Rollebeskrivelser

Viktige roller å dekke:

1. Prosjekteier
2. Prosjektleder (kan ikke være samme som prosjekteier)
3. EPJ-ansvarlig (type superbruker)
4. Kommunikasjonsansvarlig
5. Gevinstansvarlig(e)
6. Endringsagent(er)

I tillegg er det nødvendig å ha god dialog med IKT-avdelingen i kommunen, samt personvernombudet knyttet til DPIA / GDPR. Merk også at hver enkelt kommune må gjøre egne vurderinger av hvilke roller de trenger i prosjektet, og om én person kan dekke mer enn én rolle.

Eksempel på prosjektorganisering

Rolleforklaring

Prosjekteier

• Eier prosjektet – prosjektets øverste leder og beslutningstaker med overordnet ansvar
• Tar eierskap til prosjektets mål, omfang og fremgangsmåte
• Behandler og godkjenner prosjektets økonomiske omfang, inkludert endringer
• Avgir ressurser til prosjektet (inkl. økonomiske)
• Ansvar for ledelsesinvolvering at prosjektet er forankret blant interessentene
• Kommuniserer strategisk
• Gjør vedtak og legger til rette for at gevinster realiseres i linjen
• Fremsnakker prosjektet internt og eksternt
• Løser eventuelle prioriteringskonflikter
• Gir synlig og vedvarende støtte til «Prosjektleder»
• Tar beslutninger som ligger utenfor prosjektlederens mandat, som å godkjenne prosjektmandatet og avvik knyttet til eksempelvis fremdrift, kostnader og omfang
• Er ansvarlig for eventuelle endringer utenfor prosjektets definerte omfang
• Ansvarlig for beslutninger knyttet til prosjektets igangsetting, videreføring (inkl. om å gå videre til neste fase) og avslutning

Prosjektleder (kan ikke være samme som prosjekteier)

• Ansvarlig for den daglige ledelsen og styringen av prosjektet innenfor prosjektets avtalte rammer (omfang, kvalitet, tid, kostnader, gevinster og usikkerhet)
• Utarbeider og får godkjent prosjektmandat fra «Prosjekteier»
• Organiserer prosjektet, inkludert oppgavefordeling, oppfølging, motivering og å ivareta et godt samarbeid og arbeidsmiljø i prosjektgruppen
• Bruker etablert metodikk og verktøy for prosjektstyring
• Rapporterer og legger frem informasjons- og beslutningsgrunnlag for «Prosjekteier»
• Eskalere saker til prosjekteier ved behov (typisk større avvik på omfang, kvalitet, tid, kostnader, gevinster og usikkerhet)
• Leder prosjektdeltakere og koordinere opp mot leverandører, internt og eksternt
• Vurderer, foreslår og iverksetter tiltak med hensyn til risiko og intern usikkerhet
• Etablerer og følger opp informasjons- og kommunikasjonsplan

Det er en fordel om denne ressursen, som leder prosjektet, har prosjektledererfaring og kjennskap til prosjektmetodikk (type Prosjektveiviseren, PRINCE2, etc.) fra tidligere.

EPJ-ansvarlig

• Faglig alibi for EPJ-systemet og tar eierskap til implementering av ny versjon av EPJ-system
• Må ha god forståelse for den helsefaglige delen og er gjerne utdannet innen helsefaget
• Ansvarlig for gjennomføring av opplæringen og informasjon relatert til dette
• Kjenner EPJ-systemet svært godt og er gjerne en superbruker og/eller administrator (fordel å ha både teknisk og helsefaglig kunnskap)
• Holder dialogen med Norsk Helsenett (NHN) og EPJ-leverandør knyttet til funksjonelle spørsmål og kobler på kommunens IKT-avdeling ved behov

Teknisk ansvarling

• Overordnet ansvar for den IKT-tekniske delen av løsningen
• Følger opp og støtter EPJ-leverandør og NHN for å gi tilganger, sette opp testmiljø, kommunikasjonsprosesser i adresseregisteret med mer
• Er proaktiv og planlegger fremover slik at prosjektet ikke må vente på tilgang til testmiljø, tilganger eller andre saker
• Setter av tid til å delta i prosjektmøter, samt gjøre nødvendig arbeid mellom møtene
• Ansvarlig for at løsningen etableres på en trygg og god måte i kommunens driftssystem
• Støtter EPJ-ansvarlig i den tekniske delen av løsningen

