Publisert: 17.06.2024

Arbeidsgiver har aktivitetsplikt ved varsling etter arbeidsmiljøloven, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-3. Dette innebærer både en undersøkelsesplikt av varselet og en omsorgsplikt overfor varsler.

5.1 Undersøkelsesplikten

Når det varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten skal arbeidsgiver sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid. Dette er dels et spørsmål om når undersøkelser skal gjennomføres, og dels et spørsmål om hvilket omfang undersøkelsene skal ha

Arbeidsgivers undersøkelsesplikt gjelder både om det varsles i henhold til rutine eller varselet er mottatt på annen måte.

Forvaltningsrettslige saksbehandlingsprinsipper må ivaretas og tilpasses sakens kompleksitet. Sentrale prinsipper, som kontradiksjon, dokumentasjon og habilitet skal alltid ivaretas. I enkle tilfeller vil det være tilstrekkelig å dokumentere at en kort samtale har funnet sted, nedtegne hovedpunktene fra denne og arkivere dokumentet.

Den som undersøker varselet skal være habil etter forvaltningslovens regler.

Ved ekstern undersøkelse av advokat, også advokater tilsatt i kommunen, er det viktig at advokatetiske retningslinjer for private granskninger hensyntas. Disse ble revidert i juni 2023. Reglene kan også være veiledende i mer omfattende undersøkelser foretatt av andre enn advokater. 

5.1.1 Tilstrekkelig undersøkt

Arbeidsgiver har ikke plikt til å gjennomføre grundigere undersøkelser enn varselet gir saklig grunnlag for, men må sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt. Hva som er tilstrekkelig undersøkelse beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Ressursmessige hensyn vil også kunne vektlegges i en slik vurdering.

Dersom det etter en forundersøkelse kan slås fast at varselet er grunnløst vil det kunne være nok å konstatere dette. I mange tilfeller kan det være tilstrekkelig med enkle undersøkelser som for eksempel en samtale med varsler eller en eller flere ansatte. I noen tilfeller er det nødvendig å gjøre mer omfattende undersøkelser, for eksempel ved å gjennomføre en granskning.

5.1.1.1 Intern eller ekstern undersøkelse

Utgangspunktet er at arbeidsgiver selv kan og bør undersøke de fleste varsler som mottas. Dette er en sentral del av ledelsen i virksomheten. En rekke varsler følges også opp i den løpende drift uten at det kommer på spissen om det enkelte forhold er omfattet av varslingsreglene eller ikke.

I enkelte saker uttrykkes det mistillit til ledelsen og påberopes inhabilitet. Det kreves da ofte en objektiv undersøkelse som skal gjøres av eksterne. Det er arbeidsgiver som beslutter hvordan et varsel skal følges opp, og om det skal gjøres eksternt.

Dersom arbeidsgiver er habil til å håndtere varselet, kan og bør varselet så ofte som mulig håndteres internt.

Arbeidsgiver kjenner de lokale forhold best, og er ofte best kvalifisert til å undersøke varselet så fort som saken tillater og treffe raske tiltak der det er nødvendig. Arbeidsgiver har da større grad av kontroll med saken. Dette kan også bidra til at saken ikke eskalerer unødvendig. Undersøkelsene kan også være unødvendig prosess-, tids- og kostnadsdrivende.

I hvilken grad det likevel er hensiktsmessig å gjennomføre ekstern undersøkelse må vurderes konkret. Hensynet til legitimitet til resultatet av undersøkelsen, eller behov for et nytt blikk på saken, kan i noen tilfeller tilsi at undersøkelsen likevel skjer eksternt, også når det ikke foreligger inhabilitet hos ledelsen eller den som undersøker saken for arbeidsgiver. Se nærmere avsnitt 5.3 som omhandler varsel på kommunedirektør.

5.1.1.2 Undersøkelse av arbeidsmiljøsaker

I praksis viser det seg særlig utfordrende å undersøke krevende arbeidsmiljøsaker. Det er ofte slik at en undersøkelse som skal kartlegge arbeidsmiljøutfordringer med utgangspunkt i en metode som skal bekrefte eller avkrefte enkelte påstander ikke bringer tilstrekkelig klarhet i de underliggende årsakene og sammenhengene. Riktig valg av undersøkelsesmetode er viktig for å avdekke årsaker og hindre videreutvikling av et konfliktfylt arbeidsmiljø. Undersøker bør også ha den rette kompetansen.

5.1.1.3. Er det nødvendig å konkludere?

Det sentrale er at arbeidsgiver undersøker varselet og sørger for at eventuelle kritikkverdige forhold bringes til opphør. I mange varslingssaker brukes det mye ressurser på å avklare om det har skjedd kritikkverdige forhold eller ikke. Fokuset bør være å bringe eventuelle kritikkverdige forhold til opphør. Det er ofte ikke nødvendig å konkludere, eller å ta stilling til hvem som har rett i spørsmålet det er varslet om.

Et eksempel er om arbeidstaker varsler om å ha blitt utsatt for trakassering fra en leder eller kollega. Om lederen eller kollegaen ikke er enig i fremstillingen til varsler, men likevel ser at vedkommende kunne opptrådt på en annen måte, er det ikke nødvendig at arbeidsgiver konkluderer dersom det eventuelle kritikkverdige forholdet trolig ikke vil gjenta seg. Fokuset bør da heller være å forebygge og forhindre at dette skjer igjen. Den det blir varslet om, må normalt tåle at det ikke konkluderes og dermed at vedkommende ikke blir «renvasket».

I enkelte tilfeller hvor påstandene er svært alvorlige og/eller stigmatiserende, kan det likevel være nødvendig for arbeidsgiver å konkludere. Det kan være handlinger som – dersom de stemmer – er uforenlig med et videre arbeidsforhold eller krever særskilt oppfølging av den ansatte. Kan forholdet det varsles om være straffbart, må man vurdere å involvere politiet.

5.1.2 Innen rimelig tid

Det er viktig at varselet undersøkes innen rimelig tid fordi det vil gi grunnlag for hurtig inngripen for å bringe eventuelle kritikkverdige forhold til opphør, eventuelt at innholdet i varselet raskt kan avkreftes. Rask agering vil være viktig også for å kunne behandle saken på lavest mulig nivå. Det kan bidra til at saken avklares uten mye støy i virksomheten og forhindre at den eskalerer. Samtidig kan sakens kompleksitet og krav til forsvarlig saksbehandling tilsi at hurtighet må vike for forsvarlighet.

I mange tilfeller kan det være naturlig å gjøre forundersøkelser for å bringe klarhet i om hele eller deler av varselet bør forfølges videre, eller om det kan avsluttes på en enkel måte. Dette bør kunne gjøres relativt raskt i de fleste saker.

Det bør gis tilbakemelding til varsler om at varselet er mottatt og at saken vil følges opp. Dersom saken trekker ut i tid kan det etter forholdene være fornuftig med kontakt med varsler underveis. Dette bør kommunen innta i sine rutiner.