Fase 4 - Tjeneste - og oppgaveområder

I Sandefjord var påtroppende kommunalsjefer og stabsledere delprosjektledere med ansvar for å planlegge og å organisere sine områder. Prosessene ble gjennomført etter et felles opplegg som omfattet flere faser med effektmål og vurdering av organisasjonsmodeller for det aktuelle kommunalområdet. Deretter ble ledergruppe på seksjonsledernivå innplassert. Seksjonslederne fikk ansvar for å gjennomføre tilsvarende prosessesser for sine seksjoner. Til slutt ble det foretatt innplassering av ledere på nivå tre og øvrige ansatte.

Tydelige fremdriftsplaner og milepæler

Prosessene som ble gjennomført, hadde positive effekter for å skape felles kultur og forståelse av mål og hensikt med de nye organisatoriske enhetene. Med kort tid på å planlegge, organisere og innplassere ansatte i den nye kommunen, er erfaringene fra Sandefjord at dette var en effektiv måte å gjennomføre prosessene på. 

Anbefalinger

For kommuner som har bedre tid, kan det være en fordel å utarbeide en helhetlig organisasjonsplan før kommunalsjefene blir tilsatt. Kommunalsjefenes hovedoppgave vil da være å sørge for god overgang fra prosjekt til drift. Dette arbeidet bør starte 1,5 år før sammenslåingen. Organiserings- og bemanningsprosesser bør være avsluttet senest 3/4 år før sammenslåingstidspunktet, fordi mange påfølgende prosesser fram mot sammenslåingspunktet er avhengig av at dette er på plass.

• Lag en helhetlig plan for organisering før kommunalsjefer tilsettes. Organisasjonskart må på plass først og deretter bemanningsplan.
  • Erfaringene fra Sandefjord er et eksempel på en prosess hvor man planlegger samtidig som man bygger. Med bedre tid kan det vært en fordel med mer helhetlig planlegging i forkant.
• Tilstreb å få kommunalsjefer og stabsledere operative på noenlunde samme tidspunkt
  • Det bidrar til at samhandling og forankring blir lettere.
  • Kommunalsjefenes hovedoppgave bør være å utvikle og forme sine områder og sørge for god overgang fra prosjekt til drift. Dette arbeidet bør starte 1,5 år før sammenslåingstidspunktet.
• Sørg for tydelige milepeler og framdriftsplaner for å skape forutsigbarhet og trygghet i organisasjonen.
  • Ansatte har behov for å vite når spørsmål som de er opptatt av, blir klarlagt.
• Sørg for involverende prosesser med bred deltakelse på tvers av kommunegrensene.
  • Viktig for å byggeeierskap og felles kultur.
• Sørg for at alle organiserings- og bemanningsprosesser er avsluttet senest 3/4 år før sammenslåingstidspunktet.
  • Det er mange påfølgende prosesser fram mot sammenslåingstidspunktet som er avhengig av at dette er på plass.