Et godt samarbeid mellom alle parter sikrer at både du og dine kolleger trives på jobb og kan utføre arbeidet på en trygg og tilfredsstillende måte. Dette bidrar også til økt kvalitet på tjenestene dere leverer. I dette læringstrinnet vil vi se nærmere på hva et godt arbeidsmiljø er, og hvordan du kan komme i gang med arbeidsmiljøarbeidet når du er ny som leder.
Innføring i arbeidsmiljø
Som leder har du ansvar for å sikre et godt arbeidsmiljø, sammen med verneombud, tillitsvalgte og øvrige ansatte på din arbeidsplass.
Arbeidsmiljø handler om arbeidet
Arbeidsmiljøet handler først og fremst om hvordan du og dine kolleger organiserer, planlegger og gjennomfører arbeidet. Partene i arbeidslivet; Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI), Arbeidstilsynet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet (AID), deler denne forståelsen. I praksis handler dette om hvordan arbeidshverdagen ser ut, for eksempel:
- Er det tydelig hvem som har ansvar for hva?
- Er det klart hvilke arbeidsoppgaver den enkelte skal utføre og hvordan?
- Har alle det de trenger for å utføre disse oppgavene på en god og trygg måte?
- Får ansatte støtte til å mestre nye utfordringer?
- Er det godt samarbeid om oppgaver og utfordringer?
- Blir problemer tatt tak i og løst?
- Er det et støttende og tillitsfullt miljø?
Arbeidsmiljøet påvirker din og dine ansattes helse, trivsel og jobbengasjement. Et godt arbeidsmiljø bidrar til økt produktivitet og bedre resultater, noe som hever kvaliteten på tjenestene dere leverer. Et godt arbeidsmiljø kan også bidra til lavere sykefravær og frafall fra arbeidslivet. Ifølge Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) er 35 % av sykefraværet helt eller delvis relatert til forhold på arbeidsplassen. Derfor er godt arbeidsmiljøarbeid en god investering for alle parter.
Foto/Video: KS
Arbeidsmiljøet varierer fra arbeidssted til arbeidssted og det kreves ulike tilnærminger tilpasset den enkelte arbeidsplass. Du må opparbeide deg kunnskap og innsikt i hva som fungerer godt i din enhet, samt identifisere de utfordringene dere har, slik at dere sammen kan finne gode løsninger. Her er noen eksempler, hentet fra STAMI - En bra dag på jobb, på typiske forhold som kjennetegner arbeidsmiljøet på ulike arbeidssteder:
Barnehager
Arbeid med barns utvikling og trivsel oppleves av de fleste ansatte som svært meningsfylt og tilfredsstillende. Det er også stor variasjon i oppgaver gjennom dagen som kan bidra til økt tilfredshet. Arbeidet kan også være krevende, med håndtering av andre menneskers følelser (emosjonelle krav), høyt støynivå og tidvis utagerende atferd fra barn. Fysisk belastning er som regel også en del av arbeidet, med mange tunge løft og arbeidsstillinger som krever at man sitter på knærne eller på huk.
Kontorarbeidsplasser
De fleste former for kontorarbeid gir en forutsigbar arbeidsdag med høy opplevd nytteverdi, der man ofte skaper resultater sammen med andre. Kontormiljøer har som regel god belysning, ventilasjon, fasiliteter som kaffemaskin, samt mulighet for pauser ved behov. Samtidig kan det være mange kilder til belastning. Uklarheter rundt roller og ansvar kan føre til rollekonflikter, og samhandling med ulike motstridende parter kan være krevende. Arbeidsmengden og stressnivået kan være utfordrende, spesielt ved hyppige endringer i organisasjonen. Stillesittende arbeid kan føre til smerter i nakke, skuldre og armer og åpne kontorlandskap kan gjøre det vanskelig å konsentrere seg.
