Fase 5 - Implementering og innfasing

For Sandefjord, Andebu og Stokke var noen av de mest krevende prosessene knyttet til lokalisering, klargjøring for lønnskjøring, innfasing av IKT-løsninger og å få på plass ulike arbeids- og delegeringsreglement.

Lokaliseringsspørsmålet ble ikke avklart før tett opp til sammenslåingstidspunktet. Å få på plass felles lønnssystem viste seg å være en komplisert og krevende oppgave, og det oppstod uforutsette problemer som krevde mye ekstra arbeid. Dette hadde sammenheng med tiden det tok å få kommunalområdene på plass, og at det ble kort tid til testing og utprøving. Det tok også lang tid å få nødvendige reglement på plass. Politisk reglement, delegeringsreglement og godtgjøringsreglement for folkevalgte ble ikke vedtatt før i midten av desember, og delegeringsreglement for kommunalsjefnivået ble utarbeidet i romjulen.

Avklar lokalisering og flytteprosess tidlig

Samtidig som den nye kommunen skal implementeres, skal også de gamle kommunene avsluttes. Kommunestyret for nye Sandefjord ble konstituert i oktober 2016. Etter dette var beslutningsmyndighet for alle saker som gjaldt den nye kommunen formelt lagt til kommunestyret, men man måtte fram til sammenslåingspunktet forholde seg til fire organisasjoner. Med relativt stor aktivitet i de gamle kommunene ble innspurten mot etablering av den nye kommunen ekstra arbeidskrevende.

For å avdekke problemstillinger og mulige utfordringer som må håndteres for å sikre en god prosess og mest mulig smertefri overgang til ny kommune, er det en fordel å gjennomføre en overordnet ROS-analyse for hele sammenslåingsprosessen i en innledende fase og en tidlig avklaring av ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene. I siste fase bør de gamle kommunene ha fokus på avslutning og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver.

Anbefalinger

• Kom raskt i gang med å  avklarelokaliseringen av tjenester og funksjoner i den nye kommunen etter at organiseringen er bestemt.
• Det er en fordel om lokaliseringen av avklart senest 1/2 år før sammenslåingen for å sikre at eventuelle utfordringer knyttet til selve flytteprosessen er på plass før innspurten i prosessen.
• Sett opp kriterier som skal brukes i lokaliseringsdiskusjonen og hvordan disse skal vektlegges.
  • Kriteriene må tydeliggjøre hensyn for brukere/innbyggere, ansatte og målsettinger som ligger til grunn for sammenslåingen. Enighet om gode kriterier bidrar til at lokaliseringsdiskusjonen blir mindre tilfeldig og følelsesladet.
• Vær bevisst på at omlegging og konvertering av data fra tidligere IT-løsninger inn i nye baser og IT-systemer kan være komplisert og arbeidskrevende. Det kan oppstå uforutsette problemer ved overgang til nye IT-løsninger. Sett derfor av nødvendig tid og ressurser til planlegging og testing i omstillingsarbeidet
• Gjennomfør en overordnet ROS-analyse for hele sammenslåingsprosessen i en tidlig fase.
  • Dette kan gi en bredere og bedre forståelse av hva som er kritiske faktorer, hvilke tiltak som skal forebygge disse, og hva slags ressurser og bemanning som det er behov for.
  • Gjennomfør ROS-analyser for ulike kommunalområder etter hvert som disse kommer på plass.
  • Etabler et system for oppfølging av ROS-analysene underveis i prosessen.
  • Vurder hvilke oppgaver som må være på plass ved sammenslåingstidspunktet og hvilke som kan vente til etterpå.
• Sørg for bred politisk og tverrkommunal forankring i utarbeidelsen av reglementer.
  • Erfaringene fra Sandefjord tilsier bred forankring av arbeidet med å utarbeide både politisk reglement, delegeringsreglement og reglement for godtgjørelse. Arbeidet bør forankres like godt i alle sammenslåingskommuner og være tverrpolitisk. Ulik praksis kommunene i mellom tilsier behov for å drøfte sammenhenger mellom regelverk og konsekvenser ved endring.  
• Vedta reglementer tidlig i prosessen.
  • Politisk reglement, delegeringsreglement og reglement for godtgjørelse henger nøye sammen. Delegeringsreglement bør være klart før rekruttering av kommunalsjefer tar til, slik at det er kjent hvilken myndighet de vil få.
  • Erfaringene fra Sandefjord er at det er problematisk å legge fram og vedta sitt eget godtgjørelsesreglement. Kommuner med sammenslåingstidspunkt 01.01.18 kan stå overfor tilsvarende utfordringer. SAS-politikernes råd er at godtgjørelsesreglement bør være avklart i god tid før sammenslåingstidspunktet.
• Klargjør reglementsbestemmelser mellom konstituering av nytt kommunestyre og sammenslåingstidspunkt.
  • Det bør tas stilling til hvordan de folkevalgtes godtgjørelse skal håndteres i perioden fra nytt kommunestyre er konstituert til sammenslåingstidspunktet. Vurder om politikerne skal motta full godtgjørelse både fra de opprinnelige kommunene og ny kommune i perioden fra nytt kommunestyre er konstituert til sammenslåing.
• Avklar så tidlig som mulig ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene.
  • I siste fase av sammenslåingsprosessen bør de gamle kommunene ha fokus på avvikling, og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver.