Fase 2 - Organisering og bemanning

Den politiske organiseringen av sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke omfattet

• fellesnemnd
• partssammensatt utvalg (PSU)
• arbeidsutvalg
• ansettelsesutvalg
• fire ulike temakomiteer

Denne organiseringen fungerte bra, men det var noen utfordringer underveis knyttet til rollefordeling mellom PSU og fellesnemnda, samt representasjon i enkelte av komiteene og utvalgene. Det er derfor viktig å sikre en klar og tydelig rolle- og ansvarsfordeling mellom sentrale organer og aktører.

Få på plass strukturen raskt

Når det gjelder den administrative prosjektorganiseringen, er erfaringen at prosjektleder hadde for lite ressurser å spille på. En prioritert oppgave i startfasen var å få tilsatt kommunalsjefer for de fem kommunalområdene og stabsledere. Disse ble en del av prosjektgruppen og fungerte som delprosjektledere for planlegging og organisering av sine respektive kommunalområder. Alle unntatt en ble internt rekruttert og tilsatt i perioden desember 2015-januar 2016. Den eksternt rekrutterte kommunalsjefen tiltrådte stillingen først i juni 2016.

De ansatte er organisert i over 20 ulike fagorganisasjoner. I PSU var kun de to største organisasjonene representert. Det oppstod etter hvert en diskusjon om hvem disse representerte, og det ble derfor nødvendig å etablere drøftings- og informasjonsmøter hvor alle organisasjonene deltok.

Anbefalinger

Det er en fordel om delprosjektledere og påtroppende kommunalsjefer gjøres operative på samme tidspunkt for å gjøre arbeidet med å bygge en felles plattform og skape god forankring blant ledergruppen lettere. For å sikre riktig representasjon fra de tillitsvalgte, er anbefalingene fra Sandefjord at disse bør være representert etter hovedsammenslutningsmodellen.

• Sørg for klar rolle- og ansvarsfordeling mellom sentrale organer og aktører i sammenslåingsprosessen og bred politisk representasjon i politiske utvalg som for eksempel arbeider med godtgjøringsreglement for folkevalgte.
• Den vanlige arbeidsdelingen mellom politikk og administrasjon bør følges også i forholdet mellom administrasjon/prosjektorganisasjon og fellesnemnda.
  • I felles kommunestyre etter vedtak om sammenslåing bør de respektive kommunestyrene gi rådmennene ansvar for å «betjene» fellesnemnda, for eksempel gjennom å utrede, legge fram saker, utarbeide prosjektplanerog få et overordnet bilde over alt som må være på plass tidlig.
  • Sittende rådmenn bør utgjøre prosjektledelsen inntil ny prosjektleder er på plass.
• Etabler en robust prosjektorganisasjon med klar struktur og rollefordeling.
  • Frigi tilstrekkelig med ressurser til prosjektorganisasjonen og begrens omfanget av dobbeltroller.
  • Vurder muligheter for samlokalisering av prosjektorganisasjon.
  • Sikre at prosjektledelsen og linjeledelsen drar i samme retning.
• Sørg for at prosjektleder kan disponere nødvendige ressurser ved oppstart.
  • Noen bør være dedikert til å arbeide med prosjektkoordinering, personalspørsmål, sekretæroppgaver, informasjon/kommunikasjon, juss og økonomi. Å spare penger på prosjektorganisasjonen kan gi økte kostnader på et senere tidspunkt.
• Få påtroppende kommunalsjefer på plass raskt for å sikre god forankring blant ledergruppen.
• Avklar så tidlig som mulig hvordan tillitsvalgte og verneombud skal være med i prosessen, grad av frikjøp og hva som skal være gjenstand for drøfting.
  • Representasjon av tillitsvalgte etter hovedsammenslutningsmodellen er et godt grep for å sikre at ulike organisasjoners interesser blir representert og ivaretatt.
  • Involver de tillitsvalgte og hovedverneombud for mye heller enn for lite. De er en viktig informasjonskanal og bindeledd til de ansatte.
• Lag en informasjonsplan tidlig i prosessen. Sett av ressurser til en informasjonsansvarlig og sørg for at ulike typer informasjon om sammenslåingen er tilgjengelig fra et sted.