Steg 6. Kompetansestrategier og tiltak

Når vi har jobbet godt med forankring og kobling til mål og styringsdokumenter, definert kompetansebegrepet vårt og gjort en analyse av behov, da er det på tide å utforme strategier og tiltak som skal bidra til å møte kompetansebehovet vårt.

Strategier og tiltak – fire kategorier Vi kan dele strategier og tiltak inn i fire kategorier:

1. Mobilisere kompetanse

Gjennom kompetanseanalysen har vi kanskje avdekket at ansatte har kompetanser som vi ikke kjente til eller som ikke blir brukt i måte vi organiserer tjenestene på i dag.

Dette er viktige ressurser å ta i bruk, både fordi virksomheten får tilført verdifull kompetanse, og for den enkelte. Vi vet mye om at det å få brukt kompetansen sin er noe av det aller viktigste for å trives på jobb og å gjøre en god jobb. Det er bra for arbeidsmiljøet og for kvaliteten på tjenestene

Referanser / Nyskapende arbeidsgivere

2. Utvikle

Gjennom kompetanseanalysen og medarbeidersamtaler har vi også kunnskap om hvilke læringsbehov den enkelte har og hvilken kompetanse som kan/må/bør utvikles videre. Det kan være både formell kompetanse, andre typer ferdigheter osv. Her vi antagelig hovedtyngden av tiltak ligge.

I denne sammenheng er det viktig å snakke om læringsarenaer:

• På arbeidsplassen
• Individuell eller kollektiv læring
• Digitale kurs
• Eksterne læringsarenaer
• Etter- og videreutdanning

3. Rekruttere

Når vi er sikre på at vi har mobilisert ubenyttet kompetanse, og laget en plan for kompetanseutvikling hos de ansatte, vil det også være behov for å snakke om rekruttering.

Vi vet at rekrutteringsutfordringene er store i mange kommuner og tjenesteområder, og de blir ikke mindre framover. Derfor sier vi også at det potensiale som ligger i utvikling og omstilling er avgjørende for å sikre nok kompetanse i årene framover

 4. Avvikle

For fylkeskommuner og kommuner som forventer store endringer i demografi, kan det være tjenester der behovet for bemanning og kompetanse blir mindre. Også dette bør møtes på en planmessig måte.

Å avvikle kan også bety at vi ikke lenger kan løse oppgaver slik vi har gjort det før, men må omstille oss i måten vi utfører og organiserer tjenestene på. Det kan innebærer at noen har kompetanse vi ikke lenger har bruk for, og desto viktigere er det med kompetansetiltak som bidrar til nødvendig omstilling både for den enkelte og for virksomheten.

Strategier og tiltak

For at planen skal bli et verktøy for omstilling bør den inneholde strategier og handlinger (tiltak). Disse bør være konkrete nok til å kunne innarbeides i økonomiplanen og/eller årlige virksomhetsplaner, gjennomføres, følges opp og rapporteres.

Strategier beskriver veien til målet, hvilke retningsvalg og endringer vi må gjøre for å nærme oss målene. Strategiene er konkretisering av målene og ligger mellom disse og de konkrete handlingene. Hver strategi bør derfor knyttes til ett av målene i planen.

Handlingene i planen er konkrete slik at en kan angi hvem som er ansvarlig for gjennomføringen, når de skal gjennomføres og at de på et tidspunkt er ferdigstilt. Slike handlinger kan være oppdrag som løses innenfor budsjettrammene, endringer i driftsbudsjettet eller investeringer. Handlingen bør være knyttet til målene – hvilket mål er det hver handling skal understøtte. De kan gjerne også knyttes til strategiene.

Når den strategiske bemannings- og kompetanseplanen henter mål fra samfunnsdelen, har strategier som er knyttet til målene og handlinger for å gjennomføre strategiene og nå målene, vil planen bli en del av et helhetlig plan- og styringssystem – en får en «rød tråd».

Det kan være nyttig å utarbeide strategier og tiltak innenfor hver av de fire kategoriene ovenfor:

• Mobilisere
• Utvikle
• Rekruttere
• Avvikle

Handlinger – kompetanse, årsverk og økonomi

Handlingene kan dreie seg om å endre kompetansen hos en gruppe ansatte. De kan også dreie seg om endringer i antall årsverk i gitte stillingstyper eller deler av organisasjonen. Handlingene en planlegger vil også kunne ha økonomiske konsekvenser. I så fall er det viktig å angi forutsetningen i form av økte eller reduserte bevilgninger på driftsbudsjettet. Enkelt handlinger vil innebære investeringer som må inn i fylkeskommunens eller kommunens investeringsbudsjett for å kunne gjennomføres.

De handlingene som har økonomiske konsekvenser, og ikke kan gjennomføres innenfor tildelte rammer, må hentes inn i økonomiplanen og vil bli gjenstand for prioritering der.

Konkretisering av handlingene

Handlingene vil ha et navn og bør ha en beskrivelse som er konkret slik at den som skal utføre den, vet hva den innebærer. De bør også ha en tidsangivelse, når starter de og når er de forventet ferdigstilt.

Gjennomføringen av handlingene vil gjerne sikres gjennom at de innarbeides i økonomiplanen og/eller virksomhetsplanen. Fordi den strategiske bemannings- og kompetanseplanen er langsiktig, kan det være hensiktsmessig at handlingene konkretiseres ytterligere i økonomiplan eller virksomhetsplan. Typisk vil det å sette en ansvarlig for handlingen og delegere gjennomføringen være noe som gjøres i virksomhetsplanen.

Oppsummering – møter vi framtidas behov?

I Steg 5: Kompetanseanalyse har en avdekket et gap mellom den bemanning og kompetanse organisasjonen trenger i framtida og hva en har dersom man ikke gjennomfører tiltak. I dette steget har en laget strategier og handlinger (tiltak).

Steg 6 bør avsluttes med en sammenstilling av dette. Dersom en gjennomfører de handlingene som en har planlagt, og disse har forventet effekt på bemanning og kompetanse, hva vil den framtidige situasjonen være dag, vil organisasjonen være i «balanse»?

Gå videre til steg 7. Gjennomføring, oppfølging og evaluering