Publisert: 24.09.2018
Rammesetting av møter og prosesser
Møter som oppleves som effektive og meningsfulle har ofte noen felles kjennetegn. Møteleder er god på å sette en intensjon for møtene og velger riktig møteplass for sakene.
Intensjon for møtet - og hva det har å si for resten av planleggingen
Alle møter har ulike hensikter; hva er hensikten med møtet du planlegger akkurat nå? Lærende møte, evaluering, strategiplanlegging? Se på den 12 forslagene nederst på denne siden og velg det som passer best.
Når du har etablert hensikt kan du gå gjennom listen "Planlegg ditt møte" nederst på denne siden for å planlegge møtet videre.
Sakslisten: ulike saker har ulik hensikt
I et møte så kan hver sak ha ulik intensjon:
- -Referatsaker er til informasjon – ikke til diskusjon. Dersom det kommer opp nye elementer til referatet må møteleder finne måter å stoppe diskusjonen på. Be referenten notere at saken må følges opp, sette saken på «parkeringsplass», fortell hvordan saken skal følges opp på et senere tidspunkt.
- -Noen saker er idemyldringssaker og da er det viktig å sette den rammen. Utfordre på å unngå diskusjon og stimulere til assosiasjoner og nytenking.
- -Det kan være saker i et møte som er beslutningssaker der diskusjon er helt nødvendig.
Se også under for beskrivelse av ulike typer møter.
Eksempler på ulike typer møter
Under finner du en kort beskrivelse av ulike typer møter.
- Lærende møter krever forberedelse og oppfølging av både arrangør og deltagere og baserer seg på refleksjon og dialog og samskaping heller enn medbestemmelse.
- Kreative møter kan brukes når hensikten er innovasjon og utviklingsarbeid, for eksempel når man trenger nye måter å løse problemstillinger på.
- Strategimøter kan brukes for å kartlegge en situasjon i nåtid og hvilke steg man må ta for å møte fremtid. Det er viktig å huske at et strategimøte bare er første steg på veien til å faktisk ha en strategi.
- Evalueringsmøter vurderer effekten av tiltak og aktiviteter, og hvordan man kan lære av suksess og feil for å jobbe enda bedre i framtida.
- Problemløsningsmøter har som hensikt å få folk til å hjelpe hverandre til å reflektere rundt og finne hjelp til utfordringer de har i jobben.
- Planleggings- og organiseringsmøter skal hjelpe til å stake ut kurs og finne svar på en del spørsmål før man går i gang med en prosess.
- Krisehåndteringsmøter er ment for uforutsette hendelser som for eksempel ulykker, negativ medieoppmerksomhet elle katastrofer. Kriser er ikke det samme som problemer.
- Forhandlingsmøter er som regel møter der partene forsøker å komme til enighet i en omstridt sak. I forhandlinger er det ingen som eier sannheten eller kommer til "å få rett", men man forsøker å komme til enighet om hvilke gevinster og offer partene er villige til å akseptere.
- Oppfølging og feedback-møter brukes underveis i en prosess for å sjekke og eventuelt justere kurs. Slike møter er en avgjørende suksessfaktor i strategiarbeid.
- Informasjonsmøter er tradisjonelt et møte der noen informerer og de fleste lytter, men infomøter kan også brukes til å innhente og vurdere informasjon. Les mer om hvordan ved å klikke på lenken.
- Beslutningsmøter tar sikte på å vurdere behov og ta beslutninger om for eksempel fremtidige investeringer, for eksempel ved innkjøp av teknologiske løsninger.
- Fest for personalet – også en viktig møtearena som kan benyttes
