Effektiv gjennomføring av møter krever trening. I dette læringstrinnet vil du få verktøy og tips som hjelper deg til å komme godt i gang. Hvordan du forbereder deg, hvordan du leder møter og hvordan du følger opp i etterkant har stor betydning for din integritet som leder og din evne til å løse oppgavene du er satt til.
Effektive møter
Møter er en viktig arena du må beherske som ny leder fordi mange oppgaver og prosesser løses her. En kjent utfordring er at møter kan ta uforholdsmessig mye tid og krefter når de ikke planlegges og ledes godt.
Møter som ledelsesverktøy
Møter vil sannsynligvis ta mye tid i din arbeidshverdag, og er et godt verktøy for å planlegge, koordinere og gjennomføre oppgaver som ligger til din lederrolle, inkludert å sikre kvalitet og effektivitet i tjenestene i din avdeling.
Noen møter skjer regelmessig, mens andre møter skjer mer sporadisk. Regelmessige møter kan for eksempel være morgenmøter hvor oppgaver fordeles blant medarbeiderne, ukentlige møter for å rapportere på utførelse og måloppnåelse, avdelingsmøter, ledermøter eller årlige medarbeidersamtaler. Sporadiske møter kan for eksempel være møter med brukere av tjenester eller pårørende for å følge opp konkrete henvendelser, idémøter knyttet til utviklingsprosesser eller møter for å involvere ansatte eller andre interessenter i endrings- og forbedringsprosesser.
Her er noen eksempler på ulike typer møter:
Hvert møte har sitt eget formål, og vellykkede møter er ofte de som er godt planlagt og strukturert.
Foto/Video: KS / BehaviorLab
Antall saker og avsatt tid både for deg og andre kan by på utfordringer. Da må du vurdere hva som er dine viktigste prioriteringer og hvordan du sikrer god forankring med de du innkaller. Møtedeltakerne og perspektivene de bringer inn i et møte er også forskjellige og dette betyr at du både må håndtere dynamikken blant deltakerne, samt sikre at agenda for møtet blir fulgt innenfor avsatt tid. Har du utarbeidet en interessentanalyse i forbindelse med konkrete saker som skal tas opp, finn den gjerne frem. Den kan gi deg nyttig informasjon når du planlegger møtet.
Ett hvert møte bør ha en gjennomtenkt agenda. Dette er en plan for møtet hvor du setter opp de prioriterte sakene i rekkefølgen du mener er hensiktsmessig ut fra tilgjengelig tid og formålet med møtet. Her skriver du hvem som har ansvaret for de ulike sakene og hvor lang tid som er satt av til hver sak. Definér gjerne hvilken type sak det er: Om det er en informasjonssak, beslutningssak eller drøftingssak. Agendaen sender du ut i møteinnkallingen, sammen med eventuelle sakspapirer eller annet underlag som deltakerne bør ha lest gjennom på forhånd for å kunne være gode bidragsytere på møtet. Dette gir et godt grunnlag for en effektiv gjennomføring av møtet.
Dersom ikke roller allerede er avklart, kan dere sammen bli enige om det. I et møte med mange saker er tidsstyring viktig og det kan være nødvendig å ha en ordstyrer. I andre sammenhenger kan det holde at man blir enige om at man diskuterer ett punkt av gangen og tar en runde rundt bordet for at alle skal få slippe til. Du bør også vurdere om det er behov for å skrive referat, og om du skal gjøre det selv eller delegere oppgaven til en av møtedeltakerne.
Hvordan sikre god dialog i møter
For å få et bra utbytte av møtet er en god dialog avgjørende. I forrige læringstrinn lærte du om hva god dialog er og hvordan du lytter aktivt, stiller åpne spørsmål, samt viktigheten av anerkjennelse. Dette er nyttig når du skal lede et møte.
Under følger noen prinsipper som vil hjelpe deg å sikre god dialog, diskusjon og refleksjon i møter. Disse vil være aktuelle i de fleste møter, med unntak av rene informasjonsmøter, der kommunikasjonen primært er enveis.
1) Involvere
I et møte bør alle deltakerne involveres i dialogen. Du som leder har et overordnet ansvar for at samtalen er balansert, og at alle involveres. I de fleste møter er det noen som er mer aktive enn andre. Du må derfor se det store bildet, observere og sørge for at de mer passive deltakerne også kommer til orde. For eksempel kan du oppmuntre og involvere en deltager ved å rette et direkte spørsmål til vedkommende ved å si: "Du har jo erfaring med lignende prosjekter/oppgaver/situasjoner, hva tenker du om dette temaet?" På denne måten gir du dem plass i møtet og en spesifikk invitasjon til å bidra.
Behovet for refleksjon og tid til å tenke seg om før man tar ordet varierer fra person til person. Du kan tilrettelegge for dette ved å si noe som: "La oss ta 5 minutter for å gi alle tid til å reflektere før vi går videre og deler våre perspektiver på denne saken." Dette tar hensyn til ulike kommunikasjonsstiler og behov. Du kan også balansere bidraget ved å styre hvordan delingen skjer. Du kan si noe som “Jeg vet det er mye engasjement rundt dette temaet så jeg vil oppfordre til at alle velger ut det viktigste synspunktet de ønsker å dele når vi tar en runde rundt bordet.”
2) Anerkjenne og utforske
En del av det å skape en god dialog handler om å utveksle ideer og diskutere innspill. Vis din anerkjennelse og interesse gjennom å plukke opp det andre sier og stille spørsmål for å utforske videre. Du kan også invitere andre møtedeltakere til å dele sine tanker eller legge til dine egne refleksjoner. For eksempel kan du anerkjenne og be andre utdype ved å si; “Det er interessant, kan du fortelle litt mer om … ” eller koble det til egne tanker og bygge videre på det som er delt; “Jeg har tenkt på noe lignende og ser at …” eller; “Ja, og i sammenheng med det du sier om…, tenker jeg at vi kan…” Dette bidrar til en positiv og konstruktiv meningsutveksling.