Markeds- og kommunikasjonsansvarlig

• Eier markeds- og kommunikasjonsplanen, inkludert utfylling, oppdatering og gjennomføring av planlagte tiltak
• Ansvarlig for markedsføring, informasjon og kommunikasjon (MIK) av løsningen internt og eksternt (eksempelvis SoMe, nyhetsbrev, e-poster, allmøter, støtte med opplæring og opplæringsmateriell, videoer, intervjuer, etc.)
• Støtter prosjektleder med ad hoc-oppgaver knyttet til MIK

Gevinstansvarlig(e)

• Overordnet ansvar for gevinstrealiseringen, inkludert hele prosessen fra identifisering av gevinster til at gevinstene blir hentet ut etter prosjektet er avsluttet
• Bør være en linjeleder som er nærmest mulig der gevinstene skal realiseres. Kan være samme person som Prosjekteier, men trenger ikke være det.
• Eier gevinstplanen, og oppdaterer denne for de ulike fasene av prosjektet
• Definerer hvilke gevinster det er viktigst å sette søkelys på og hvordan de kan hentes ut
• Involverer aktuelle interessenter (hovedsakelig ansatte og ledere) for å planlegge hvordan gevinstene skal realiseres, og gjøre eventuelle justeringer basert på innspill
• Rapporterer på status og følger opp gevinstene med prosjekteier etter prosjektet er avsluttet (kan også formaliseres med å signere en gevinstavtale ved prosjektslutt, med prosjekteier)
• Rette oppmerksomheten mot det positive med gevinstene i kommunikasjon internt og eksternt, og går foran som gode eksempler – du/dere er rollemodeller

Prosjektet må peke ut dedikerte personer som er ansvarlige for gevinstrealiseringen i linjeorganisasjonen. De gevinstansvarlige skal sørge at de planlagte tiltakene i gevinstplanen blir gjennomført og at gevinstene blir realiserte. En gevinstansvarlig skal normalt være en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere en definert gevinst. Dersom ingen gevinstansvarlig er utpekt, er det prosjekteier som selv er gevinstansvarlig. Det kan være flere gevinstansvarlige som eier ulike deler av de planlagte gevinstene.

De gevinstansvarlige bør involveres i arbeidet med gevinstrealiseringen fra begynnelsen av prosjektet.

Endringsagent(er)

• Medarbeidere med stor interesse og høy motivasjon som bidrar til å øke den digitale kunnskapen blant kolleger og hjelper til med nye tekniske løsninger
• Skaper engasjement for nye måter å jobbe på,
• Formidler hvordan digitalisering påvirker den enkelte medarbeideren, og gjør omstillingen forståelig og relevant for medarbeidere med lavere digital kompetanse og med mindre motivasjon.
• Veileder kolleger, bidrar som brukerstøtte og øker den samlede kompetansen
• Blir et bindeledd mellom medarbeiderne og lederne, og kan være et bidrag til å støtte og avlaste mellomlederne
• Observerer arbeidsprosessene og ser om omstillingen går slik den skal, og kan om nødvendig bidra til å justere kursen

Alle prosjektdeltakerne har et felles ansvar

• Prosjektdeltakerne inngår i prosjektet som fagpersoner
• Utfører arbeidsoppgaver som tildeles av prosjektleder innenfor gitte rammer (omfang, tid, kost og kvalitet)
• Er proaktiv og gir beskjed til prosjektleder hvis man ser det er noe som mangler eller kan gjøres bedre
• Informerer prosjektleder så tidlig som mulig om hindringer, avvik eller risiko som eventuelt oppstår i prosjektet
• Deltar aktivt i prosjektmøter og tar medansvar for prosjektets fremdrift og resultat
• Er medansvarlig for prosjektets fremdrift og resultat
• Informerer tilbake til linjen / egen enhet etter plan og avtale, ikke mer og heller ikke mindre eller annerledes
• Støtter prosjektleder med å legge til rette for god overføring til linjen etter prosjektet er avsluttet (bidrar med opplæring ved behov)
• Bidrar til godt samarbeidsklima i prosjektet

Andre nøkkelroller som må informeres og gjerne involveres i deler av arbeidet, men ikke nødvendigvis behøver være en del av prosjektteamet, er kommunens personvernombud (ansvarlig for DPIA og GDPR) og IKT-avdelingen (ansvarlig for oppsett og dialog med EPJ-leverandør og NHN).

Vi anbefaler å gjennomføre regelmessige statusmøter for alle i prosjektet, minimum en gang i uken, der prosjektet blir diskutert opp mot prosjektplaner med ansvar, leveranser/oppgaver og tidsfrister.