Case 6: Anskaffelser – anbudsproblematikk – oppdragsendring

Gjennomgang av det frivillige arbeidet
Ved drøftelsen av årsrapporten for 2012 har kommunestyret har bedt rådmannen sørge for en gjennomgang av det frivillige arbeidet i Kringland kommune og bevilget kr 200 000 til prosjektet, som skal munne ut i en rapport. I kommuneadministrasjonen er det begrenset kompetanse med henblikk på en slik evaluering, og rådmannen ønsker å knytte til seg en prosjektleder.

Anskaffelser og anbud
Kommunestyret har gjennom prinsippvedtak bestemt at alle anskaffelser skal gjøres til gjenstand for konkurranse og at det derfor skal foreligge minst to anbud. Rådmannen tar kontakt med enkelte miljøer som kan tenkes å ha kompetanse på feltet. Bare ett av disse miljøene, ISF, er interessert i å levere tilbud. ISF er ikke kjent med den rammen kommunestyret har bevilget til prosjektet. Når tilbudet foreligger, er det på kr 240 000. Rådmannen kontakter da et mindre konsulentfirma, som han har møtt gjennom Røde Kors, der han har tillitsverv. Rådmannen opplyser firmaet om at han har en ramme på kr 200 000. Konsulenten sier at han kan gjennomføre en evaluering innenfor dette beløpet, og det inngås avtale om gjennomføring av oppdraget.

Ikke offentlig kunngjort
Når rapporten legges fram for kommunestyret, blir det liten debatt om innholdet, men desto større debatt om hvordan oppdraget kom i stand. Rådmannen redegjør for at aktuelle miljøer ble kontaktet direkte, men erkjenner at oppdraget ikke er blitt offentlig kunngjort. Han henviser til at den valgte konsulenten er dyktig og har gjennomført mange oppdrag for Røde Kors. Medlemmer av kommunestyret kritiserer rådmannen for at kommunens retningslinjer ikke er fulgt. Det henvises også til at kommunen har hatt et langvarig samarbeid med et lokalt konsulentfirma, og at det ville vært naturlig å henvende seg til dette firmaet også ved det aktuelle oppdraget.

Oppdragsendringer
Flere kommunestyremedlemmer mener at rapporten er for generell og ber om at det innenfor det betalte beløpet kreves en tilleggsrapport som særlig analyserer organisasjonenes muligheter for å bidra aktivt i eldreomsorgen. Rådmannen peker imidlertid på at dette ikke var en del av anbuds- og avtalegrunnlaget, og at kommunens egen styringsgruppe har fulgt prosjektet nøye og er tilfreds med det konsulentarbeidet som er utført. Rådmannen mener at det ikke var aktuelt å vurdere ISFs tilbud når det lå utenfor den økonomiske rammen.

Rådmannen hadde ønsket at konsulenten selv presenterte rapporten for kommunestyret og kunne besvare spørsmål. Ordføreren mente imidlertid at det var unødvendig når alle representantene hadde fått rapporten tilsendt. Nå planlegges det oppfølgingsseminarer i kommunen for å virkeliggjøre gode forslag som ligger i evalueringsrapporten, og konsulenten er blitt engasjert til å lede disse seminarene.

Spørsmål til refleksjon:
- Hvordan bør kommunen forholde seg hvis ingen leverandører leverer tilbud på tjenester eller varer til kommunen?
- Hvordan bør kommunen forholde seg hvis bare én leverandør leverer tilbud på tjenester eller varer til kommunen?
- Hvilken rett bør en administrativ leder ha til å knytte til seg eksterne ressurspersoner uten å innhente anbud?
- Kunne rådmannen forholdt seg til ISFs forslag på en annen måte enn han faktisk gjorde?
- Er det i orden, betenkelig eller kritikkverdig at den administrative lederen kjenner vedkommende ressursperson fra private sammenhenger eller tillitsverv?
- Hvordan skal kommunestyret fremsette kritikk mot administrasjonen hvis det er misfornøyd med et eksternt gjennomført arbeid?
- Hvordan skal kommunestyret fremsette kritikk mot en ekstern konsulent hvis det er misfornøyd med det gjennomførte arbeidet?
- Når og hvordan kan kommunestyret endre en inngått avtale med en ekstern leverandør?
- Hvordan bør en rapport utarbeidet av en ekstern leverandør presenteres for kommunestyret eller andre folkevalgte organer?