Kulturbygging og kommunikasjon

Kulturbygging og kommunikasjon er viktig i alle sammenslåingsprosesser. I Sandefjord satte fellesnemnda ned en egen temakomite som gjennom ulike arrangement og aktiviteter arbeidet for at innbyggerne i de tre kommunene ble kjent med den nye kommunen og hverandre. Det ble satt av 1,5 millioner kroner til planlegging og gjennomføring av ulike arrangementer.

I ettertid ser man at det kunne blitt satset mer på bygging av felles kultur innad i kommuneorganisasjonene. Dette var vanskelig siden noen av kommunalområdene kom på plass relativt sent i prosessen. Felles kulturbygging må prioriteres i forbindelse med oppstarten av den nye kommunen.

Det ble utarbeidet en kommunikasjonsplan rett etter at prosjektleder begynte. Denne planen ble vedtatt av fellesnemnda i november 2015, og det ble nedsatt en egen informasjonsgruppe og rådgiver i 50 prosent stilling. Med utgangspunkt i ressursene til rådighet ble informasjon rettet mot de ansatte prioritert gjennom egen internettside, jevnlige nyhetsbrev og Facebook. Selv om skriftlig informasjon ble gjort lett tilgjengelig, er direkte informasjon gjennom møter, samlinger og styringslinjer viktig og nødvendig. 

Politisk eierskap til kulturbygging

Erfaringene fra SAS-kommunene tilsier at det bør være et politisk eierskap til arbeidet med å bygge felles kultur. Arbeidet bør rettes mot både innbyggere og ansatte i kommuneorganisasjonene. Det er viktig med aktiviteter, arrangementer, symboler og seremonier som kan skape «vi-følelse». Informasjon trengs for å skape forutsigbarhet og unngå usikkerhet, og den bør gis samtidig og likelydende til berørte parter. Et nyhetsbrev er en god kanal for å nå ut med informasjon til flest mulig. Informasjonen som går gjennom de kommunale linjeorganisasjonene og fra sammenslåingsprosjektet, må være koordinert. Det må settes av tilstrekkelig ressurser til informasjonsarbeidet. 

Anbefalinger

• Sørg for å sikre politisk eierskap til og forankring av arbeidet med å bygge felles kultur.
  • Aktiviteter bør rette seg mot og involvere både innbyggere og ansatte. Symboler og seremonier har betydning for etableringen av en «vi – følelse».
• Utarbeid en kommunikasjonsstrategi som ivaretar både informasjon om sammenslåingsprosessen på overordnet nivå og informasjon rettet mot bestemte målgrupper.
• Hold alle politiske møter åpne.
• Bruk lokalpressen for å drive kulturbygging. Fortell de gode historiene om samarbeid, tverrkommunal innsats og nye løsninger til innbyggerne.
• Sørg for samtidig og likelydende informasjon til alle.
  • Politikere, ledere og ansatte vil i perioder være i sårbare situasjoner, fordi ansvar, oppgaver og arbeidsbetingelser er i endring. Dette kan føre til at informasjon, og måten informasjonen blir kommunisert på, blir (over)fortolket. All informasjon må være likelydende og gis samtidig til berørte parter i kommunene.
  • Et nyhetsbrev, utgitt med jamne mellomrom kan være en god kanal for å nå ut til ansatte.
• Avklar kommunikasjonsansvar mellom sammenslåingsprosjektet og linjen.
  • Informasjon til ansatte er et linjeansvar, også i en sammenslåingsprosess. Samtidig er det prosjektet og ikke linjen som er kilden til informasjon om sammenslåingsprosessen. Prosjektorganisasjon og linje må avklare sine respektive ansvar og opptre koordinert.
  • Behovet for informasjon er enormt. Det blir aldri nok informasjon i en sammenslåingsprosess. Derfor må viktig informasjon gjøres lett tilgjengelig. Den enkeltes ansvar for selv å holde seg informert må framheves.
• Sørg for tilstrekkelig kapasitet og beredskap i kommunikasjonsarbeidet.
  • I sammenslåingsprosessen vil det oppstå situasjoner hvor det er behov for ekstra kapasitet og beredskap i kommunikasjonsarbeidet. Ha en plan for hvordan tilstrekkelig kapasitet skal ivaretas ved viktige milepeler og en beredskap for håndtering av dagsaktuelle saker i media.