Publisert: 09.01.2018

Hvorfor gjøre dette?

Planleggingsarbeid skjer ikke på bakrommet, men utføres i dialog med ansatte på tvers av organisasjonen. Grundig planleggingsarbeid og forankring hjelper dere med å oppnå en smidig overgang til drift. Under implementering kan det hende dere finner forbedringsområder i tjenesten og videreutvikler den. Husk å oppdatere dokumentasjon dersom endringene gjør det nødvendig.

Planlegging og realisering av den nye løsningen

I fase 3 utviklet dere, prøvde ut og evaluerte løsningen. I denne fasen har dere bestemt dere for ny løsning, og dere skal sikre at løsningen implementeres i organisasjonen. Dette innebærer at dere foretar anskaffelser, planlegger og gjennomfører implementering av ny løsning. Det bør utarbeides strukturerte og detaljerte planer for hele implementeringsløpet og gevinstrealiseringen.

En implementering innebærer at dere jobber bredt i organisasjonen. Husk at det fremdeles er viktig å jobbe med forankring. Når ansatte er med på endringsreisen, oppnår dere varige forbedringer og realiserer gevinster.

De ansatte må motiveres til å være med på endringen slik at det skapes engasjement i organisasjonen for overgangen til drift. Ledelsen har et ansvar for å bidra til å skape engasjement rundt endringen, og finne måter å gjøre dette sammen med ansatte på.

Til refleksjon

  • Hvilke møteplasser og metoder kan brukes for å opprettholde fokus og motivasjon for de nye løsningene?
  • Hvordan kan dere som ledergruppe sammen ta ansvar sammen?
  • Hvilke elementer kan inngå i et årshjul- og hvordan bruke det aktivt i kvalitetsvurderingen, kvalitetssikringen og kvalitetsutviklingen?

Planlegge og gjennomføre anskaffelser

Anskaff teknologien dere ønsker å gå videre med. Vurder også om dere trenger å anskaffe bistand knyttet til kompetanseheving og rådgivning.

Skolen og/eller kommunen må være en god bestiller, og klare å formidle behov i dialogen med leverandørene. Aktivitetene dere har gjennomført i fase 2 og 3 knyttet til innsikt i faktiske behov, designprinsipper med mer er et solid utgangspunkt for en god dialog med leverandørmarkedet.

Planlegge anskaffelser

Utarbeid konkurransestrategi, gjennomføringsplan og konkurransegrunnlag.

Tenk godt gjennom hvordan anskaffelsen best kan gjennomføres for å:

  • Sikre at innsikt om behovene som ble definert i fase 2 og 3 reflekteres i anskaffelsedokumentene på en form som leverandørene forstår. Dersom leverandørene blir godt kjent med behovene kan de komme tilbake med løsningsforslag 
  • Sikre konkurranse blant leverandører  
  • Gi rom for innspill fra leverandørmarkedet 
  • Gjøre fornuftig vekting mellom pris og kvalitet (det er ikke alltid billigst er best!)

 

Gjennomføre anskaffelser

Gjennomfør anskaffelsen etter gjeldene regelverk

 

Utarbeide plan for iverksettelse

Utarbeid plan for hvordan det nye tiltaket eller arbeidsmetoder skal settes ut i livet og følges opp. Det er de ansatte som skal jobbe på nye måter, og det er gjennom dem de positive effektene oppnås når man tar i bruk nye løsninger eller aktiviteter, såkalt gevinstrealisering.

 

Plan for iverksetting - verktøy

Lenkeblokk Icon Kopi Av Gevinstplanlegging M Endres Til Skole

Forankre

En forutsetning for vellykket implementering/innføring er god forankring hos alle interessenter i og utenfor organisasjonen. Forankring startet dere med allerede i fase 1. Ivareta forankring i planleggingsarbeidet, og få med forankringsaktiviteter i implementerings- og gevinstrealiseringsplanen. Ta utgangspunkt i oppdatert interessentanalyse i dette arbeidet.

For å kunne forankre den fremtidige måten å jobbe på, er det viktig at nye arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar er dokumentert på en strukturert, enkel og forståelig måte. Ansatte trenger ikke bare forstå hva de selv skal gjøre, de må også forstå hvorfor, hva som skjer før deres arbeidsoppgave starter, og hva som skjer etterpå. På den måten forstår hver ansatt at hun/han er en viktig brikke i det nye. Dersom ikke alle ansatte forstår sin rolle og sitt ansvar i det nye som skal skje, vil det oppstå «huller» gjør det vanskelig å realisere planene.

Når planer for implementering av nye løsninger kommuniseres er det vanlig at ansatte blir bekymret for hva endringen betyr for deres situasjon. Hvordan påvirker dette meg? Mister jeg jobben? Det er viktig å sørge for at ansatte opplever at deres behov blir ivaretatt under forankringen. Ansatte bør hele tiden bli minnet på hvorfor dere gjennomfører en endring, og hva det betyr for den enkelte.

Husk at motivasjon for endring er et viktig stikkord! Dere må jobbe kontinuerlig med å holde engasjementet oppe slik at ansatte er motiverte for endringen.

Innføre ny løsning

Implementer den nye løsningen etter planen. Husk å inspirere ansatte underveis med påminnelser om hvilken verdi den nye arbeidsmåten skal gi for elevene og de ansattes arbeidshverdag.

Når dere jobber med større endringer, bør implementeringen skje gradvis for å kunne lære underveis, og redusere risiko. Start gjerne med  én avdeling, trinn eller fagområde og oppskaler når dere oppnår stabil drift og er klare for neste steg.

Til refleksjon

Implementering/innføring handler ikke bare om å få teknologien til å fungere. Organisasjonen må forberedes godt til å ta imot nye løsninger gjennom:

  • Ny organisering, arbeidsprosesser og rutiner. Skap ny organisering og motiver ansatte til å jobbe etter ny praksis.

  • Forankring. Endringene skapes i fellesskap gjennom en målrettet innsats på tvers av organisasjonen. Sørg for å involvere ansatte og hold en god dialog med brukerne, pårørende, leverandører og andre interessenter.

  • Opplæring. Ansatte bør ha kompetanse til å jobbe på nye måter og trenger opplæring i teknologi og nye prosesser og rutiner. Det er aldri lurt å spare penger på opplæringen!

Fra prosjekt til drift

Dere har nå jobbet sammen med de ansatte over en lengre periode for å skape en felles forståelse av utfordringsbildet og behovet for å ta i bruk nye løsninger. Snart er det på tide å fase ut prosjektet, og la linjen overta ansvaret for den nye løsningen(e) og gevinstrealiseringen. Under overleveringen bør dere dele læringspunkter fra prosjektet og legge til rette for oppfølging av den nye tjenesten i drift.

Evaluere og oppsummere resultater

Vurder hvorvidt prosjektet har oppnådd opprinnelig målsetning, hva som har gått bra, og hva som er viktige forbedringspunkter. Bruk fakta om prosjektresultater og snakk med mennesker som har vært involvert i prosjektet. Dokumenter evalueringen i en sluttrapport. 

Feedback og evaluering vil gjøre neste prosess lettere å planlegge og gjennomføre, både for ledere og ansatte.

Husk at motivasjon er et viktig stikkord! Dere må jobbe kontinuerlig med å holde engasjementet oppe slik at ansatte er motiverte for endringen.