I dette læringstrinnet fokuserer vi på hvordan du kan bli bedre kjent med både arbeidet og arbeidsmiljøet på din enhet, og hvordan du kan bruke kartlegging for å få den nødvendige innsikten til å iverksette tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet.
Jobb systematisk med arbeidsmiljøet
For å skape et bedre arbeidsmiljø er det viktig å ha innsikt i hvordan arbeidet planlegges, organiseres og gjennomføres der du er leder.
Bruk tid på å bli kjent med arbeidsmiljøet
For å jobbe med å utvikle og opprettholde et godt arbeidsmiljø, må du først få oversikt over hvordan arbeidsmiljøet er i dag. En av de første oppgavene dine vil være å bli kjent med og forstå de ansatte du skal lede og det arbeidet de gjør. Dette vil gi deg innsikt i deres daglige oppgaver og utfordringer. Husk at et godt arbeidsmiljø starter med arbeidet.
Gjennom dialog, åpne spørsmål og aktiv lytting, får du innsikt i hva arbeidet innebærer, hvilke utfordringer de ansatte møter, og hva de trenger for å utføre sine oppgaver på en god måte. En nysgjerrig og ydmyk tilnærming gir deg en bedre forståelse av hva som fungerer godt og hva som kan forbedres. Still spørsmål som oppfordrer til deling av personlige tanker og erfaringer, og vis at du er genuint interessert i å lære mer om dem, deres arbeid, og hva som skal til for å skape et bedre arbeidsmiljø.
Foto/Video: KS
Alle arbeidsplasser og arbeidsmiljø er forskjellige. Generelt er det noen forhold som bidrar til å fremme helse, engasjement og prestasjon, og noen som hindrer dette. For å kunne utvikle arbeidsmiljøet er det nyttig å gjøre seg kjent med det vi kaller risikofaktorer og beskyttelsesfaktorer.
Risikofaktorer og beskyttelsesfaktorer vil variere fra arbeidsplass til arbeidsplass og fra person til person. Det som oppleves som utfordrende for én medarbeider kan oppleves som positivt for en annen, og omvendt. Når du kartlegger arbeidsmiljøet, bør fokuset være på å bevare og styrke beskyttelsesfaktorene samtidig som du reduserer risikofaktorene.
Vær til stede der jobben gjøres
En effektiv måte å få innsikt i arbeidet på er å være til stede der det utføres, og delta side om side med dine ansatte. Dette gir deg ikke bare en forståelse av hvordan jobben utføres, men også direkte innsikt i arbeidsforholdene, de typiske utfordringene som kan oppstå, og hvordan de ansatte håndterer disse. Du kan stille spørsmål som:
- Kan du vise meg hvordan du gjør denne jobben?
- Hva er fordelene med å gjøre det på denne måten?
- Hva synes du er krevende i arbeidshverdagen din?
- Hvordan håndterer du de typiske utfordringene som oppstår?
- Hva trenger du for å kunne gjøre jobben din på en god måte?
Hvis en medarbeider nevner utfordringer med planlegging, kan det være nyttig å følge opp med spørsmål som: "Hva legger du i planlegging?" eller "Kan du si mer om hvordan planlegging vanligvis foregår?" Du må ha et oppriktig ønske om å forstå og lære, og vise at du virkelig bryr deg om de ansattes arbeidssituasjon.
Få innsikt i arbeidsmiljøet gjennom uformelle og formelle arenaer
På en arbeidsplass finnes det mange ulike arenaer der du omgås ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Hver av disse arenaene gir verdifull innsikt i arbeidsmiljøet.
Kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet
Som leder har du ansvaret for at arbeidsmiljøet er i samsvar med Arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter, samt Internkontrollforskriften. I henhold til Internkontrollforskriften har du en lovpålagt plikt til å gjennomføre risikovurdering som en del av det systematiske HMS-arbeidet. Dette innebærer:
- En systematisk kartlegging og vurdering av alle forhold i arbeidet som kan medføre personskader, helseplager eller sykdom.
