IKT og dokumentsenter

Fellesnemnda for SAS-kommunene vedtok tidlig å starte kartleggingsprosjekt innenfor IKT. Dette arbeidet gikk senere over i et eget IKT-prosjekt som fikk navnet «Digitalisering og nye løsninger». Det ble utarbeidet prinsipper, strategier og handlingsplaner, og det ble satt ned arbeidsgrupper for ulike områder som vurderte eksisterende systemer og hva man skulle gå videre med.

Prosjektet skulle innen 1. mars 2016 levere innstilling om valg av framtidige fagsystemer, og innen 1. juni skulle det foreligge planer for implementering og opplæring. Erfaringene var at implementeringsarbeidet ble hektisk, og at behovet for opplæring var undervurdert. IKT-prosjektet ble derfor ikke avsluttet ved sammenslåingstidspunktet, men fortsetter.  

Det ble etablert et eget prosjekt for å utrede og velge saks- og arkivsystem for å få dette på plass til sammenslåingstidspunktet. Nye Sandefjord skulle ha en helelektronisk arkivløsning, og arkivtjenesten skulle legges opp etter prinsipper for sentralarkiv i et dokumentsenter. Senteret ble lokalisert til Stokke.

Tidlig avklaring lønner seg

IKT-løsningene har betydning for håndtering av oppgaver på de fleste områder i kommunene, og rådene fra SAS-kommunene er at arbeidet med å kartlegge infrastruktur, systemer og forskjeller i rutiner og arbeidsprosesser bør settes i gang så tidlig som mulig. Velfungerende digitale løsninger er også avgjørende for å realisere gevinster i form av bedre og mer effektive tjenester. Det er spesielt viktig å ta stilling til sak- og arkivsystem tidlig, slik at dette fungerer ved overgangen til ny kommune. Forsvarlig håndtering av dokumenter i henhold til arkivlovens bestemmelser er et omfattende arbeid som griper inn i mange deler av sammenslåingsprosessen for øvrig.

For kommuner som har bedre tid på prosessene, er anbefalingen at de digitale løsningene blir avklart og kommer på plass tidligere enn det som var mulig for nye Sandefjord for å få nok tid til uttesting og implementering. Å arbeide med digital organisasjonsutvikling som grunnlag for raskere gevinstrealisering i overgangen til ny kommune er også en fordel. Nye digitale løsninger innebærer nye måter å jobbe på, og samarbeidet med systemleverandørene må planlegges godt for å unngå kapasitetsproblemer.  

Anbefalinger

• Bruk anledningen til å gjennomføre et digitalt løft, men prioriter sikker drift.
  • En kommunesammenslåing er en gyllen anledning til å gjennomføre et digitalt løft. Å gjennomgå eksisterende infrastrukturer og systemer ut fra fastsatte kriterier for å sikre robuste, langsiktige løsninger for ansatte og innbyggere er en nyttig øvelse. Å bygge en ny kommune gir anledning til å tenke innovativt og finne digitale løsninger som ellers kan være vanskelig. Samtidig er sikker drift en forutsetning for å hente ut gevinster av både nye systemer og nye arbeidsprosesser.
• Begynn kartleggingen med det samme.
  • Kartlegging av infrastruktur, systemer og forskjeller i rutiner og arbeidsprosesser mellom kommunene bør settes i gang så tidlig som mulig. Å få oversikt over tilstanden på kommunenes nettverk og IT- systemer er avgjørende for å gjøre gode vurderinger av hvilke oppgraderinger som er nødvendige, hvilke systemer som bør byttes ut og hvilke nye anskaffelser som må gjøres. Som et ledd i kartleggingsarbeidet bør det gjennomføres risiko- og sårbarhetsanalyser for å øke bevisstheten om sannsynlighet og konsekvens av hendelser som kan inntreffe og iverksette risikoreduserende tiltak.
• Se digitalisering, gevinstrealisering og endringsledelse i sammenheng.
  • En digital organisasjonsutvikling er et omfattende arbeid som stiller store krav til endringsledelse. Kommuner som gjennomfører kommunesammenslåingen over en lengre tidsperiode, bør sette den digitale organisasjonsutviklingen i sammenheng med andre endringsprosesser og realisere gevinster underveis.
• Planlegg i samarbeid med leverandørene. Start tidlig og unngå at arbeidet legges sist i perioden.
  • SAS-kommunene gir uttrykk for å ha fått god hjelp av leverandørene underveis i prosessen. Bistanden fra leverandørene når det gjelder prosjektledelse og konvertering, trekkes fram som særlig verdifull. 01.01.2020 ligger an til å bli sammenslåingsdato for nærmere 40 sammenslåingsprosesser. Dette vil legge beslag på leverandørenes kapasitet og utgjør et risikoelement. Arbeidet må derfor planlegges godt, og leverandørene må involveres i planleggingen. 2020-kommunene må unngå at «alt» skal gjøres høsten 2019.
• Ta stilling til felles sak- og arkivsystem og dokumentsenter tidlig.
  • Erfaringene fra SAS-kommunene viser at arbeidet med å sikre forsvarlig dokumenthåndtering i henhold til arkivlovens bestemmelser er et omfattende arbeid som griper inn i mange deler av sammenslåingsprosessen for øvrig. Kartlegginger av eksisterende systemer, rutiner og ressursbruk må gjøres i en tidlig fase, for raskt å kunne ta stilling til framtidig løsning for sak- og arkivsystem og om arkivtjenesten skal organiseres etter prinsipper for sentralarkiv i et felles dokumentsenter.