Hjemmetjenesten
Arbeidet i hjemmetjenesten handler om å gi hjelp og støtte til brukerne, og mange opplever at de gjør en forskjell. Å se direkte hvordan arbeidet er til nytte, kan gi en følelse av mening og verdi, og bidra til trivsel. Den hyppige kontakten med brukere og pårørende kan imidlertid by på utfordringer, spesielt når det gjelder å håndtere egne og andres følelser. Vanskelige situasjoner kan oppstå, inkludert konflikter, trusler eller uønsket seksuell oppmerksomhet. Rollekonflikter kan forekomme ved motstridende forespørsler eller mangel på tid og ressurser. I tillegg kan arbeidet være fysisk belastende med tunge løft.
Du kan lære mer spesifikt om arbeidsmiljøutfordringer i din sektor ved å ta i bruk verktøyet “En bra dag på jobb” som ligger på www.arbeidsmiljøportalen.no På arbeidsmiljøportalen finner du også mer kunnskap og andre ressurser som kan være nyttige.
Ansvar for arbeidsmiljøet
Som beskrevet i modul 1 trinn 3, skal Arbeidsmiljøloven sikre et godt arbeidsmiljø som bidrar til en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, og trygge og forutsigbare arbeidsforhold for alle arbeidstakere. Som leder representerer du arbeidsgiver og har det øverste ansvaret for arbeidsmiljøet der du er leder. Dine ansatte har medvirkningsplikt, noe som blant annet innebærer plikt til å bruke påbudt verneutstyr, medvirke til å hindre ulykker og skader, varsle om feil eller mangler som utgjør en fare for helse og liv, og gi beskjed om trakassering, mobbing eller diskriminering. Det innebærer også at du som leder må gi de ansatte ansvar og tillit, med forståelsen av at et godt arbeidsmiljø skapes i fellesskap. I tillegg spiller vernetjenesten og tillitsvalgte viktige roller. Dette vil du lære mer om i tredje læringstrinn i denne modulen.
Alle arbeidsplasser har et psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, mens fysisk, kjemisk og biologisk arbeidsmiljø i større grad er avhengig av arbeidet som utføres på den enkelte arbeidsplass. Selv om vi kan møte mange av de samme arbeidsmiljøfaktorene på tvers av virksomheter, varierer likevel utfordringene fra sted til sted.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Arbeidet med HMS krever en systematisk tilnærming for å identifisere, vurdere og håndtere risikoer for å sikre helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og er en viktig del av arbeidet med å skape et godt arbeidsmiljø.
I tillegg til Arbeidsmiljøloven er Internkontrollforskriften spesielt relevant når det kommer til systematisk HMS-arbeid. Forskriften inneholder krav til systematisk gjennomføring av tiltak og forbedringsarbeid og hvordan dette skal dokumenteres. I løpet av den første perioden som ny leder bør du gjennomføre grunnkurs i HMS, for eksempel:
HMS grunnkurs: HMS i kommunen (kslaring.no), eller annet kurs som din arbeidsgiver tilbyr. Her vil du få en innføring i HMS- og avvikssystemet i din kommune og hvordan du benytter dette for å forebygge skader og forbedre arbeidsmiljøet.
Relevante lover og forskrifter
Kravene til HMS er regulert av lover og forskrifter. Du har ansvar for å overholde kravene i disse. Under følger en oversikt over noen av de viktigste lovene og forskriftene du må forholde deg til som leder når det kommer til arbeidsmiljø og HMS:
Arbeidsmiljøloven
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
Internkontrollforskriften
Forskrift om utførelse av arbeid
Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem
Se også Arbeidstilsynets oversikt over forskrifter. Noen lover og forskrifter er områdespesifikke, og det er lurt å skaffe en oversikt over hva som gjelder for din arbeidsplass.
Å jobbe med arbeidsmiljøet er en kontinuerlig prosess
Arbeidsmiljø er ferskvare og krever kontinuerlig oppmerksomhet og arbeid av flere grunner. Prosessen med å avdekke utfordringer, finne løsninger og iverksette dem kan være tidkrevende. Tiltakene som iverksettes gir ikke alltid umiddelbar effekt; ofte kommer forbedringene gradvis over tid.
