Rutiner for varsling

6.1 Plikten til å utarbeide skriftlige rutiner

Kommuner og fylkeskommuner har plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6. Rutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske helse, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. arbeidsmiljøloven § 3-1 og i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

Rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle. Dette er inntatt i loven som en påminnelse for arbeidsgiver.

Videre skal rutinene være skriftlige og loven oppstiller minimumskrav til rutinenes innhold. De skal oppfordre til å varsle om kritikkverdige forhold.

Fremgangsmåte for varsling skal fremgå av rutinene. Dette innebærer at rutinene beskriver hvor varsel skal rettes, for eksempel til et varslingssekretariat eller til en ekstern advokat. Det bør også fremgå at varsel bør rettes til nærmeste leder eller kan rettes til tillitsvalgt eller verneombud.

Også fremgangsmåten for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsler skal fremgå av rutinene. Loven stiller ingen konkrete krav til arbeidsgivers fremgangsmåte, og rutinene vil normalt ikke være for detaljerte. Det bør fremgå om et varslingsmottak også har myndighet til å saksbehandle varselet, eventuelt hvilke undersøkelser som kan gjøres før det involverer ledelsen. Normalt bør det være en tett kontakt mellom sekretariatet og ledelsen.  

Varslingsrutinene skal være lett tilgjengelige for alle i virksomheten. Gode varslingsrutiner som er kjent i organisasjonen legger til rette for en tydelig og etterrettelig oppfølging.

Rutinene bør også omfatte tilbakemelding til varsler. Det bør vurderes i det enkelte tilfellet hvilken tilbakemelding som bør gis varsler. Arbeidsgiver bør raskt etter mottak av varsel bekrefte at varselet er mottatt og vil bli håndtert av arbeidsgiver så langt varselet foranlediger dette.

Når saken er ferdig behandlet bør varsler motta en kort melding fra arbeidsgiver om at varselet er håndtert og saken avsluttet fra arbeidsgivers side. Varsler har ikke krav på å vite hvilke konsekvenser saken eventuelt fikk for den varselet rettet seg mot. Det er normalt heller ikke tilrådelig eller riktig å gi varsler slik informasjon.  

6.2 Råd for utarbeidelse av varslingsrutiner

Varslingssaker kan omfatte svært mange ulike forhold med ulik kompleksitet og alvorlighetsgrad. Det er viktig at dette hensyntas ved utforming av rutinene. Lovens krav om at rutinene skal omtale saksbehandling og oppfølging av varsling er ikke til hinder for at rutinene utformes slik at det muliggjør en viss fleksibilitet og differensiering.

Varslingsrutinene skal sikre forutberegnelighet og ivareta rettssikkerheten til alle berørte parter i en varslingssak. Det er videre viktig at rutinene sikrer en habil og forsvarlig saksbehandling som inngir tillit. Rutinene bør bidra til at det ikke oppstår rollekonflikter som kan svekke tilliten til behandlingen av varselet. De bør også gi god informasjon og veiledning til alle berørte parter.

Det er viktig at rutinene evalueres og justeres jevnlig etter hvert som kommunen får erfaring med håndtering av varsler og kan videreutvikle sine rutiner. Dette følger også av kommunens internkontrollansvar.

Det er viktig å involvere de tillitsvalgte i utviklingen av rutinene. Vårt råd er at tillitsvalgte og verneombud ikke deltar i et varslingssekretariat som mottar og/eller saksbehandler varsler. Håndtering av varsler er ikke et partsarbeid, men et ledelsesansvar, og de tillitsvalgte bør involveres i tråd med lov og avtaleverk på vanlig måte.

Kontrollutvalget har oppgaver og ansvar etter kommuneloven § 23-2. Det bør ikke være varslingsmottak eller ha en rolle i saksbehandlingen av et varsel.