Publisert: 05.04.2018
Fra 1. januar 2020 vil Norge bestå av 11 fylkeskommuner og 354 kommuner. Det betyr at det er mange kommuner og fylkeskommuner som skal slås sammen innen den tid.
Ved kommunesammenslåing vil hver kommune ha sin egen kontraktsportefølje. Kommunene kan ha helt eller delvis overlappende avtaler, avtaler med ulik varighet og de kan ha kontrakter med ulike leverandører og på ulike fagsystemer.
Rådene i kortversjon
1. Kartlegge kommunens kontraktsportefølje
Gjør en «due dilligence», slik som private aktører gjør når de vurderer å kjøpe et selskap: Sjekk hvilke kontrakter kommunen har inngått, når de løper ut og hvilke oppsigelsesmuligheter som eventuelt finnes. Lag en overordnet strategi for innkjøp, inkludert tidsløpet. Hva er kritisk for sammenslåing, og hva kan eventuelt vente? Koordiner arbeidet i de ulike kommunene.
2. Legg inn endringsklausuler i fremtidige kontrakter
Dette gjelder både klausuler som gjør det mulig å utvide og videreføre kontrakten ved en eventuell kommunesammenslåing, og klausuler som gir kommunen mulighet til å si opp kontrakten hvis dette skjer.
3. Vurder innkjøpssamarbeid med de kommunene det kan være aktuelt å slå seg sammen med
Dette har fungert godt ved tidligere kommunesammenslåinger. Kommunene vil da ofte ha inngått likelydende avtaler med samme leverandør, noe som gjør situasjonen enklere dersom kommunene senere skulle bli slått sammen.
Slike avtaler kan da også inneholde endringsklausuler om at for eksempel avtalene for kommune A, B og C forenes og overdras til det nye rettssubjektet når sammenslåingen skjer.
4. Publiser en intensjonskunngjøring
Dersom det er usikkert om den ønskede endringen er innfor den lovlige endringsadgangen, gjør dere en intensjonskunngjøring. En intensjonskunngjøring er en sikkerhetsventil for oppdragsgiver.
I intensjonskunngjøringen kan for eksempel oppdragsgiver varsle om en utvidelse av kontraktens volum. Det skal gis en begrunnelse for at endringen er å anse som lovlig, og det skal være en karensperiode på minst ti dager. I karensperioden har interesserte leverandører muligheten til å stanse kontraktsinngåelsen.
Utlyse nye konkurranser
Avslutningsvis vil vi også minne om at det ofte kan være fordeler ved å bryte opp eksisterende leverandørrelasjoner og utlyse nye konkurranser. Konkurranse om kontrakter vil i mange tilfeller kunne gi bedre og rimeligere leveranser. En stor kommunes forhandlingssituasjon vil også ofte være bedre enn en for en liten kommune.