Underveis må du anerkjenne innsatsen som legges ned og fremgangen dere ser, og forsterke det som fungerer bra. Når ønskede resultater er oppnådd, er det nødvendig å vedlikeholde gjennom gode rammer og støtte for å opprettholde disse resultatene.
Et arbeidsmiljø endres og utvikles hele tiden. Rammebetingelser og forutsetninger kan endres, omorganiseringer skjer, arbeidet og arbeidsoppgavene kan forandre seg, noen ansatte slutter og nye kommer inn. Det er konstante bevegelser i arbeidsmiljøet som krever tilpasning. Over tid vil du bli kjent med dette forbedringsarbeidet, og hva som fungerer for deg og din avdeling.
Finn ut hva dere vil bevare og hva dere vil forbedre
Som leder vil du alltid oppdage aspekter ved arbeidet som fungerer godt og andre som kan forbedres. Når du skal bli kjent med arbeidsmiljøet i din enhet, kan det være lurt å starte med å vektlegge det som allerede er bra, med mindre det er åpenbare utfordringer i arbeidsmiljøet som må ryddes opp i først. Å fremheve og bevare det positive kan bidra til å skape engasjement og motivasjon blant de ansatte, noe som danner et viktig grunnlag for senere å kunne adressere utfordringer.
Dette kan også hjelpe deg med å identifisere kompetanse og ferdigheter som avdelingen kan utvikle videre. Forskning viser at å jobbe med det som fungerer bra, ofte kan bidra til å veie opp for de negative arbeidsmiljøfaktorene, samt gi en mer positiv inngang til utfordringene. For eksempel kan det å forsterke og vedlikeholde tydelige roller og ansvarsfordeling også ha positive ringvirkninger på opplevd lederoppfølging og arbeidsbelastning. Ved å først fremheve styrkene, legger du et positivt grunnlag for videre utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet.
Med større kjennskap til arbeidsplassen, de ansatte og arbeidsmiljøet, samt styrker, kompetanse og ferdigheter, er det enklere for deg som leder å få innsikt i og ta tak i de tingene som kan forbedres. Be om innspill fra dine ansatte, verneombud og tillitsvalgte, og gjør en kartlegging av arbeidsmiljøet. Vær nysgjerrig, lytt godt, og vis at du bryr deg og at du ønsker å bidra til et godt samarbeid om arbeidsmiljøet på din enhet. Du vil lære mer om hvordan du får innsikt i arbeidsmiljøet i trinn 2.
Hvordan påvirke arbeidsmiljøet positivt som leder
Et godt arbeidsmiljø er noe alle må bidra til. Både ledelse og støttende kollegaer er viktige bidragsytere og buffere i arbeidsmiljøet. Det starter likevel med deg som leder. Du er en rollemodell for dine ansatte og viser gjennom dine handlinger at du praktiserer det du forventer av teamet ditt. Det er også du som leder arbeidet for et godt arbeidsmiljø og som legger til rette for god praksis.
Oppsummering
Arbeidsmiljø handler om hvordan du og dine kolleger organiserer, planlegger og gjennomfører arbeidet. Dette påvirker både helse, trivsel og jobbengasjement, og bidrar til effektivitet og kvalitet i de tjenestene dere leverer. Som leder har du det overordnede ansvaret for å bygge et godt arbeidsmiljø sammen med dine ansatte. Skaff deg oversikt over relevante lover og forskrifter, og bli kjent med hva som fungerer bra på din arbeidsplass, samt hva dere ønsker å forbedre.
Oppgaver
Ta utgangspunkt i de 5 rådene fra STAMI og velg det rådet som er mest relevant for deg for å styrke arbeidsmiljøet. Fokuser på hvordan du kan forbedre din egen ledelse.
Reflekter over følgende spørsmål:
- Hva fungerer bra i dag?
- Hva opplever du som utfordrende?
- Prioriter en konkret handling eller et tiltak du kan gjøre for å bli bedre på dette området.