Noen ideer og innspill vil du kanskje være uenig i. Da kan det være lurt å utforske disse forslagene og forstå mer om hva som ligger bak. Andre ganger vil det ikke være hensiktsmessig fordi det vil avspore diskusjonen eller ta for lang tid, eller det kan foreligge andre begrensninger som gjør at det ikke er gjennomførbart. Vær tydelig på hva som ligger innenfor og utenfor handlingsrommet dere har i saken som diskuteres.
3) Avklare og oppsummere
I all dialog, også i møter, kan det oppstå både misforståelser og uklarheter. Derfor bør du undersøke om du har oppfattet riktig. Den enkleste måten er å spørre direkte. Det kan også bidra til at de andre i møtet får mer klarhet i sin forståelse av saken.
En annen metode er å oppsummere de viktigste elementene av hva som har blitt sagt. I tillegg til å sikre forståelse bidrar det til at den eller de som har delt, får rom til å reflektere over det de har sagt. Oppsummeringer kan gjøres når som helst i et møte der det er behov for å sikre forståelse og samle gruppa. Du kan også spørre om hva andre tenker om oppsummeringen for å skape involvering. Når du oppsummerer kan du ta tak i det som du ser som viktigst for å bevege samtalen mot målet for møtet. Dette er en fin måte å bidra til samarbeid fordi alle får mulighet til å korrigere eller legge til ting som er viktig.
4) Følelser og motstand
Det er ikke alle møter som er enkle! Spesielt i forbindelse med endringer og forbedringer er det naturlig at det vil være ulike interesser, og at følelser og motstand vil oppstå. Noen ganger vil du være forberedt på at det kan komme følelsesmessige reaksjoner, andre ganger vil det komme som en overraskelse. Generelt er det viktig å forsøke å forstå og anerkjenne følelser og reaksjoner. Det er enklere å akseptere beslutninger hvis man opplever at ens stemme har blitt hørt. I noen tilfeller kan det være nyttig å utforske og adressere reaksjoner i fellesskap i et møte, men personlige reaksjoner kan også gå ut over møtet, over andre deltakere eller til og med være belastende for den eller de som har hatt en reaksjon. Som leder må du vurdere hva som kan rommes i et møte, når det er best å stoppe opp og ta en pause, og hva som eventuelt bør følges opp i egne møter eller på tomannshånd. I saker der det skal tas en beslutning i møtet, kan det selv etter godt bakgrunnsarbeid vise seg å være krevende å ta den endelige beslutningen. Da kan det være hensiktsmessig å utsette beslutningen til du har innhentet mer informasjon, eller nødvendig fakta.
Del referatet så raskt som mulig etter møtet, be deltakerne om tilbakemelding på innholdet og endre ved behov, følg opp avtalte frister og aksjonspunkter. Gode rutiner rundt møtereferater gjør at du enkelt kan informere andre som trenger å vite om utfallet av et møte, og det hjelper deg å følge opp det som ble diskutert og bestemt.
Det kan være fornuftig å starte med et "bli kjent"-møte, der du tar initiativ til en samtale for å bli kjent med tillitsvalgtes bakgrunn, verdier, forventninger og preferanser for samarbeid, som for eksempel hvilken type involvering de foretrekker og når de ønsker å bli involvert. Dette møtet legger grunnlaget for et godt samarbeid videre. Fokuser på å bygge relasjon ved å investere tid i jevnlig kommunikasjon og dialog med tillitsvalgte gjennom regelmessige møter videre. Det kan i tillegg være nyttig å møtes utenfor de formelle møtene for å bli bedre kjent på et personlig plan. Husk at tillitsvalgte er en viktig ressurs for deg som leder, som kan hjelpe deg med å fange opp tidlige signaler som kan være nyttig i fremtidige saker.
Dokumentasjon av møter med tillitsvalgte
I et møte med tillitsvalgte kan både referat og protokoll brukes til å dokumentere hendelsene og beslutningene som ble tatt. Begge deler gir skriftlig dokumentasjon av diskusjoner, beslutninger og handlinger, sikrer felles forståelse blant deltakerne og muliggjør kommunikasjon av møtets resultater til andre interessenter.
Generelt sett er referatet mer egnet for å gi en rask oversikt over møtet og dets resultater, mens protokollen er mer egnet for en fullstendig og detaljert dokumentasjon av møtets hendelser. Valget mellom referat og protokoll avhenger ofte av type møte og møtets hensikt. Sjekk gjerne rutinene i din kommune, og hvilke spesifikke krav det er til dokumentasjon i de formelle møtene du skal gjennomføre med tillitsvalgte.
Oppsummering
Gjennom dette læringsstrinnet har du lært en rekke tips for hvordan du gjennomføre møter effektivt. Gode forberedelser og en tydelig agenda som skaper mening og er kjent for de som skal delta, gir en god start. Tren på å lytte aktivt, still åpne spørsmål, involver alle, avklar standpunkter og husk at du har mye verdifull kompetanse å spille på.
Oppgaver
Velg ut et møte du skal ha den kommende uken og benytt deg av det du har lært i dette læringstrinnet. Den vedlagte malen kan benyttes til forberedelser. I etterkant av møtet bruker du malen for å evaluere og lære.
Last ned malen her
→
Gi oss din tilbakemelding på modul 2
Klikk her for å gi din tilbakemelding
Gå til evalueringsskjema
→
