tilbyr tjenesten.
KS og LUP vil anbefale at det tas en helhetlig vurdering, der både eksisterende avtaler og muligheten for nye løsninger blir nøye vurdert.