Publisert: 17.12.2018
Personopplysningsloven gjelder såkalte personopplysninger, altså opplysninger som identifiserer enkeltpersoner enten direkte eller indirekte.
Direkte og indirekte personopplysninger
Også lydopptak kan inneholde personopplysninger dersom opptakene identifiserer enkeltpersoner.
I tillegg regnes informasjon som samles inn via e-postundersøkelser, som personopplysninger dersom opplysningene kan knyttes til e-postadressen.
Hvordan kan dere behandle data anonymt?
- Ved bruk av e-postundersøkelser: Det finnes dataverktøy som gjør det mulig å gjennomføre e-postundersøkelser uten at svarene den enkelte gir, knyttes til e-postadressen.
- Ved bruk av papirundersøkelser: Data registereres uten navn og personopplysninger.
- Ved bruk av intervju, fokusgrupper og observasjon: Data kan registreres i form av notater uten navn eller identifiserende bakgrunnsopplysninger. Lydopptak er mulig dersom det ikke fremkommer personopplysninger i opptaket.
Dersom dere ikke kan behandle dataene anonymt
Dersom det ikke er mulig å samle og oppbevare data anonymt, for eksempel ved å skille e-postadresse fra svarene i en spørreundersøkelse, må dere melde fra til Datatilsynet og få en kvittering tilbake på at dere har overholdt meldeplikten, før dere samler inn dataene. Dette er ment som en orientering til Datatilsynet og ikke en søknad om godkjenning. Dersom dere har et eget personvernombud, skal dere levere meldingen til ombudet.
Innsamlede data skal enten slettes eller anonymiseres etter at undersøkelsene er avsluttet. Anonymisering av datamaterialet innebærer vanligvis å slette direkte og indirekte identifiserende opplysninger og å slette lydopptak, bilder og videoopptak.
Informanter må samtykke til å delta
Å delta i undersøkelser skal være frivillig og informert. Det betyr at dere har plikt til å informere personene dere skal hente opplysninger fra, om formålet med undersøkelsen, hva opplysningene skal brukes til, og hva som skjer med personopplysningene i etterkant. Det betyr også at den enkelte må samtykke til å delta i undersøkelsen. I en spørreundersøkelse samtykker brukeren ved å besvare undersøkelsen.