- Et systematisk arbeid med å identifisere og vurdere effekten av tiltak som kan redusere risikoen ved disse forholdene.
Kartlegging og risikovurdering handler om å skaffe en helhetlig oversikt over arbeidsmiljøet for å kunne adressere de mest kritiske utfordringene. Det innebærer å forebygge skader, helseplager og sykdom, men også å fremme helse, trivsel og gode arbeidsforhold for alle ansatte. Risikovurderingen skal hjelpe dere å finne ut hva som kan skje som er mest alvorlig, hva som er mest sannsynlig, og på bakgrunn av dette bli enige om hva det er viktigst å gjøre noe med. Prosessen skal dokumenteres i samsvar med Internkontrollforskriften for å sikre at lovverket overholdes.
Kilde: Arbeidstilsynet
Kartlegg
En kartlegging av arbeidsmiljøet skal gi innsikt i faktorer som kan øke risikoen for skader, helseplager eller sykdom. Kartleggingen kan gjennomføres på ulike måter, avhengig av hvilke arbeidsmiljøfaktorer som vurderes. For eksempel kan farer og problemer avdekkes gjennom inspeksjoner eller risikovurderinger, mens trivsel og engasjement ofte måles ved hjelp av en spørreundersøkelse eller medarbeidersamtaler. Kartleggingen skal både identifisere risikofaktorer og beskyttelsesfaktorer, og gi et viktig grunnlag for å iverksette tiltak og forbedringer. Dette gjelder særlig i situasjoner som en nylig arbeidsulykke, økt sykefravær, økning i arbeidsrelaterte plager eller andre spesifikke utfordringer.
Målet med kartleggingen er å danne et underlag for resten av risikovurderingsprosessen. Gjennom kartleggingen bør dere blant annet få oversikt over:
- Hvilke arbeidsprosesser dere har, hva slags arbeidsoppgaver som skal utføres og hvem de skal utføres av.
- Hvilke ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet.
- Hvilke problemer og uønskede hendelser eller tilstander farene kan føre til.
Bruk dokumentasjon og erfaringer fra tidligere uønskede hendelser og avvik, vernerunder, medarbeiderundersøkelser og lignende i kartleggingen for å få ytterligere innsikt, samt oversikt over historikk og utvikling på andre aktuelle områder.
Det finnes flere typer kartlegginger som kan brukes for å vurdere arbeidsmiljøet. Under følger en oversikt du kan benytte deg av. Gjør deg kjent med kartleggingen som din kommune/fylkeskommune bruker før du går i gang.
Vurder sannsynlighet, konsekvens og risiko
Etter at kartleggingen er gjennomført, skal dere vurdere risiko. Det handler om å se på hva som kan skje, hvor stor sannsynlighet det er for at det vil skje og hvilke konsekvenser det kan medføre. Gjennom kartleggingen identifiseres potensielle farer, forhold og utfordringer ved arbeidsmiljøet som kan ha en negativ innvirkning på de ansatte. Dette kan for eksempel være fysiske forhold, som risikofylt utstyr eller dårlig ventilasjon, eller psykososiale faktorer, som høyt arbeidspress eller dårlig kommunikasjon.
Hvert punkt skal vurderes ut fra sannsynlighet og alvorlighetsgrad. Dette gjøres ofte ved hjelp av en systematisk tilnærming hvor risikoene rangeres for å bestemme hvilke som krever umiddelbare tiltak og hvilke som kan håndteres over tid. Se Arbeidstilsynet for hvordan du praktisk kan gå frem for å gjennomføre en slik vurdering.
Planlegg og iverksett tiltak
Når dere har avklart hvilke områder dere vil jobbe videre med, er neste steg å identifisere aktuelle tiltak. Her kan du både jobbe sammen med verneombud og tillitsvalgte, og involvere ansatte for å benytte deres erfaring, kompetanse og innsikt til å utforme gode tiltak. De som er tettest på arbeidet har ofte gode forslag til hva som vil fungere godt.
