Dere har nå avklart bemanningsplanen som dekker tjenestebehovet. Nå skal ansattbeholdningen dekke bemanningsplanen. Dersom ansatte har vært tett involvert i prosessen frem til nå er det lettere å få ansatte til å dekke behovet.
Utvikling av ansattbeholdningen handler om å bygge kompetanse og planlegge for når og hvor mye den enkelte skal jobbe. Målet er at ansattbeholdningen samlet dekker behovet for bemanning og kompetanse i neste planperiode.
Snakk med de ansatte
Nå skal nærmeste leder bruke kartleggingen av bemanningssituasjonen som ble gjort under evalueringen av forrige planperiode.
Finn ut:
- Hvem gjennomførte de ulike tjenestene i forrige planperiode
- Hvilket ansettelsesforhold hadde de
- Når var den enkelte ansatte satt opp på vakt
- Hvordan var forholdet mellom avtalt arbeid og merarbeid
- Gjennomførte noen arbeid som bryter med lov og avtaleverk
Når punktene over er kartlagt, gjennomfører nærmeste leder individuelle medarbeidersamtaler. Her er hensikten å finne ut hva den enkelte kan bidra med i forhold til avtalt arbeidstid.
I samtalen utforsker leder og ansatt det faktiske arbeidet i forrige planperiode:
- Hvordan opplever du fordelingen av arbeidet gjennom døgnet, uka og året?
- Hvordan påvirker arbeidstiden deg i forhold til helse, gjennomføring av arbeid, fritid, hvile og restitusjon?
- Hvilke områder trenger du å utvikle kompetansen din på?
- Hva kan du bidra med i neste planperiode for å dekke bemanningsbehovet?
Her legger vi vekt på hva som kan forbedre situasjonen for den enkelte slik at ansattbeholdningen lykkes med å møte omstillingsbehovet.
Tips: Disse spørsmålene kan enkelt inkluderes i en vanlig medarbeidersamtale.
Samle partene
Når medarbeidersamtalene er gjennomført, møtes den partssammensatte gruppa. De skal oppsummere og vurdere forsvarligheten med arbeidstidspraksisen i forrige planperiode knyttet til:
- Tjenestekvalitet
- Pasientsikkerhet
- Arbeidsmiljø
- Drift
Få oversikt over punktene over ved å kartlegge:
- Forholdet mellom arbeidsoppgaver på hverdager og i helger
- Hvor mye av den faktiske arbeidstiden var merarbeid og overtid
- Når i løpet døgnet, uka og året det ble utført mest merarbeid og overtid
- Hvor mye av faktisk arbeidstid som brøt med Arbeidsmiljøloven
Den partssammensatte gruppa vurderer videre hvor god dagens praksis er i forhold til hvordan arbeidskraften blir forvaltet.
Funnene brukes for å vurdere hvor godt arbeidstidspraksisen møtte tjenestebehovet, og hvilke grep som skal tas i neste planperiode.
Herunder:
- Vaktlengder
- Kompetansesammensetting
- Balanse mellom arbeid, hvile, restitusjon og fritid
- Behov for endring av ansattbeholdningen
Her avklares omstillingsbehovet basert på medarbeidersamtalene og de ansattes ønsker knyttet til fordeling av arbeidstid i neste planperiode.
Den nye ansattbeholdningen er grunnlaget for utvikling av den nye arbeidsplanen. Derfor er det viktig at ansattbeholdningen sees opp mot det totale behovet i neste planperiode.
