Fase 1 - Overordnet planlegging

Vedtak om sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner til Sandefjord kommune ble fattet i februar 2015, og kongelig resolusjon forelå 24. april. Sammenslåingarbeidet kom ikke i gang for fullt før prosjektleder/påtroppende rådmann var på plass 19. oktober. I praksis innebar det at mesteparten av arbeidet før sammenslåingen ble gjennomført i løpet av 2016.

Forhandlingsutvalgets utredning definerte overordnet politisk og administrativ organisering av den nye kommunen. Det var ikke tid til å lage en samlet og helhetlig plan for organiseringen av de ulike kommunalområdene, men man laget i november 2015 et prosessopplegg for planlegging og organisering av de ulike områdene etter hvert som ulike nivåer i organisasjonen ble bemannet. 

Unngå vakuumperiode

En viktig erfaring er at tiden fra vedtak om sammenslåing fram til prosjektleder var på plass, kunne vært utnyttet bedre, men man ønsket blant annet ikke å sette i gang for mange prosesser før prosjektleder og framtidig rådmann var operativ. Perioden fram til prosjektleder tiltrådte i stillingen, omtales som en vakuumperiode. I ettertid ser man at mange «ufarlige» kartleggings- og utredningsoppgaver kunne vært gjennomført i denne perioden. Det ville lettet arbeidet fram mot sammenslåingen.

Fellesnemnda bør ha fullmakt til å gi eksisterende rådmenn ansvar for gjennomføring. Samtidig bør den administrative toppledelsens rolle i prosessen avklares raskt etter vedtak om sammenslåing. En lengre periode med usikkerhet og uavklarte roller kan føre til at man mister viktig lederkompetanse og kunnskap om kommunene som er viktig for sammenslåingsprosessen.

Anbefalinger

• Ha en plan for oppgaver og ansvarsfordeling etter vedtak om sammenslåing slik at man unngår en vakuumperiode.
• Ha et bevisst forhold til politikernes rolle som arbeidsgiver, og iverksett prosesser for å ivareta den administrative toppledelsen (rådmenn og kommunalsjefer) i denne perioden.
• En lengre periode med usikkerhet og uavklarte roller kan føre til at viktig lederkompetanse forsvinner.
  • Sikre at også ordførerne blir ivaretatt i denne fasen. Selv om ordfører har en annen status enn den administrative kommuneledelsen, bør spørsmål om ordførernes framtid, arbeidsforhold og betingelser tas opp i ryddige former.
  • Vær ryddig i vurderingen av fordeler og ulemper ved å rekruttere ny rådmann kontra å la en av de sittende rådmennene bli rådmann i den nye kommunen. Her må behovet for kontinuitet avveies mot behovet for å bygge nytt. Se også KS’ veileder i arbeidsrettslige spørsmål.
  • Dersom man rekrutterer ekstern prosjektleder/rådmann; avklar hvilke oppgaver som kan gjøres før prosjektleder er på plass, og hvem som har ansvar for dette.
  • De folkevalgte bør ta initiativ til å sette i gang kartleggingsoppgaver raskt.
  • Fram til prosjektleder er på plass, bør en av rådmennene konstitueres som prosjektleder, og alle rådmennene må forplikte seg på å bidra i prosessen.
  • Fellesnemnda bør ha fullmakt til å gi eksisterende rådmenn i oppgave å sette i gang et slikt arbeid.
    • Lag tydelige planer for hvordan prosessen skal gjennomføres, så tidlig som mulig
    • Vær bevisst på at det i denne planleggingsfasen er mange krevende saker som skal utarbeides og besluttes, og som har betydning for hvordan sammenslåingsprosessen forløper.