Fase 7 - Drift av ny kommune

I begynnelsen av mai 2017 ble erfaringer med de fire første månedene av oppstarten som ny kommune innhentet. På dette tidspunktet hadde noen av utfordringene man stod overfor på oppstartstidspunktet blitt tydeligere.

Høy arbeidsmengde i oppstarten

Det var problemer knyttet til at alle IT-systemene ikke var implementert og at behovet for opplæring ikke var godt nok dekket. Alle sider ved lokaliseringsspørsmålet var heller ikke endelig avklart, og flytteprosessen var utsatt på grunn av utfordringer med lokaler og stort arbeidspress i økonomiavdelingen. Dette hadde også bidratt til at flyttingen av noen andre avdelinger også hadde blitt forsinket.

For flere hadde arbeidsmengden de første månedene blitt større enn de hadde sett for seg. Man opplevde en «pukkeleffekt» med hensyn til arbeidsoppgaver. Arbeidet de første månedene omfattet både drift, utvikling og bygging av den nye kommunen, samtidig som det fremdeles var arbeid med avslutning av de tre gamle kommunene.

I og med at ikke alle rutiner, vedtekter, forskrifter og delegeringsreglementer var ferdigstilt, førte dette til at en del drifts- og saksbehandlingsoppgaver var ekstra tidkrevende. Også på politisk side er det viktig å være oppmerksom på at saksmengden øker i oppstarten, samtidig som det er behov for å bygge en ny felles politisk kultur og utvikle et godt samspill mellom politikk og administrasjon.

I og med at 2017 har vært preget av at den nye kommunen er i en byggeprosess, ble det fra administrativt hold sett som en utfordring at politikerne har vært utålmodige etter å hente ut effekter og synliggjøre gevinster som følge av sammenslåingen. I løpet av de første fire månedene var det mange bestillinger til administrasjonen som bidro til å øke arbeidsmengden. Med mer tid til å gjennomføre flere oppgaver før sammenslåingen, kunne oppstarten av ny kommune blitt lettere.

Kommuner som har bedre tid på prosessen, bør gjennomføre flere oppgaver knyttet til sammenslåingen før sammenslåingstidspunktet. Spesielt viktig er det å få på plass det meste av IKT-løsninger, vedtekter, forskrifter og reglementer i god tid før sammenslåingen. Det samme gjelder lokaliseringsspørsmål og flytteprosesser. 

Helhetlig plan for drift og utvikling

Arbeidet med kommuneplanen er viktig for å binde sammen den nye kommunen og for å realisere ønskede gevinster som følge av sammenslåingen. Start gjerne på dette arbeidet så tidlig som mulig. Før selve sammenslåingstidspunktet kan det være en fordel med en helhetlig plan for drift, utvikling og realisering av gevinster for å skape en bred politisk og administrativ forståelse av hva en sammenslåingsprosess innebærer, hva som er realistisk å oppnå, når ulike gevinster kan realiseres og hva som kreves av ressurser og bemanning. Sannsynligheten for at det oppstår urealistiske forventinger som det er vanskelig å innfri i oppstartfasen av en ny kommune kan da reduseres.

Anbefalinger

• Gjennomfør så mange oppgaver som mulig før sammenslåingen for å lette overgangen til ny kommune.
• Få på plass det meste av vedtekter, forskrifter og reglement før sammenslåingen.
  • Driften av ny kommunene blir ekstra arbeidskrevende så lenge man ikke har ett sett av reglement og retningslinjer å forholde seg til.
• Avklar lokalisering og forbered flytteprosessen i god tid før sammenslåingstidspunktet.
  • Uklarhet rundt lokalisering og flytting gjør oppstartsfasen ekstra krevende.
  • I en samlokaliseringsprosess bør man prioritere samlokalisering av områder hvor samhandling, felles ledelse og bygging av felles kultur er spesielt viktig.
• Start gjerne på prosessen med kommuneplan i god tid før sammenslåingstidspunktet. En slik prosess kan styrke fellesskapsfølelsen og være et viktig fundament for utviklingen av den nye kommunen.
• Prioriter bygging av felles politisk kultur.
  • Ulike politiske tradisjoner i sammenslåingskommunene øker behovet for å utvikle felles politisk kultur for den nye kommunen. Definere hva som skal kjennetegne samspillet mellom politikk og administrasjon i den nye kommunen.
• Vær forberedt på mange politiske saker i oppstarten.
  • Det kan forventes økt saksmengde de første månedene som ny kommune. I denne perioden kan det med fordel planlegges flere hovedutvalgsmøter, formannskapsmøter og kommunestyremøter enn vanlig. Dette for å unngå at saksmengden til hvert møte blir for stor.
• Lag en helhetlig plan for drift, utvikling og realisering av gevinster for den nye kommunen.
  • Dette er viktig for å skape en bred politisk og administrativ forståelse av hva en sammenslåingsprosess innebærer, hva som er realistisk å oppnå, når ulike gevinster kan realiseres og hva som kreves av ressurser og bemanning. En slik plan er til hjelp for å unngå  forventningsgap og synliggjøre gevinster som oppnås under sammenslåingsprosessen.
  • Vær forsiktig med å sette i gang for mange nye prosjekter det første året. La ting normaliseres.