Publisert: 16.12.2018
Det å vurdere å analysere hva slags bemanning og kompetanse virksomhetene har behov for både på kort og lang sikt handler om å både finne ut
- Hva skal vi oppnå/ hvor skal vi?
- Hvilken kompetanse trenger vi for å komme dit vi må/skal/vil?
- Hvilken kompetanse har vi i dag som bidrar til å nå målene våre?
- Hvilken bemanning trenger vi for å komme dit vi må/skal/vil?
- Hvilken bemanning har vi i dag som bidrar til å nå målene våre? Hvilken bemanning og kompetanse mangler vi, eller tar vi ikke i bruk i dag og årene framover?
For å for å nå de målene fylkeskommunen eller kommunen har satt og for å produsere de tjenestene med ønsket kvalitet, vil en trenge både en gitt bemanning i ulike stillingstyper (som lærere, sykepleiere eller ingeniører) og en vil trenge annen type kompetanse (som samhandlingskompetanse, digital kompetanse osv.). Det vil være ryddig å analysere disse to dimensjonene hver for seg.
KS anbefaler derfor at en deler arbeidet i Steg 5 i to deler:
- Bemanning
- Kompetanse
Spørsmålene i kulepunktene overfor kan besvares gjennom 3 elementer:
1. Definere kompetansekrav:
Hvilken bemanning og kompetanse trenger vi for å nå våre mål og utføre våre oppgaver på ønsket måte og nivå?
2. Analysere kompetansekapital
Har vi den bemanningen og kompetansen vi trenger for å fylle kompetansekravene?
Tradisjonelt har dette punktet ofte blitt betegnet som «kompetansekartlegging» - dvs utarbeide en oversikt over hvilken kompetanse de ansatte har, både formell og annen kompetanse.
KS er opptatt av at en kompetansekartlegging må ses i sammenheng med mål og kompetansekrav, og ikke utføres som et isolert arbeid. Da sitter man gjerne igjen med mye data som er vanskelig å analysere med utgangspunkt i en vurdering av kompetansebehov knyttet til oppgaver og mål.
3. Identifisere kompetansebehov
Hvilken bemanning og kompetanse vil vi mangle i framtiden? Hvilken kompetanse ser vi for oss at ikke vil bli brukt?
Forholdet mellom punkt 2 og 3 kan ses på som en forenklet GAP- analyse. En strategisk bemannings- og kompetanseplan bør ta utgangspunkt i å dekke de kompetansebehovene virksomheten har, basert på de mål som skal oppnås og den kompetansen som er hos de ansatte i dag og i åra framover.
I det videre vil vi beskrive de to delene
I. Bemanning
II. Kompetanse
En plan kan bestå av bare bemanningsplan, bare kompetanseplan eller (ofte) av en kombinasjon.
I. Bemanning
Denne delen brukes for å analysere og planlegge behovet for årsverk i bestemte typer stillinger og gjerne der det kreves en bestemt type formell kompetanse for i disse stillingene. Typisk kan være behovet for lærere, sykepleiere, fysioterapeuter eller leger.
KS anbefaler å gjøre analysen i følgende trinn:
- Utvikling i dagens bemanning – avgang som følge av pensjonering og annen turnover
- Endringer som følge av demografi – hvor mange flere eller færre årsverk er det behov for når befolkningen endres
- Hvilke endringer i årsverk kreves for å nå de mål og strategier som planen har hentet inn fra overordnede planer (som samfunnsdelen)
- Oppsummert: hvilke utfordringer står en overfor mht. bemanning
- Sammenligning av scenarier. Gjør gjerne vurderingene ovenfor i ulike scenarier med ulike forutsetninger og sammenlign disse. Det kan gi en indikasjon på utfallsrommet.
Det å vurdere alderssammensetning, turnover, stillingsstørrelser osv. kan være nyttig i en slik sammenheng:
- Hvor mange vil gå av med pensjon de neste 5-10 årene?
- Hvor stor er turnoveren i ulike tjenesteområder og yrkesgrupper?
- Hvor mange jobber i små stillinger/deltidsstillinger hvor det er et kompetansepotensiale?
I HR-systemet vil en finne data for ansatte som det vil være nyttig å hente ut og analysere. Denne delen av analysen vil typisk ende ut i et gap, en differanse mellom den bemanningen en har om en fortsetter med dagens ansatte uten å gjennomføre tiltak, og den bemanningen en trenger i framtida for å betjene en framtidig befolkning å oppfylle forventningene i vedtatte mål og strategier.
II. Kompetanse
Denne delen brukes for å analysere og planlegge behovet for annen type kompetanse. Eksempler på slik kompetanse kan være samhandlingskompetanse, digital kompetanse, kunnskap om informasjonssikkerhet og personvern, kompetanse innen ledelse personaladministrasjon, ressursstyring og lønn eller kompetanse innen kvalitetsstyring, internkontroll og HMS.
Denne analysen kan gjøres på ulike måter, avhengig av de data kommunen har tilgjengelig.
I en kommune der det ikke finnes strukturerte data for de ansattes kompetanse, data som egner seg for aggregering og analyse, er det mulig å gjøre dette som en ren kvalitativ, verbal analyse.
Det er også mulig å gjøre en kartlegging av de ansattes kompetanse til bruk i denne planen. En henter da inn data om den enkelte ansatte i de relevante delene av organisasjonen. Dette blir da en målrettet kompetansekartlegging som skal brukes for å planlegge en utvikling som understøtter de mål og strategier en har.
Et tredje alternativ er, for de som har fagsystem for kompetanse, å hente aggregerte data fra fagsystemet. En velger da én eller noen få kompetansekategorier som en ønsker å se på. I fagsystemet er det gjerne definert konkrete krav, hvilke stillinger som omfattes av kravet og i hvilken grad hver av de ansatte har gjennomført tiltak for å tilfredsstille de kravene som er satt. I en strategisk bemannings- og kompetanseplan vil en da – på et aggregert nivå – kunne beskrive ønsket kompetanse og vise nåsituasjonen og et gap.