Eksempler på tiltak kan være organisatoriske endringer, tilføring av kompetanse og opplæring, styrking av lederstøtte på arbeidsplassen, nye eller justerte arbeidsmetoder, prosedyrer eller rutiner, tilrettelegging eller bruk av ergonomiske hjelpemidler. Tiltakene kan bidra til å skape et tryggere og mer inkluderende arbeidsmiljø, samtidig som de styrker den enkeltes opplevelse av støtte og trivsel i jobben.
Tiltakene kan rettes mot enheten du leder, en avgrenset gruppe eller være på individnivå. Der det er mulig, vil tiltak på systemnivå ofte være mer robuste og beskyttende enn tiltak på individnivå. Start med en idédugnad og vurder tiltakene ut fra effekt og hvor komplisert gjennomføringen vil være. Velg deretter ut det eller de best rangerte tiltakene.
Når dere har identifisert nødvendige tiltak, utarbeider du sammen med tillitsvalgte og verneombud en handlingsplan som beskriver hvordan tiltakene skal gjennomføres. En handlingsplan er en strategisk oversikt som hjelper dere med å oppnå ønskede forbedringer. Den bør tydelig angi hva som skal gjøres, hvordan det skal følges opp, og hvem som har ansvaret for hvert tiltak. For å sikre engasjement og oppfølging fra alle, bør handlingsplanen gjøres lett tilgjengelig, enten ved å henge den opp på et synlig sted eller dele med alle ansatte. Dersom handlingsplanen inneholder tiltak rettet mot enkeltpersoner, må disse fjernes fra den versjonen som deles med alle for å unngå brudd på taushetsplikten.
Her er en mal for en enkel handlingsplan:
Evaluer tiltakene
For å sikre at tiltakene dere har vedtatt blir gjennomført og gir ønsket effekt, må dere evaluere dem. Følgende spørsmål kan hjelpe dere å vurdere tiltakene i handlingsplanen:
- Har dere utført alle tiltakene dere bestemte dere for?
- Hva har fungert?
- Hva har ikke fungert, og hvorfor?
- Er tiltakene tilstrekkelige, eller må dere gjøre noe mer eller noe annet for å redusere risiko?
- Har tiltakene ført til nye farer eller problemer?
Sammen vurderer dere status og hva som må til for å sikre videre fremdrift. Det er viktig å anerkjenne og forsterke det som fungerer bra. Hvis tiltakene ikke gir tilstrekkelig effekt, må dere forsøke å finne ut hvorfor. Noen ganger er det forhold ved arbeidet som gjør det vanskelig for ansatte å gjennomføre tiltakene som planlagt. Vurder om dere skal justere kursen, finne en alternativ tilnærming eller se hvordan dere kan fjerne hindringer. Hensikten er å tilrettelegge slik at de ansatte enklere kan jobbe videre med tiltakene slik at ønsket effekt oppnås.
Oppsummering
Å jobbe med arbeidsmiljøet forutsetter at du forstår de ansattes arbeidshverdag. I dette læringstrinnet har vi sett på hvordan du kan innhente innsikt gjennom samtaler, bruk av formelle og uformelle arenaer, og hvordan du kan gå frem når du kan jobbe systematisk med arbeidsmiljøet gjennom kartlegging og risikovurdering.
Oppgave A
Gjennomfør en samtale med en eller flere av dine ansatte. Ta i bruk det du har lært om dialog for å få innsikt i arbeidsmiljøet. Du velger selv om du vil gjennomføre dette som en formell eller uformell samtale. Bruk spørsmål som:
- Hva fungerer godt i arbeidshverdagen din?
- Hvilke utfordringer opplever du i arbeidet?
- Hvordan mener du vi kunne løst dette på en bedre måte enn i dag?
Oppgave B
Gjør deg kjent med hvordan kartlegging av arbeidsmiljøet har blitt gjennomført tidligere der du er leder.
- Hvilke type kartlegginger har blitt gjort?
- Hva var resultatene fra kartleggingen?
- Hva kan du gjøre for å følge opp fremover?
